จากการที่ได้ปฏิบัติงาน Acquisition module ในระบบ WorldShare Management Services (WMS) ได้ตัดงบประมาณ ในส่วนของ ตัวเล่มหนังสือ และให้บริการตัวเล่มหนังสือเป็นหลักตลอดมา แต่มาช่วงปี 2562 ได้มีซื้อหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ มากขึ้น ดังนั้น จึงขอเขียนขั้นตอนงานตัดงบประมาณของ E-Product ดังต่อไปนี้

ขั้นตอนการสร้างใบ Invoice

– คลิกที่ Acquisition module

– คลิกที่ Invoice และกดเลือกที่ New Invoice

– ใส่รายละเอียด Invoice Number, Vender, Tax Handling ตามรูป และกด Save

เลือก Receive and Invoice

*** ส่วนของ Processing Type ให้เลือกที่  E-Product

ส่วนของ  Action เลือก Receive and Invoice

ส่วนของ Vender ใส่ Vender

ส่วนของ Invoice Number ใส่เลขที่ใบส่งของ จากนั้นกดที่ View Items

Read the rest of this entry »

แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ มีการปรับนโยบายในการจัดซื้อหนังสือผ่านทางออนไลน์มากขึ้น ตั้งแต่ช่วงการระบาดของโควิด-19 เดือน เมษายน-พฤษภาคม 2563 ซึ่งศูนย์บรรณสารสนเทศ ปิดทำการ และช่วงเวลาดังกล่าว เป็นการจัดกิจกรรมจัดซื้อหนังสือสัญจรของแผนกจัดหาฯ ในงานมหกรรมหนังสือแห่งชาติ ที่เมืองทองธานี ซึ่งต้องงดการจัดงานอย่างกะทันหัน บรรณารักษ์จัดหาทรัพยากรสารสนเทศ จึงต้องปรับตัว และปรับเปลี่ยนวิธีการจัดซื้อมาเป็นแบบออนไลน์ วิธีการสั่งซื้อ ไม่ยุ่งยากค่ะ เหมือนกับการสั่งซื้อสินค้าออนไลน์ทั่วไป

ขั้นตอนการจัดซื้อหนังสือออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ (website) ร้านค้า ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. สมัครสมาชิกก่อนการสั่งซื้อออนไลน์

เมื่อสมัครสมาชิกแล้วสามารถสั่งซื้อรายการหนังสือตามที่ต้องการได้ทุกเล่มผ่าน เว็บไซต์ของร้านหนังสือ

2. เลือกรายการหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อใส่ตะกร้า

Read the rest of this entry »

เนื่องจากในแต่ละปี ทางแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ได้รับหนังสือบริจาคเข้ามาในปริมาณจำนวนมาก ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ จึงมีแนวคิดในการบริหารจัดการหนังสือที่ได้รับบริจาคเหล่านั้น ดังนี้

• พิจารณาคัดเลือกหนังสือที่ไม่ตรงกับการให้บริการ แยกออกเพื่อบริจาคไปยังหน่วยงานที่เหมาะสมต่อไป เช่น ห้องสมุดโรงเรียน ห้องสมุดเรือนจำ การศึกษานอกโรงเรียน (กศน.) และแห่งอื่น ๆ ที่ติดต่อขอรับบริจาคหนังสือ
• พิจารณาหนังสือเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ เพื่อใช้ประโยชน์ต่อไป อาทิเช่น
  – หนังสือที่ให้บริการชำรุด หรือสูญหาย และไม่มีการจัดพิมพ์อีก ต้องทดแทน
  – หนังสือที่มีอยู่ มีความต้องการใช้มากขึ้น เป็นต้น
  – หนังสือที่มีเนื้อหาที่เป็นความรู้พื้นฐาน และมีความจำเป็นต้องใช้
  – หนังสือหายาก

งานบริจาคหนังสือ ดำเนินการโดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของหนังสือกับระบบห้องสมุด และจำนวนที่มี
2. กรณีที่มีแล้ว 2 เล่ม จะพิจารณาเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ ถ้ามีเล่มเดียวจะพิจารณาเนื้อหา สถิติการใช้ และส่งมอบให้บรรณารักษ์เพิ่มจำนวนในระบบ
3. จัดพิมพ์รายชื่อหนังสือที่ต้องการเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ โดยใช้โปรแกรม Excel  กำหนดข้อมูลต่างๆ เช่น ลำดับของหนังสือ (Running Number) ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง ครั้งที่พิมพ์ ปีที่พิมพ์ เลข ISBN และเลข Bib Number  (กรณีที่ตรวจสอบว่ามีในระบบห้องสมุดแล้ว เพื่อสะดวกในการสืบค้นในภายหลัง)
4. มีการนำ Running number   ตามที่บันทึกไว้ในโปรแกรม Excel มาติดไว้ที่ตัวเล่ม และจัดเรียงตามหมายเลข เพื่อให้หาได้ง่าย

ดังนั้น งานบริจาคหนังสือจะมีไฟล์รายชื่อหนังสือที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ต่อไป ซึ่งจะมีการใช้ไฟล์ร่วมกับงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย และไม่ต้องเปลืองงบประมาณ

การ Search หรือค้นหาข้อมูล ให้ง่ายขึ้น โดยเลือกในส่วนของ Hide Facets

ผู้เขียนได้ปฏิบัติหน้าที่ในส่วนของการลงรายการการสั่งซื้อหนังสือและสื่อต่างๆ เช่น เกม ฯลฯ ในฐานข้อมูลระบบ WorldShare Management Services (WMS) จึงต้องมีการสืบค้นข้อมูลต่างๆ ให้ได้ตรงตามความต้องการมากที่สุดและมีขั้นตอนที่สามารถช่วยให้หาข้อมูลได้ง่ายขึ้น จึงขอนำเสนอวิธีการสืบค้น ที่จะช่วยให้สืบค้นได้ง่ายมากขึ้นจากการใช้ hide facet จากตัวอย่าง การสืบค้น Marrakech

รูปภาพที่ 1 เกมชื่อ Marrakech

1.เข้าระบบ WMS ที่ https://hcu.share.worldcat.org/wms

2. สืบค้น (Search) หารายชื่อหนังสือหรือชื่อเกมที่ต้องการสืบค้น ในครั้งนี้จะทำการสืบค้นเกมที่มีชื่อว่า Marrakech

ในโมดูล Acquisition เลือก Discover Items Search โดยมีวิธีการสืบค้น ดังนี้ Read the rest of this entry »

วิธีและขั้นตอนการทำ Derive Bib หรือทำการคัดลอก Bib เดิม ให้ได้ Bib ใหม่

ผู้เขียนปฏิบัติหน้าที่ในงานจัดหาฯ ของแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ได้รับมอบหมายในการลงรายการเบื้องต้น และทำการ Derive ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ WorldShare Management Services (WMS) ในการสร้าง Order ของฐานข้อมูลห้องสมุด เพื่อเป็นการลงรายการทางบรรณนุกรมเบื้องต้น และเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับบรรณารักษ์แผนกวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ  โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เข้าระบบ WMS ที่ https://hcu.share.worldcat.org/wms
2. สืบค้น (Search) หารายชื่อหนังสือที่ต้องการ การสืบค้นสามารถสืบค้นได้ทั้ง 2 โมดูล คือ ในโมดูล Acquisition เลือก Discover Items  Search และโมดูล Metadata เลือก Record Manager Search โดยมีวิธีการสืบค้น ดังนี้
   2.1 เลือก Scope (ขอบเขต) ของแหล่งที่เราต้องการหา My Library Holding , All WorldCat, My LHRs
   2.2 เลือก Index (ดัชนี) ที่ต้องการหาจากเขตข้อมูล เช่น Keyword, Title,  Author, ISBN, ISSN,  OCLC Number
   2.3 ใส่ Term(s) กรอกข้อมูลที่ต้องการหา เช่น ต้องการหาชื่อเรื่อง Search: Title = ทำตลาดได้เงินล้านบนไลน์ด้วย Line@

Search: Title = ทำตลาดได้เงินล้านบนไลน์ด้วย Line@ (All WorldCat)

รูปภาพที่ 1 แสดงขั้นตอนการ Search

Read the rest of this entry »

เมื่อวันที่ 14 กุมภาพันธ์ 2562 ผู้เขียนและบุคลากรของศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ในหัวข้อเรื่อง Electronic Resource Selection Principle and API  โดยสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ได้เชิญ Dr.Jin Chen จาก Shanghai Jiao Tong University Library มาเป็นวิทยากรในกิจกรรมดังกล่าว ขอสรุปประเด็นสำคัญ ดังนี้

Shanghai Jiao Tong University Library มีการบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic resources) โดยใช้หลักการ Three-One-Rule หรือ Trisection Unity Rule โดยแบ่งเป็น 3 กลุ่มที่มีส่วนร่วมในการพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ให้เข้มแข็ง ได้แก่

1. กลุ่มอาจารย์และนักศึกษา เป็นหลักในการพิจารณาความต้องการในการใช้
2. บรรณารักษ์ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะสาขา (Subject Librarians) เพื่อเป็นผู้แนะนำฐานข้อมูลแต่ละสาขาที่เหมาะสม
3. บรรณารักษ์จัดหาทรัพยากรสารสนเทศ (Acquisition Librarians) เพื่อให้เกิดความสมดุลในการบริหารจัดการและการควบคุมการใช้งบประมาณและทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์

ในการเลือกซื้อนั้น มีข้อควรพิจารณาคือ

1. ลักษณะของทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ จะพิจารณาเป็น package มากกว่าเป็นรายชื่อ และซื้อเป็นจำนวนมากกว่าร้อยละ 70 ของงบประมาณทั้งหมด
2. องค์ประกอบในการพิจารณาเลือกซื้อ ได้แก่ ปริมาณ คุณภาพ การใช้ประโยชน์ และราคา
3. การประเมินผล มีการประเมินทั้งก่อนซื้อและหลังซื้อ (เมื่อมีการใช้งานแล้ว) Read the rest of this entry »

^{จากการที่ได้ปฏิบัติงาน Acquisition module ในระบบ WorldShare Management Services (WMS) นี้มาเป็นเวลา 1 ปี ได้เห็นถึงการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการทำงานนี้มาโดยตลอด ดังนั้น จึงขอเขียนขั้นตอนการทำงานในโมดูลนี้ขึ้นมาอีกครั้ง ซึ่งนับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด เนื่องจากระบบ WMS มีการพัฒนางานอย่างต่อเนื่องในขั้นตอนการทำงาน Acquisitions ซึ่งได้เคยเขียนขั้นตอนการทำงานนี้มาแล้วครั้งหนึ่ง ดังนั้นจึงขอแสดงขั้นตอนงานตัดงบประมาณ Invoice อีกครั้ง เพื่อให้เห็นงานที่มีการเปลี่ยนแปลง ความละเอียด ชัดเจน กระชับ มากยิ่งขึ้น อีกครั้งตามขั้นตอนต่อไปนี้ รายละเอียด}

ห้องสมุด จะมีข้อมูลในส่วนของร้านค้า หรือ Vendors ที่ห้องสมุดมีการติดต่อในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ ดังนั้น จึงต้องมีการสร้างข้อมูลของร้านค้าไว้ในระบบเพื่อใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ

วัตถุประสงค์

สร้างข้อมูลหลักของร้านค้าเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลของระบบจ่ายเงิน ในห้องสมุด ระบบ WorldShare Management Services (WMS) ในส่วนของ Vendors ภายใต้การใช้งานของ Acquisition module

องค์ประกอบข้อมูลหลักของร้านค้า

ข้อมูลหลักร้านค้าประกอบด้วย 4 ส่วน ได้แก่ Read the rest of this entry »

ขั้นตอนการตรวจสอบรายชื่อหนังสือหรือสื่อต่างๆ จากฐานข้อมูลระบบ VTLS ก่อนดำเนินการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด ซึ่งประโยชน์หลักๆ ในการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือมีดังนี้

1. เพื่อป้องกันการจัดซื้อหนังสือ ซ้ำ
2. เพื่อป้องกันไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของห้องสมุด
3. เพื่อตรวจสอบความต้องการเพิ่มเติมของจำนวนหนังสือ เนื่องจากหนังสือชื่อใดที่มีอยู่แล้วในศูนย์บรรณสารฯและอาจจะไม่เพียงพอกับความต้องการของผู้ใช้ ก็สามารถจัดซื้อเพิ่มเติมได้เนื่องจากมีผู้ใช้จำนวนมาก

ดังมีวิธีการตรวจสอบหนังสือและสื่อต่างๆ ดังนี้

1. รับรายชื่อหนังสือที่มาจากแผนกจัดซื้อผ่านคณะสาขาวิชาต่างๆ มา
2. ตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือและสื่อต่างๆ โดยสืบค้นจาก ชื่อหนังสือ และชื่อผู้แต่ง ว่ามีหนังสือชื่อหรือสื่อนี้หรือไม่ ถ้าหนังสือหรือสื่อชื่อนั้นมีหรือไม่มีอย่างไรในฐานข้อมูล
3. แจ้งผลการดำเนินงานของหนังสือชื่อนั้นๆ ในใบแจ้งซื้อ มีหรือไม่มี ถ้ามีแล้ว มีจำนวนกี่เล่ม มีปี พ.ศ.ใด มีสถิติการยืมกี่ครั้ง
4. เสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ตัดสินใจ และดำเนินตามขั้นตอนการจัดซื้อต่อไป

ดังรูปภาพนี้

ก่อนการพิจารณาตรวจสอบฐานข้อมูล (Before)

วิธีการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือ

1. ตรวจสอบจากชื่อเรื่อง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อเรื่อง เช่น ชื่อหนังสือ Introduction to health and safety in construction ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่ามีแล้วในห้องสมุด จำนวน 1 เล่มปีที่พิมพ์ 2016 ไม่มีสถิติการยืม/คืน หลักการค้นหาด้วยชื่อเรื่องทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ใช้หลักการเดียวกัน คือ ค้นหาตามชื่อนั้นๆ ได้เลย โดยระบบจะทำการค้นหาจากชื่อเรื่อง เริ่มจากอักษรตัวแรกและตัวถัดไปตามลำดับ
2. ตรวจสอบจากชื่อผู้แต่ง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อบุคคล กลุ่ม นามปากกา หรือหน่วยงาน/องค์กร ที่เป็นผู้แต่งหรือเขียนหนังสือ ทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ เช่น ผู้แต่งชื่อ Stack, Theresa ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่าไม่มีในห้องสมุด ก็จะเขียนว่าคำ “ไม่มี” เมื่อตรวจฐานข้อมูลเรียบร้อย จึงนำเสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ดำเนินการต่อไป

ดังรูปภาพนี้

พิจารณาดำเนินการตรวจสอบแล้ว (After)

Acquisition module เป็น 1 ในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ Virtua (VTLS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module ดังนี้

• จัดการข้อมูลของรายการการสั่งซื้อ ผู้ขาย ข้อมูลด้านบัญชี ใบส่งของ ใบรับของและรายการ Claim ได้
• ตรวจสอบรายการสั่งซื้อ แก้ไข หรือลบรายการ หรือยับยั้งการสั่งซื้อบางรายการได้ก่อนการสั่งซื้อ
• ยกเลิกรายการสั่งซื้อได้ และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
• สั่งซื้อสามารถดึงข้อมูลบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลบรรณานุกรม
• รับหนังสือ อาจจะได้รับเฉพาะบางรายการในใบสั่งซื้อ
• พิมพ์ Payment และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
• เปลี่ยนหน่วยเงินตราต่างประเทศได้
• สร้างฐานข้อมูลผู้ขาย เพื่อเก็บรายละเอียดของผู้ขาย
• ดูสถานะของหนังสือที่กำลังซื้อจาก OPAC
• สร้างรายงานต่างๆ  ได้แก่

Read the rest of this entry »