ด้วยหน่วยงานที่ส่งงานวิจัยมาเพื่อเก็บและให้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศ มีนโยบายในการส่งแต่ไฟล์งานวิจัย และไม่ส่งตัวเล่มอีกต่อไป ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงต้องวางแนวปฏิบัติในการนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS เพื่อให้สามารถสืบค้นและให้บริการได้ผ่านการเข้าถึงงานวิจัยอิเล็กทรอนิกส์ฉบับเต็มจากระบบ ThaiLIS ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศนำไฟล์ขึ้นไว้ระบบดังกล่าว ผู้ใช้บริการสามารถอ่านงานวิจัยได้ แม้ว่าไม่มีตัวเล่มให้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศแล้ว
ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดทำคู่มือ การนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบ WMS นี้ขึ้น เพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานให้กับบรรณารักษ์แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ต่อไป
ศูนย์บรรณสารสนเทศมีการลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (eBook) ที่แจกฟรีเข้าระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) โดยพิจารณาเนื้อหาที่สอดคล้องกับการเรียนการสอน การเสริมทักษะ ความรู้ทั่วไป เพื่อต้องการให้ระบบห้องสมุดของศูนย์บรรณสารสนเทศ เป็นแหล่งรวมบรรณานุกรมจากทรัพยากรสารสนเทศที่หลากหลายประเภท และสามารถสืบค้นได้จากที่เดียว จึงได้มีแนวคิดในการลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่ให้บริการอ่านฟรี ดาวน์โหลดฟรี เข้าในระบบห้องสมุด และด้วยหนังสืออิเล็กทรอนิกส์นี้ เป็นการผลิตของหน่วยงาน องค์กร ต่างๆ ถึงแม้ว่าจะเป็นการเผยแพร่ฟรี หรือให้ดาวน์โหลดไปอ่านได้โดยเสรี และต้องเคารพในเรื่องลิขสิทธิ์และจำนวนในการเข้าถึง จึงใส่ link เพื่อเชื่อมโยงไปยังแหล่งผลิตหนังสืออิเล็กทรอนิกส์นั้น ๆ
ขั้นตอนการลงรายการหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ที่แจกฟรี เข้าระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS
การลงรายการทางบรรณานุกรมของหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ มีวิธีการเดียวกับการลงรายการหนังสือฉบับพิมพ์ อาจจะมีบางเขตข้อมูลหรือรายละเอียดบางอย่างที่แตกต่างไปบ้างตามลักษณะของการเป็นอิเล็กทรอนิกส์หรือออนไลน์
Read the rest of this entry »
จากการที่ได้ปฏิบัติงาน Acquisition module ในระบบ WorldShare Management Services (WMS) ได้ตัดงบประมาณ ในส่วนของ ตัวเล่มหนังสือ และให้บริการตัวเล่มหนังสือเป็นหลักตลอดมา แต่มาช่วงปี 2562 ได้มีซื้อหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ มากขึ้น ดังนั้น จึงขอเขียนขั้นตอนงานตัดงบประมาณของ E-Product ดังต่อไปนี้
ขั้นตอนการสร้างใบ Invoice
– คลิกที่ Acquisition module
– คลิกที่ Invoice และกดเลือกที่ New Invoice
– ใส่รายละเอียด Invoice Number, Vender, Tax Handling ตามรูป และกด Save
เลือก Receive and Invoice
*** ส่วนของ Processing Type ให้เลือกที่ E-Product
ส่วนของ Action เลือก Receive and Invoice
ส่วนของ Vender ใส่ Vender
ส่วนของ Invoice Number ใส่เลขที่ใบส่งของ จากนั้นกดที่ View Items
เมื่อพบว่า มีระเบียนบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศซ้ำซ้อนหรือมี bibliographic record (bib) ซ้ำกัน บรรณารักษ์จะรวมระเบียนนั้น ๆ หรือรวม bib นั้นให้เหลือเพียงระเบียนเดียว หรือ bib เดียวที่สมบูรณ์เท่านั้น โดยการเลือกใช้คำสั่ง Move ย้ายไปยังระเบียนที่สมบูรณ์ที่สุด
เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS https://hcu.share.worldcat.org/wms และเลือกโมดูล Matadata แล้ว เลือกระเบียนที่มี Bib ซ้ำ ซึ่งจะย้ายไปรวมกับ Bib อื่น จึงต้อง Move ส่วนที่เป็น LBD (คือ Local Bibliographic Data เป็นส่วนข้อมูลทางบรรณานุกรมของห้องสมุด ซึ่งจะมีส่วนนี้ เมื่อใช้ Bib ร่วมกับ Master record กับห้องสมุดแห่งอื่น ห้องสมุดที่ขอใช้ระเบียนร่วมจะใส่ข้อมูลทางบรรณานุกรมที่ห้องสมุดใส่นอกเหนือจากที่มีการลงใน master record) ไปอยู่ในระเบียนใหม่
ตัวอย่างแสดงหน้าจอ LBD
สมาชิกหรือผู้ใช้ห้องสมุดเมื่อยืมหนังสือออกจากห้องสมุดแล้วไม่สามารถนำหนังสือมาคืนได้ตามกำหนดเวลา หรือนำหนังสือมาคืนล่าช้ากว่ากำหนดจึงทำให้เกิดค่าปรับขึ้น สมาชิกหรือผู้ใช้บางท่าน อาจจะไม่พร้อมที่จะชำระค่าปรับทั้งหมดในคราวเดียวกันได้ ศูนย์บรรณสารสนเทศ อนุญาตให้สมาชิกสามารถแบ่งการชำระค่าปรับได้ ดังมีขั้นตอนที่ผู้ปฏิบัติงานจะต้องดำเนินการเคลียร์รายการค่าปรับในระบบ ดังนี้
1.เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS คลิกที่เมนูตามลูกศรชี้
ระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS เพิ่มฟังก์ชั่นช่วยในการสืบค้น ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้เป็นตัวช่วยใน (กรอง) การสืบค้น ได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงกับความต้องการมากขึ้น ฟังก์ชั่นหรือทางเลือกที่เพิ่มเข้ามาได้แก่
รูปที่ 1 ตัวกรองการสืบค้น
Current Search – Keep selections for subsequent searches
เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ search filters ที่ผู้ใช้ได้เลือกไปแล้วนั้นจะยังคงอยู่เพื่อใช้ในการค้นหาในครั้งต่อไป ถ้าปิดตัวเลือกนี้ search filters ที่เคยเลือกไว้จะถูกลบ เมื่อผู้ใช้ได้ค้นหาคำค้นครั้งใหม่ Read the rest of this entry »
การจัดเรียง Item ในส่วนของ LHRs ของระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) ด้วยการปรับแต่ละ Item ที่สลับ ฉบับ (ฉ.), สลับเล่ม (ล.) หรือปี พ.ศ. อยู่ ให้เรียงตามลำดับตำแหน่งให้ถูกต้องตามความต้องการ ด้วยการใส่ ตัวเลขตามลำดับที่ต้องการให้เรียงใน Item ลำดับไหน โดยใส่ในส่วนของ Copy Number ดังต่อไปนี้
ตัวอย่าง รายการ Item ที่ยังไม่เรียงตามปี พ.ศ.
ในระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) มีฟังก์ชั่นการใช้งาน คือ Open Details เพื่อให้สามารถคลิกเข้าไปดูรายละเอียดของรายการทางบรรณานุกรมของระเบียนนั้น ๆ ได้
ในกรณีที่ต้องการสืบค้นเพื่อต้องการทราบว่า หนังสือที่สืบค้นนั้น ประกอบด้วย เลขบาร์โคด ใดบ้าง สามารถตรวจสอบผ่าน Open Details ได้ ดังนี้
1. สืบค้นรายการหนังสือที่ต้องการ
การแสดงข้อมูล สถิติในรูปแบบของตัวเลข กราฟ เพื่อสรุปข้อมูลต่าง ๆ ในภาพรวม (Dash Board) เพื่อประโยชน์ในการบริหารจัดการต่อไปนั้น เป็นสิ่งที่ผู้เขียนกำลังศึกษาฟังก์ชั่นงานในระบบ WMS (WorldShare Management Services) โดยการหาข้อมูลเกี่ยวกับ Analytics Reports เพื่อจะได้ทำสถิติการยืม-คืน และพบว่า มีฟังก์ชั่น Circulation Reports ที่สามารถทำ Circulation Dashboard ได้
รูปที่ 1 แสดงสถิติการยืมในรูปของ Dash Board
จากรูปที่ 1 จะเห็นได้ว่ายอดการจองหนังสือน้อย เนื่องจากขณะที่เขียนเป็นช่วงมหาวิทยาลัยปิดการเรียนการสอน ช่วง COVID-19 ห้องสมุดก็จะสามารถเห็นข้อมูลเหล่านี้และวางแผนกันต่อไปได้ Read the rest of this entry »
วิธีการ Shift row down และ Shift row up. ด้วยการแก้ไขการสลับบรรทัดใน Bibliographic Record ของระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS)
จากการที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการเปลี่ยน Location ของสาขาวิชา สหกิจศึกษา โครงงานพิเศษ และงานวิจัย ของนักศึกษาปริญญาตรีมาแก้ไขหมวดหมู่นั้น ได้พบว่าในบางส่วนของ Master record เช่น tag 700 ยังมีจุดที่ต้องสลับสับเปลี่ยนบรรทัด คือ การสลับบรรทัดขึ้นลงก่อนหลังในตำแหน่งที่ปรึกษาและที่ปรึกษาร่วมอยู่ ซึ่งต้องมีการแก้ไขในส่วนนี้ให้ถูกต้องตามตำแหน่งและหน้าที่ก่อนหลัง ดังนั้นจึงขออธิบายสัญลักษณ์ที่ทำการเปลี่ยนให้ tag ต่างๆ สลับบรรทัด คือ Shift row down กับ Shift row up. ในบรรทัดที่มีเครื่องหมาย ลูกศร ขึ้นลง ซึ่งจะทำให้การทำงานสะดวกและย่นระยะเวลาในการแก้ไขง่ายขึ้น โดยไม่ต้องพิมพ์หรือ copy วางให้สับสนบรรทัด ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ไปที่โมดูล Metadata แล้วค้นหาชื่อเรื่องที่ต้องการแก้ไข เช่น เรื่อง ยาอมสารสกัดหญ้าดอกขาว* Read the rest of this entry »
