ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก  มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ  และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และมีวิธีการใช้ที่ต้องศึกษาและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จึงจะเกิดความคล่องตัวในการใช้งาน รวมทั้งต้องมีทักษะในการบันทึกเรื่องราว  และจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของมหาวิทยาลัย  รวมทั้งการใช้ Thumb drive หรือ external drive ในการแบ่งปันการใช้ไฟล์ร่วมกัน อาจจะมีปัญหาเรื่องการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ตามมา และด้วยมหาวิทยาลัยฯ มีการจัดซื้อ Microsoft 365 ซึ่งมีโปรแกรมในการจัดเก็บไฟล์ และใช้ไฟล์ร่วมกันผ่าน cloud จึงเกิดความสะดวกในการใช้ไฟล์เอกสารต่างๆ มากขึ้น  ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบ การวางแนวทางในการปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้บุคลากรสามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น แม้ว่าจะไม่ได้เป็นการบันทึกเรื่องราว เหมือนกับแพลตฟอร์มที่ใช้ในปัจจุบัน แต่เพื่อความสะดวกของบุคลากรส่วนใหญ่

Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร  ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. ไม่มีพื้นที่มากพอในการจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ  (ในส่วนของบุคลากร และหน่วยงานอื่นที่ส่งไฟล์เอกสาร/สื่อบันทึกอื่นๆ แทนการใช้กระดาษ)

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ  จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน จำนวน 4 ครั้ง โดยแต่ละครั้งได้ข้อคิดมาจัดทำเป็นแนวปฏิบัติที่ดี

ครั้งที่ 1  วันที่ 16 ธันวาคม 2565  มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง เกิดเป็นแนวปฏิบัติในการพิจารณาไฟล์ที่ต้องนำมาใส่ใน One drive แนวปฏิบัติในการจัดการโฟลเดอร์ และไฟล์

ครั้งที่ 2 วันที่  22 มีนาคม 2566   มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก โดยเป็นการพิจารณาการจัดทำโฟลเดอร์  การนำไฟล์เอกสารต่างๆ ที่นำเข้า และมีการปฏิบัติงานจริง ผ่านการใช้ One drive  มีการปรับปรุงไฟล์เอกสารบางประเภทให้อยู่ในโฟลเดอร์ ที่ความเหมาะสม

ครั้งที่ 3 วันที่ 27 มีนาคม 2566  เป็นการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับบุคลากรทั้งศูนย์ฯ จึงต้องจัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา 9.00-11.00 น. และรอบสอง เวลา 13.30-15.00 น. โดยเป็นการสื่อสารวัตถุประสงค์ ในการนำ One drive มาใช้ และแนวทางการจัดการไฟล์ต่างๆ ที่ร่างมาแล้วนำเสนอ  ได้มีการเสนอโฟลเดอร์และไฟล์ต่างๆ ที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งศูนย์ เช่น ไฟล์ตารางการปฏิบัติงานล่วงเวลา ไฟล์ข้อมูลการเปิดให้บริการในแต่ละภาคการศึกษา โฟลเดอร์ภาพกิจกรรมของศูนย์ฯ เป็นต้น

ครั้งที่ 4  วันที่  26 เมษายน 2566   จัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา  09.30       สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการเข้าไปดูไฟล์ อย่างเดียว และรอบสอง เวลา 13.30 น. สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการใช้ไฟล์  เพื่อแนะนำการเข้าไปดูไฟล์และการเข้าไปใช้ไฟล์ตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย

จากกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้ง 4 ครั้ง สามารถนำมาสรุปเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารเพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ดังนี้

ที่มาและวัตถุประสงค์ ในการพิจารณานำ One drive มาใช้ในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารของศูนย์บรรณสารสนเทศ  ดังนี้ 

1. สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสารอย่างเป็นระบบ เอกสารไม่สูญหาย

2. สามารถจัดเก็บไฟล์เอกสารจากหน่วยงานอื่นภายในมหาวิทยาลัยแทนสื่อบันทึก

3. มีความปลอดภัยต่อการจัดเก็บ สามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

4. สามารถจัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ได้

5. สามารถใช้งานร่วมกันได้ และสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามความเหมาะสมของการใช้งาน

6. เป็นการจัดการองค์ความรู้ขององค์กร

7. ใช้ทรัพยากรที่มหาวิทยาลัยจัดซื้อมาอย่างเป็นประโยชน์ และเก็บไฟล์ได้เยอะกว่าแพลตฟอร์มอื่นๆ ได้แก่ One Drive

8. ลดทรัพยากรกระดาษ

แนวปฏิบัติทางด้านเทคนิค

แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ ทำหน้าที่เป็นแอดมิน ในการบริหารจัดการระบบส่วนกลาง โดยมีแนวทางต่างๆ ดังนี้

1. แอดมินกำหนดสิทธิ์การใช้งานของบุคลากรแต่ละคน  (ผ่านความเห็นชอบจากผู้อำนวยการและหัวหน้าแผนก)

2. เจ้าของงานต้องแจ้งทางแอดมิน เพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้งาน

2.1 ต้องใช้อีเมล @live.hcu.ac.th เท่านั้น

2.2 การใช้งานควรใช้เฉพาะกลุ่มคนที่ให้สิทธิ์เท่านั้น

2.3 เจ้าของงานต้องเป็นผู้ดูแลไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์

2.4 การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อไฟล์ ควรมีแนวทางในการตั้งชื่อโฟรเดอร์และชื่อไฟล์ให้เป็นแนวทางหรือมาตรฐานเดียวกัน

แนวปฏิบัติโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์เอกสาร

การกำหนดโครงสร้างการจัดเก็บไฟล์เอกสาร คำนึงถึงไฟล์เอกสารสำคัญที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานของแต่ละแผนก และไฟล์เอกสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ โดยมีการกำหนดโครงสร้าง ดังนี้

1. กำหนดชื่อโฟลเดอร์เป็น

– ปีการศึกษา  เช่น ปีการศึกษา 2563,  ปีการศึกษา 2564, ปีการศึกษา 2565

— แบ่งย่อยตามแผนก 4 แผนก ได้แก่

— แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ

— แผนกบริการสารสนเทศ

— แผนกทรัพยากรการเรียนรู้

— สำนักงานเลขานุการ

— หอจดหมายเหตุ

— คณะกรรมการชุดต่างๆ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ มีการประชุมและมีไฟล์เอกสารที่จำเป็นในการส่งมหาวิทยาลัย

— เอกสารหน่วยตรวจสอบภายใน มีไฟล์เอกสารที่จำเป็นตามรายการที่หน้วยงานตรวจสอบภายในต้องการใช้ตรวจสอบ

— งานวิจัย  (สำนักพัฒนาวิชาการ ส่งไฟล์แทนการส่งทางอีเมล หรือทางสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์)

— วิทยานิพนธ์  (บัณฑิตวิทยาลัยส่งไฟล์ แทนสื่อบันทึก)

— ครุภัณฑ์ เก็บไฟล์เอกสารครุภัณฑ์ที่ได้รับจากกองพัสดุ เพื่อการตรวจสอบในแต่ละปี และเป็นการใช้งานร่วมกันของบุคลากรแต่ละแผนกในการสำรวจครุภัณฑ์

—- เอกสารครุภัณฑ์

—- ทะเบียนครุภัณฑ์

—  เอกสารประกอบการสอน

—–  แบ่งตามคณะ

— ตารางปฏิบัติงาน
—- ตารางเวรภาคเรียนที่1
—- ตารางเวรภาคเรียนที่2
—- ตารางปฏิบัติงาน จากสทป

— ภาพกิจกรรม

แนวปฏิบัติในการสร้างโฟลเดอร์และไฟล์เอกสาร

การกำหนดชื่อโฟลเดอร์ ไฟล์เอกสาร (บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ และบุญเกียรติ เจตน์จำนงนุช, 2556)

1. ควรใช้ภาษาอังกฤษ สั้น กระชับ สื่อความหมาย แต่ด้วยทักษะในการสื่อสารภาษาอังกฤษ อาจจะทำให้การตั้งชื่อโฟลเดอร์ด้วยภาษาอังกฤษ เป็นการยาก ในกรณีนี้ ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์เป็นภาษาไทย เพื่อให้สะดวกในการค้นหาและใช้โฟลเดอร์ที่ถูกต้องตรงกัน

2. กรณีที่ต้องนำไฟล์ขึ้นเว็บ ให้ปรับชื่อภาษาไทยเป็นภาษาอังกฤษ กรณีที่มีหลายคำ ให้ใช้เครื่องหมาย (-) หรือ เครื่อง hyphen คั่นระหว่างคำ หลีกเลี่ยงการใช้ช่องว่าง หรือเครื่องหมาย ( _ ) หรือ เครื่องหมาย underscore

รายการอ้างอิง

บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ และบุญเกียรติ เจตน์จำนงนุช. (2556). คู่มือการเตรียมสื่อดิจิทัลที่มีคุณภาพ. พิมพ์ครั้งที่ 2. ปทุมธานี : ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ.

หลังจากมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้งในด้านแนวความคิด ด้านการใช้งานแล้ว ได้มีการใช้ไฟล์เอกสารในการทำงานผ่าน One drive อย่างเป็นกิจลักษณะ และจะมีการประเมินผลการใช้งานอย่างต่อเนื่องเพื่อจะได้นำมาพัฒนาปรับปรุงต่อไป