ขั้นตอนการตรวจสอบรายชื่อหนังสือหรือสื่อต่างๆ จากฐานข้อมูลระบบ VTLS ก่อนดำเนินการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด ซึ่งประโยชน์หลักๆ ในการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือมีดังนี้

1. เพื่อป้องกันการจัดซื้อหนังสือ ซ้ำ
2. เพื่อป้องกันไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของห้องสมุด
3. เพื่อตรวจสอบความต้องการเพิ่มเติมของจำนวนหนังสือ เนื่องจากหนังสือชื่อใดที่มีอยู่แล้วในศูนย์บรรณสารฯและอาจจะไม่เพียงพอกับความต้องการของผู้ใช้ ก็สามารถจัดซื้อเพิ่มเติมได้เนื่องจากมีผู้ใช้จำนวนมาก

ดังมีวิธีการตรวจสอบหนังสือและสื่อต่างๆ ดังนี้

1. รับรายชื่อหนังสือที่มาจากแผนกจัดซื้อผ่านคณะสาขาวิชาต่างๆ มา
2. ตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือและสื่อต่างๆ โดยสืบค้นจาก ชื่อหนังสือ และชื่อผู้แต่ง ว่ามีหนังสือชื่อหรือสื่อนี้หรือไม่ ถ้าหนังสือหรือสื่อชื่อนั้นมีหรือไม่มีอย่างไรในฐานข้อมูล
3. แจ้งผลการดำเนินงานของหนังสือชื่อนั้นๆ ในใบแจ้งซื้อ มีหรือไม่มี ถ้ามีแล้ว มีจำนวนกี่เล่ม มีปี พ.ศ.ใด มีสถิติการยืมกี่ครั้ง
4. เสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ตัดสินใจ และดำเนินตามขั้นตอนการจัดซื้อต่อไป

ดังรูปภาพนี้

ก่อนการพิจารณาตรวจสอบฐานข้อมูล (Before)

วิธีการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือ

1. ตรวจสอบจากชื่อเรื่อง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อเรื่อง เช่น ชื่อหนังสือ Introduction to health and safety in construction ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่ามีแล้วในห้องสมุด จำนวน 1 เล่มปีที่พิมพ์ 2016 ไม่มีสถิติการยืม/คืน หลักการค้นหาด้วยชื่อเรื่องทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ใช้หลักการเดียวกัน คือ ค้นหาตามชื่อนั้นๆ ได้เลย โดยระบบจะทำการค้นหาจากชื่อเรื่อง เริ่มจากอักษรตัวแรกและตัวถัดไปตามลำดับ
2. ตรวจสอบจากชื่อผู้แต่ง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อบุคคล กลุ่ม นามปากกา หรือหน่วยงาน/องค์กร ที่เป็นผู้แต่งหรือเขียนหนังสือ ทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ เช่น ผู้แต่งชื่อ Stack, Theresa ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่าไม่มีในห้องสมุด ก็จะเขียนว่าคำ “ไม่มี” เมื่อตรวจฐานข้อมูลเรียบร้อย จึงนำเสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ดำเนินการต่อไป

ดังรูปภาพนี้

พิจารณาดำเนินการตรวจสอบแล้ว (After)