ขอแนะนำวิธีการทำงานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Less Paper ต่อนะคะ ในส่วนของการออกเลขส่งหนังสือกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง (กรณีใช้บันทึกต้นเรื่องเดิม)
เมื่อมีหน่วยงานอื่น (หน่วยงานภายใน ) ส่งเรื่องมาหาหน่วยงานของเราเพื่อให้พิจารณาดำเนินการ และต้องส่งเรื่องตอบกลับ มีขั้นตอน คือสารบรรณของหน่วยงานที่รับเรื่อง ดำเนินการ เสนอ ผู้บังคับบัญชา และผู้บังคับบัญชาเกษียนหนังสือ พร้อมลงนามสั่งการ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนการนำเสนอเรื่องจะ กลับมายังสารบรรณ ดังนี้
ภาพประกอบ 1
ภาพประกอบ 2
Read the rest of this entry »
มหาวิทยาลัยหัวเฉึยวเฉลิมพระเกียรติ ได้นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Less Paper (LP) มาใช้เมื่อช่วงการเกิดโรคระบาดโควิด-19 รอบแรก ทำให้การเสนอบันทึกเพื่ออนุมัติเห็นชอบ หรือการแจ้งข่าวสารต่างๆ เป็นไปอย่างไม่หยุดชะงัก มีการปรับวิธีการทำงานบางอย่าง เช่น เอกสารการเงิน เพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปและสอดคล้องกับระเบียบ ขั้นตอน เช่น การเสนอเอกสารกรณีเซ็นต์สด ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
เมื่อเข้าระบบ Less Paper และคลิก login เข้าระบบ แล้ว
ขั้นตอนการเข้า Login
เป็นที่ทราบกันว่า ระบบ LessPaper เป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร ที่ทันสมัย ครอบคลุม ขั้นตอนการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ หลายขั้นตอน ดังนั้น เรามาเรียนรู้ขั้นตอน การสร้าง / และเสนอหนังสือส่งออก ซึ่งเป็นอีก 1 ขั้นตอน ที่น่าสนใจเรียนรู้และศึกษาให้เข้าใจ เพื่อการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี
*** เริ่มกันเลยค่ะ ***
ทั่วโลกต่างก็ประสบกับการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 (COVID -19) ซึ่งส่งผลให้หลายๆ องค์กร ต้องหยุดทำงาน “อยู่บ้าน หยุดเชื้อ เพื่อชาติ”
มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่ต้องปิดทำการชั่วคราว แต่ในขณะเดียวกันการทำงานก็ต้องเดินหน้า ไม่หยุดชะงัก จึงเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอเอกสารต่อผู้บังคับบัญชา ในขณะที่ไม่สามารถเข้ามาในมหาวิทยาลัยได้ เพื่อให้งานเดินสะดวก รวดเร็ว ไม่สะดุด และก็ไม่ต้องออกมาเผชิญกับโรคระบาด มหาวิทยาลัยฯ จึงพิจารณานำ LessPaper ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร เข้ามาใช้ในสถานการณ์แพร่ระบาดที่เกิดขึ้น
ในฐานะผู้ปฏิบัติงาน ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารโดยตรง ได้ใช้วิกฤตให้เป็นโอกาส เรียนรู้ระบบวิธีการลงทะเบียนรับหนังสือ การเสนอเรื่องเพื่อพิจารณาลงนาม การดำเนินการการส่งหนังสือออกภายใน – ภายนอก การแจ้งเวียนเพื่อทราบ ฯลฯ แบบใหม่ รวมถึงขั้นตอนต่างๆ อีกมากมายในการเข้าทำงานด้วย LessPaper Read the rest of this entry »
บุคลากรของศูนย์บรรณสารสนเทศ มีหน้าที่ในการปฏิบัติงานนอกเวลาทำการ เพื่อให้บริการผู้ใช้บริการ โดยมีหลายกรณีที่บุคลากรไม่สามารถปฏิบัติงานตามตารางที่วางไว้ จึงต้องมีการกรอกข้อมูลเพื่อการปรับเปลี่ยนตารางการปฏิบัติงานนอกเวลาทำการ แต่หลายๆ ครั้งที่การกรอกแบบฟอร์มนั้น มีความไม่ชัดเจน และไม่สมบูรณ์ อาจส่งผลทำให้บุคลากร มีข้อมูลในระบบการปฏิบัติงานไม่ถูกต้องได้ ดังนั้น ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ดูแลการส่งข้อมูลการปฏิบัติงานส่งกองทรัพยากรบุคคล จึงขอให้ข้อมูลเพื่อเป็นแนวปฏิบัติที่ดีกันต่อไป
ข้อปฏิบัติการเขียนแบบเปลี่ยนแปลงตารางปฏิบัติหน้าที่ ดังนี้
1.หากมีการเปลี่ยนแปลงการเข้าปฎิบัติงานเหลื่อมเวลาให้ขอแบบฟอร์มเปลี่ยนแปลงตารางปฏิบัติหน้าที่ ได้ที่ สำนักงานเลขานุการ ชั้น 2 พร้อมลงชื่อรับแบบฟอร์มในสมุดรายการเบิกทุกครั้ง Read the rest of this entry »
ผู้เขียนปฏิบัติงานในส่วนของสำนักงานเลขานุการ เกี่ยวข้องกับเอกสารเป็นจำนวนมาก มีทั้งรับเข้าและส่งออก ทั้งภายในและภายนอก ซึ่งหากไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระเบียบ จะทำให้ไม่สามารถหาเอกสารพบ ไม่มีพื้นที่ทำงานเพียงพอ ไม่สวยงาม เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้น สะอาด สวยงานและมีพื้นที่ในการทำงานที่เพิ่มขึ้น จึงต้องมีการจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนมากมาย ให้เข้าที่ มีระเบียบ สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย รวดเร็วและถูกต้อง รวมทั้งเกิดภาพที่สวยงาม มีสภาพแวดล้อมที่ดีกันดีกว่าค่ะ
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารจัดเก็บเข้าแฟ้มประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้
1. การจัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม
1.1 จัดเตรียมอุปกรณ์ที่มีอยู่แล้วในสำนักงาน เช่น กล่องกระดาษ แฟ้มเอกสาร รวมถึงพื้นที่โล่งว่าง ชั้นวางเอกสาร ตู้ใส่เอกสาร และต้องรวบรวมเอกสารที่จัดเก็บมารวมกันให้หมด เพื่อสะดวก ไม่เสียเวลาในการจัดใหม่กรณีที่มีเอกสารตกค้าง Read the rest of this entry »
สำนักงานเลขานุการ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้จัดโครงการ “กิจกรรมการออกกำลังกายเพื่อสุขภาพ” ซึ่งโครงการดังกล่าว จัดขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามแผนกลยุทธ์ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ยุทธศาสตร์ที่ 6 เรื่อง การบริหารจัดการศูนย์บรรณสารสนเทศ อย่างมีประสิทธิภาพ พอเพียง ตามหลักธรรมาภิบาล ในมาตรการที่ 2.6 บริหารจัดการเพื่อมุ่งสู่มหาวิทยาลัยคุณธรรมและคุณภาพอย่างยั่งยืน (Life Long Quality) โดยรวมถึง การมีสุขภาพที่ดี (Life Long Health Quality) ซึ่งมีระยะเวลาการจัดกิจกรรมตลอดปีการศึกษา 2560 Read the rest of this entry »
ผู้เขียนมีความตระหนักในการนำของใช้แล้วมาทำประโยชน์ได้ใหม่ อันเป็นการแสดงให้เห็นถึงการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในครอบครัว และเป็นการใช้เวลาว่างให้เกิดประโยชน์ ผู้เขียนและครอบครัว มักจะทำกิจกรรมในเรื่องการดัดแปลงของที่ไม่ใช้แล้วนำมาดัดแปลงเป็นสิ่งของที่ใช้ได้ใหม่อยู่เสมอๆ เช่น ดัดแปลงภาชนะที่ไม่ใช้แล้วเป็นกระถางปลูกต้นไม้ ทำที่นอนสุนัขแบบเก๋ๆ ทำโซฟา ฯลฯ ผลงานล่าสุดของครอบครัว ก็คือ การประดิษฐ์โซฟาจากล้อรถยนต์ เพื่อประดับสวน นั่งเล่น สวยงาม โซฟาที่ดูเหมือนง่ายแต่ก็ยากเหมือนกันนะคะ ขอบอก! ผู้เขียนจึงขอแบ่งปันประสบการณ์การทำโซฟาจากยางรถยนต์ เผื่อจะเป็นประโยชน์ต่อท่านผู้อ่านบ้าง ดังนี้
ขั้นตอนการทำ 1.ขอความอนุเคราะห์จาก เพื่อน หรือ คนรู้จัก ที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์จากล้อรถยนต์แล้ว จำนวน 10 ล้อ นำมาล้างทำความสะอาด ตากทิ้งไว้ให้แห้ง ดูขนาดล้อรถว่ามีขนาดที่สมดุลกันหรือไม่ ซึงต้องใช้ขนาดที่ใกล้เคียงกัน
รูปที่ 1 ขั้นตอนการล้างทำความสะอาด
ในฐานะที่ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับ “งานสารบรรณ” ขอบข่ายงานสารบรรณ มีเนื้องานมากมายหลากหลาย ผู้เขียน ขอเอ่ยถึงวิธีการปฏิบัติในส่วนงานที่ได้รับ คือ งานที่เกี่ยวกับงานเอกสาร ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การจัดพิมพ์ การรับ การส่ง
ความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ดังนี้
ขั้นตอนการรับหนังสือ
ขั้นตอนการส่งหนังสือ
งานที่ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติ คือ การดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ของการพัฒนาบุคลากร ที่ได้รับมอบหมายในการเข้าร่วมประชุม สัมมนา อบรมดูงานหรือฝึกอบรม ซึ่งมีขั้นตอนในการดำเนินการ ดังนี้
กรณีการเข้าร่วมประชุม / สัมมนา / ดูงานหรือฝึกอบรม ภายนอก หรือภายใน ที่มีค่าใช้จ่าย
1.รับบันทึกข้อความเชิญเข้าร่วมประชุม/สัมมนา/ดูงานหรือฝึกอบรม จากหน่วยงานภายนอก โดยลงทะบียนรับเอกสารในสมุดทะเบียนรับ
2. นำเสนอผู้บังคับบัญชา(ผู้อำนวยการ/หัวหน้าหน่วยงาน) เพื่อพิจารณาอนุมัติ ให้บุคลากรที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องเข้าร่วม (ซึ่งแล้วแต่กิจกรรมนั้นๆ)
3. แจ้งบุคลากรที่ได้รับมอบหมายเข้าร่วมเพื่อรับทราบ พร้อมทั้ง จัดทำแบบแสดงความจำนงค์เข้าร่วมการประชุม / สัมมนา/ดูงานหรือฝึกอบรม (บฝ.1) Read the rest of this entry »
