SIDEBAR
»
S
I
D
E
B
A
R
«
การบริหารจัดการข้อมูลที่จัดเก็บใน One drive เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ
ธ.ค. 20th, 2022 by supaporn

ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก  มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ  และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และมีวิธีการใช้ที่ต้องศึกษาและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จึงจะเกิดความคล่องตัวในการใช้งาน รวมทั้งต้องมีทักษะในการบันทึกเรื่องราว  และจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของมหาวิทยาลัย  รวมทั้งการใช้ Thumb drive หรือ external drive ในการแบ่งปันการใช้ไฟล์ร่วมกัน อาจจะมีปัญหาเรื่องการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ตามมา และด้วยมหาวิทยาลัยฯ มีการจัดซื้อ Microsoft 365 ซึ่งมีโปรแกรมในการจัดเก็บไฟล์ และใช้ไฟล์ร่วมกันผ่าน cloud จึงเกิดความสะดวกในการใช้ไฟล์เอกสารต่างๆ มากขึ้น  ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบ การวางแนวทางในการปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้บุคลากรสามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น แม้ว่าจะไม่ได้เป็นการบันทึกเรื่องราว เหมือนกับแพลตฟอร์มที่ใช้ในปัจจุบัน แต่เพื่อความสะดวกของบุคลากรส่วนใหญ่

Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร  ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. ไม่มีพื้นที่มากพอในการจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ  (ในส่วนของบุคลากร และหน่วยงานอื่นที่ส่งไฟล์เอกสาร/สื่อบันทึกอื่นๆ แทนการใช้กระดาษ)

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

 

สาเหตุของปัญหา แนวทางการแก้ปัญหา 
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นปฏิบัติงานแทน 1. จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้และมอบไฟล์เอกสารหรือคู่มือต่างๆ ไว้ในส่วนกลาง
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร 2. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานจัดเก็บไว้ในส่วนกลาง
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบ 3. จัดทำแนวทางในการจัดเก็บไฟล์เอกสารอย่างเป็นระบบในส่วนกลาง
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้ 4. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบส่วนกลาง
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร 5. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบส่วนกลาง
6. ไม่มีพื้นที่มากพอในการจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ 6. ประสานงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการส่งไฟล์เอกสาร เช่น งานวิจัย วิทยานิพนธ์ หรืออื่นๆ เข้ามาในระบบส่วนกลางแทนการส่งด้วยสื่อบันทึกหรือทางอีเมล

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ  จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน จำนวน 4 ครั้ง โดยแต่ละครั้งได้ข้อคิดมาจัดทำเป็นแนวปฏิบัติที่ดี

ครั้งที่ 1  วันที่ 16 ธันวาคม 2565  มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง เกิดเป็นแนวปฏิบัติในการพิจารณาไฟล์ที่ต้องนำมาใส่ใน One drive แนวปฏิบัติในการจัดการโฟลเดอร์ และไฟล์

ครั้งที่ 2 วันที่  22 มีนาคม 2566   มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก โดยเป็นการพิจารณาการจัดทำโฟลเดอร์  การนำไฟล์เอกสารต่างๆ ที่นำเข้า และมีการปฏิบัติงานจริง ผ่านการใช้ One drive  มีการปรับปรุงไฟล์เอกสารบางประเภทให้อยู่ในโฟลเดอร์ ที่ความเหมาะสม

ครั้งที่ 3 วันที่ 27 มีนาคม 2566  เป็นการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับบุคลากรทั้งศูนย์ฯ จึงต้องจัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา 9.00-11.00 น. และรอบสอง เวลา 13.30-15.00 น. โดยเป็นการสื่อสารวัตถุประสงค์ ในการนำ One drive มาใช้ และแนวทางการจัดการไฟล์ต่างๆ ที่ร่างมาแล้วนำเสนอ  ได้มีการเสนอโฟลเดอร์และไฟล์ต่างๆ ที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งศูนย์ เช่น ไฟล์ตารางการปฏิบัติงานล่วงเวลา ไฟล์ข้อมูลการเปิดให้บริการในแต่ละภาคการศึกษา โฟลเดอร์ภาพกิจกรรมของศูนย์ฯ เป็นต้น

ครั้งที่ 4  วันที่  26 เมษายน 2566   จัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา  09.30       สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการเข้าไปดูไฟล์ อย่างเดียว และรอบสอง เวลา 13.30 น. สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการใช้ไฟล์  เพื่อแนะนำการเข้าไปดูไฟล์และการเข้าไปใช้ไฟล์ตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย

จากกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้ง 4 ครั้ง สามารถนำมาสรุปเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารเพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ดังนี้

ที่มาและวัตถุประสงค์ ในการพิจารณานำ One drive มาใช้ในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารของศูนย์บรรณสารสนเทศ  ดังนี้  Read the rest of this entry »

การให้บริการ E-book จาก Bookcaze
ม.ค. 25th, 2022 by Natchaya

ศูนย์บรรณสารสนเทศ เปิดให้บริการ platform การอ่านและการยืม E-book จาก Bookcaze ซึ่งปัจจุบันมี E-book จำนวน 137 ชื่อเรื่อง 165 สิทธิ์การยืม ครอบคลุมสาขาวิชาวิทยาศาสตร์สุขภาพ มนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ บริหารธุรกิจ และอีกหลายสาขาที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยเปิดสอน

เข้า URL : hculib.bookcaze.com Read the rest of this entry »

การบริหารหนังสืออ้างอิง เพื่อให้เข้าถึงได้มากขึ้น
ธ.ค. 6th, 2021 by supaporn

หนังสืออ้างอิง เป็น Collection ของหนังสือที่มีในห้องสมุดที่ทราบกันดีว่า ห้ามยืมออก หรือไม่อนุญาตให้ยืมออก เพราะธรรมชาติของเนื้อหาของหนังสือประเภทที่เป็น “อ้างอิง” คือ ข้อมูลที่ใช้เพื่อการค้นคว้า อ้างอิง เพียงตอนใดตอนหนึ่งในเล่มเท่านั้นไม่ใช่หนังสือที่อ่านตลอดทั้งเล่ม  เพื่อหาคำตอบที่ต้องการในเวลาอันรวดเร็ว

ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีการจัดเก็บหนังสืออ้างอิง ให้บริการเป็นห้องๆ หนึ่งโดยเฉพาะจัดแยกเป็นห้องหน้งสืออ้างอิง ทางมนุษยศาสตร์ สังคมศาสตร์ (ให้บริการที่ชั้น 3) และวิทยาศาสตร์การแพทย์ (ให้บริการที่ชั้น 4) โดยจัดเก็บหนังสืออ้างอิง ตามประเภทของหนังสืออ้างอิง เช่น พจนานุกรม สารานุกรม หนังสือรายปี นานานุกรม บรรณานุกรม ดรรชนี ฯลฯ นอกจากนี้ ตามนโยบายของศูนย์บรรณสารสนเทศ ที่เคยปฏิบัติมา ให้จัดเก็บหนังสือเล่มใหญ่ ภาพสีสวย มีราคาแพง หนังสือราชวงศ์ เป็นหนังสืออ้างอิง และให้บริการในห้องนี้ด้วย โดยมิให้ยืมออกเหมือนกับหนังสืออ้างอิง อื่นๆ

Pain Point: หนังสืออ้างอิงไม่ทันสมัย และผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงหนังสืออ้างอิงได้

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

สาเหตุของปัญหา แนวทางการแก้ปัญหา 
1. ไม่ทันสมัย 1. สำรวจและดึงหนังสืออ้างอิงที่ไม่ทันสมัยออกจากชั้น
2. เลิกผลิตเป็นตัวเล่ม มีรูปแบบดิจิทัลทดแทน 2. ทำ QR Code เพิ่มช่องทางในการเข้าถึงรูปแบบดิจิทัล
3. ยืมออกไม่ได้ แต่มีความต้องการยืมออก (หนังสือสวย หนังสือราชวงศ์) 3. พิจารณาทบทวนหนังสืออ้างอิงให้ยืมออกได้
4. แยกหนังสืออ้างอิงที่ยืมออกได้ ออกจากชั้นหนังสืออ้างอิงที่ห้ามยืมออกได้

ศูนย์บรรณสารสนเทศ  ได้ดำเนินการ ดังนี้

1. พิจารณาหนังสืออ้างอิง โดยดึงหนังสืออ้างอิงที่ไม่ทันสมัยออกจากชั้นหนังสือ หรือมีการผลิตในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์  ออกจากชั้นหนังสืออ้างอิง ทำให้มีแต่หนังสืออ้างอิงที่จำเป็นในการใช้อ้างอิง ได้เนื้อที่ของชั้นหนังสือ และพื้นที่ห้อง  รวมทั้งดึงหนังสือราชวงศ์ หนังสือภาพสวยงาม ที่อยู่ในชั้นหนังสืออ้างอิง ในแต่ละหมวดออกมาแยกไว้ต่างหาก เพื่อพิจารณาดำเนินการในข้อ 3 ต่อไป

2. จัดทำ QR Code สำหรับหนังสืออ้างอิงบางประเภทที่มีการผลิตเป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์และสามารถให้เข้าถึงทางออนไลน์ติดไว้ที่ชั้นหนังสืออ้างอิงแต่ละประเภท เช่น พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน  https://dictionary.orst.go.th/ เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้การเข้าถึงออนไลน์ได้อีกช่องทางหนึ่ง

3. พิจารณาแนวทางในการดำเนินการและการให้บริการหนังสืออ้างอิงประเภท หนังสือราชวงศ์ หนังสือภาพสวยงาม (ร่วมหารือและดำเนินการกับแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ และแผนกทรัพยากรการเรียนรู้)

3.1  พิจาณาเนื้อหาที่สามารถจัดเก็บไว้ที่ชั้นหนังสือทั่วไป  (แผนกบริการฯ พิจารณาในเบื้องต้น และแผนกจัดหาฯ ช่วยพิจารณาหนังสือที่จะนำออกเป็นหนังสือทั่วไป) ทำให้หนังสือที่เคยยืมออกไม่ได้ สามารถยืมออกได้ และมีการปรับ location เป็นหนังสือทั่วไป

3.2 ไม่มีการ re-cataloging หนังสืออ้างอิงที่เป็นราชวงศ์ หนังสือสวยงาม เพราะมีเป็นจำนวนมาก เนื่องจากเป็นนโยบายในสมัยแรกเริ่มตั้งแต่ตั้งศูนย์บรรณสารสนเทศ

3.3 ปรับนโยบายให้เป็นหนังสืออ้างอิงที่ยืมออกได้ เนื่องจากจากสถิติมีการขอยืมออกเป็นกรณีพิเศษ โดย

3.3.1 เปลี่ยน location เป็น Special Book 3rd/Flr. (แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ เปลี่ยน location ในระบบ)

3.3.2 กำหนดให้ยืมได้จำนวน 7 วัน ต่อรายการ (แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ กำหนดสิทธิ์การยืมในระบบ)

3.3.3 แยกหนังสืออ้างอิงประเภทนี้ ออกมาให้บริการด้านนอกห้องหนังสืออ้างอิง และจัดทำป้าย Special Book

การนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบ WMS
ธ.ค. 6th, 2021 by supaporn

ด้วยหน่วยงานที่ส่งงานวิจัยมาเพื่อเก็บและให้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศ มีนโยบายในการส่งแต่ไฟล์งานวิจัย และไม่ส่งตัวเล่มอีกต่อไป ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงต้องวางแนวปฏิบัติในการนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS เพื่อให้สามารถสืบค้นและให้บริการได้ผ่านการเข้าถึงงานวิจัยอิเล็กทรอนิกส์ฉบับเต็มจากระบบ ThaiLIS ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศนำไฟล์ขึ้นไว้ระบบดังกล่าว ผู้ใช้บริการสามารถอ่านงานวิจัยได้ แม้ว่าไม่มีตัวเล่มให้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศแล้ว

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดทำคู่มือ การนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบ WMS นี้ขึ้น เพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานให้กับบรรณารักษ์แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ต่อไป

Collection งานวิจัย มฉก.
ก.ย. 24th, 2021 by supaporn

ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีการจัดเก็บงานวิจัยไว้เป็น Collection โดยเฉพาะ ซึ่งรวมงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไป และงานวิจัยของมหาวิทยาลัย แต่เนื่องจากมีการปะปนงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไป จัดเก็บที่ชั้นหนังสือทั่วไป จึงได้มีการพิจารณาทบทวนการจัดเก็บงานวิจัยใหม่ โดยรวมถึงการลงรายการทางบรรณานุกรมสำหรับงานวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ เนื่องจากไม่สามารถทราบจำนวนงานวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ ทั้งหมด รวมทั้งการลงข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นและเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้บริการ และการจัดทำงานวิจัยเป็นดิจิทัลเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

Pain Point: ไม่สามารถรวบรวมงานวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ตามจำนวนงานวิจัยที่มี การจัดเก็บตัวเล่มปะปนกับงานวิจัยทั่วไป

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

 

สาเหตุของปัญหา แนวทางการแก้ปัญหา 
1. การจัดเก็บตัวเล่มงานวิจัยปะปนกัน มีงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไปปะปนกับงานวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ 1. สำรวจงานวิจัยของหน่วยงานอื่นที่ปะปนกัน แยกออกไว้ที่ชั้นหนังสือทั่วไป และมีการกำหนดสีเป็นสัญลักษณ์เพื่อให้แยกกันระหว่างงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไป (มี Location เป็นชั้น 3) และงานของวิจัยของมหาวิทยาลัย (มี Location เป็น งานวิจัย ชั้น 3)  โดยไม่มีการกำหนดหมวดหมู่หรือรหัสใหม่ ยังคงกำหนดเป็นหมวดหมู่ตามเดิม เพื่อจะได้ไม่ต้องใช้เวลาในการ Re-catatloging แต่ใช้แรกซีน สี เป็นตัวแยกให้เห็นความแตกต่าง เพื่อสะดวกในการเก็บตัวเล่มขึ้นชั้น
2. การไม่สามารถค้นจำนวนงานวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ทั้งหมด 2. พิจารณาทบทวนการลงรายการทางบรรณานุกรม และกำหนดให้เพิ่ม เขตข้อมูล 610 เป็น มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ตามด้วยหัวเรื่องย่อย วิจัย
3. การไม่สามารถค้นจำนวนงานวิจัยของแต่ละคณะ 3. พิจารณาทบทวนการลงรายการทางบรรณานุกรมและกำหนดให้เพิ่ม เขตข้อมูล 710 เป็น มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ตามด้วยคณะวิชา
4. การไม่มีแนวทางการลงรายการทางบรรณานุกรมเป็นแนวทางเดียวกัน 4. พิจารณาทบทวนการลงรายการทางบรรณานุกรมแต่ละเขตข้อมูล และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นต้องลง จัดทำคู่มือการลงรายการทางบรรณานุกรมของงานวิจัยของมหาวิทยาลัย

ทั้งนี้ ได้มีการพิจารณาทบทวนการจัดทำคู่มือการลงรายการทางบรรณานุกรมงานวิจัยของมหาวิทยาลัย และสามารถใช้กับงานวิจัยของหน่วยงานอื่นๆ ดังนี้  Read the rest of this entry »

การส่งหนังสือซ่อม : กระบวนการใหม่
ก.ย. 24th, 2021 by supaporn

เดิมศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีกระบวนส่งหนังสือซ่อมจากแผนกบริการสารสนเทศ โดยการลงบันทึกลงในกระดาษ และส่งตัวเล่มที่มีความชำรุดมายังงานซ่อมทรัพยากรสารสนเทศ แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เมื่อดำเนินการซ่อมเสร็จแล้ว มีการส่งกลับมายังแผนกบริการฯ พร้อมเปลี่ยนสถานภาพของหนังสือเพื่อให้บริการต่อไป แม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนไม่มากก็ตาม แต่เกิดปัญหา มีหนังสือค้างการซ่อมเป็นจำนวนมาก จึงได้มีการวิเคราะห์เพื่อหาทางแก้ไข

Pain Point: หนังสือที่ส่งมาซ่อม ค้างอยู่ที่ห้องซ่อมจำนวนมาก

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา

สาเหตุของปัญหา แนวทางการแก้ปัญหา
1. มีเจ้าหน้าที่หลายคนในการส่งหนังสือซ่อม 1. กำหนดให้มีเพียง 1 คน ในแต่ละชั้นที่เป็นพื้นที่ให้บริการการอ่าน (รวมเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ส่งหนังสือซ่อม 2 คน)
2. ส่งหนังสือซ่อมมาตลอดเวลา 2. กำหนดวงรอบในการส่งหนังสือซ่อม
3. บันทึกรายการส่งหนังสือซ่อมด้วยกระดาษ ยากต่อการเพิ่มเติม แก้ไข ปรับปรุงข้อมูล มีการใช้งานกันหลายคน   ทำให้ยุ่งยากในการปรับแก้ไข เกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกับในระบบห้องสมุด 3. มีการออกแบบข้อมูลและกรอกใน Google form เพื่อใช้บันทึกข้อมูลต่างๆ ของหนังสือที่ส่งซ่อม เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หมายเลข ISBN บาร์โคด  หมายเลขฉบับที่ส่งซ่อม  สภาพของหนังสือ วันที่ส่งซ่อม การติดตาม เป็นต้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการส่งหนังสือซ่อมบันทึก เจ้าหน้าที่แผนกบริการฯ เท่านั้น เป็นผู้บันทึก และเปลี่ยนสถานภาพเป็นห้องหนังสือซ่อม (Repair room) เพื่อให้ทราบว่า หนังสือรายการนั้น ๆ อยู่ที่ระหว่างการส่งซ่อม และเปลี่ยนสถานภาพเป็นให้บริการได้ (Available) เมื่อหนังสือซ่อมกลับขึ้นมาในสภาพเรียบร้อย พร้อมขึ้นชั้นเพื่อให้บริการ
4. ติดตามการซ่อมหนังสือไม่เป็นระบบ ติดตามแล้วไม่มีการส่งหนังสือซ่อมขึ้นมาตามรอบของการส่งหนังสือ และมิได้มีการติดตามอย่างต่อเนื่อง  ทำให้หนังสือที่ส่งซ่อมเป็นเวลานาน ไม่ได้ส่งขึ้นมาตามระยะเวลาที่ควรจะเป็น 4. กำหนดระยะเวลาในการติดตาม กรณีที่เลยกำหนดส่งตามที่ระบุไว้ในการส่งหนังสือซ่อม ให้มีการติดตาม 3 ครั้ง ถ้ายังไม่มีการส่งขึ้นมาให้แจ้งผู้บังบัญชาตามลำดับ
5. ไม่จัดระบบในการซ่อมหนังสือ ไม่มีการจัดลำดับของการส่งหนังสือซ่อม ทำให้หนังสือที่เคยส่งซ่อมนานแล้ว ไม่ได้รับการซ่อมและถูกเก็บไว้ที่ห้องซ่อมหนังสือเป็นเวลานาน 5. มีข้อกำหนดในการส่งหนังสือซ่อมเพียงครั้งละ 40 เรื่อง โดยแบ่งแผนกบริการฯ ชั้น 3 และ 4 ชั้นละ 20 เรื่อง และต้องซ่อมให้แล้วเสร็จทั้งหมด 40 ชื่อเรื่อง ในระยะเวลา 1 เดือนครึ่ง เนื่องจากอาจจะมีหนังสือที่สภาพการซ่อมไม่เท่ากัน อาจจะใช้เวลาต่างกัน (มาก/น้อยในแต่ละรอบ) จึงจะส่งหนังสือซ่อมรอบใหม่
6. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการชำรุดมากขึ้น เมื่อถูกทิ้ง หรือมีการทับของหนังสือที่ส่งเข้ามาเป็นระยะๆ และเป็นระยะเวลานาน 6. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
7. ข้อมูลหรือหลักฐานของหนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย หรือขาดหายไป เช่น บาร์โคด ส่วนสำคัญของหนังสือ เป็นต้น ทำให้เพิ่มความยากในการซ่อมหรือใช้เวลาในการตรวจสอบหลักฐาน 7. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
8. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย 8. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
9. ซ่อมแล้วไม่สมบูรณ์ สวยงาม 9. มีการตรวจสอบคุณภาพของการซ่อม ถ้าไม่เรียบร้อยให้ส่งกลับซ่อมใหม่
10. บาร์โคดมีการซ้ำกับบาร์โคดของหนังสือเล่มอื่น (บางครั้ง) 10. ช่วยดูแลในส่วนนี้ โดยหัวหน้าแผนกจัดหาฯ เพื่อมิให้เกิดความซ้ำซ้อนของบาร์โคด และส่งกลับคืนมาในจำนวนที่ส่งซ่อม

การปรับกระบวนการใหม่นี้ จะเริ่มในเดือนตุลาคม 2564 โดยจะให้มีการดำเนินการแล้วจึงมีการติดตามผลการดำเนินงาน และนำผลการดำเนินงาน หรือปัญหาที่เกิดขึ้นมาปรับปรุงต่อไป เพื่อให้มีกระบวนการที่ดียิ่งขึ้นต่อไป

ขั้นตอนการ Create Bill ค่าปรับเข้าระบบ กรณีแจ้งหนังสือหาย
ก.ค. 9th, 2021 by kityaphat

เมื่อสมาชิกยืมหนังสือออกจากห้องสมุดแล้วเกิดการสูญหาย แล้วมาติดต่อขอแจ้งหายกับเจ้าหน้าที่/บรรณารักษ์ ที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน ชั้น 1 นั้น จะต้องชำระค่าดำเนินการแจ้งหาย และค่าปรับเกินกำหนด (ถ้ามีค่าปรับเกินหนด) ระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) ได้มีฟังก์ชั่น Create Bill  เพื่อ Create ค่าปรับเข้าไปในระบบ โดยผู้ปฏิบัติงานไม่ต้องเขียนใบเสร็จรับเงิน สามารถเคลียร์ค่าปรับในระบบ และส่งบิลการชำระค่าปรับให้กับสมาชิกผ่านช่องทาง E-mail ของสมาชิกได้โดยสะดวก ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. Scan Barcode หรือพิมพ์รหัสสมาชิก ช่อง Enter Barcode

Read the rest of this entry »

ซีรีย์จดหมายเหตุ : “เอกสารจดหมายเหตุศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย”
ก.ค. 8th, 2021 by matupode

พิธีเปิดหอจดหมายเหตุ

 

เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 25 พฤษภาคม พ.ศ. 2543 ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ได้ประกอบพิธีเปิดหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉิลมพระเกียรติอย่างเป็นทางการ ณ อาคารเฉลิมพระเกียรติ ชั้น 3  หลังจากที่ท่านได้เริ่มโครงการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ.๒๕๔๐ ซึ่งเป็นปีแรกของการดำรงตำแหน่งอธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ

ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ให้ความสำคัญกับงานจดหมายเหตุเป็นอย่างมากทั้งในตอนดำรงตำแหน่งและสิ้นสุดวาระตำแหน่งอธิการบดี  ท่านได้มอบเอกสารหลักฐานการบริหารงานในช่วงระยะเวลา 4 ปี ประกอบด้วย เอกสารการประชุม นโยบายและแผน รายงาน โครงการอันเกี่ยวเนื่องกับการดำเนินงานของทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัยฯ รวมทั้งสิ่งพิมพ์ทุกชนิดที่มหาวิทยาลัยจัดทำหรือได้รับเพื่อการพัฒนาทางวิชาการหรือเพื่อเผยแพร่ประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่างๆ  และอีกส่วนหนึ่งเป็นแฟ้มประวัติและผลงานส่วนตัวสมัยดำรงตำแหน่งรองปลัดทบวงมหาวิทยาลัย และปลัดทบวงมหาวิทยาลัยเมื่อ พ.ศ. 2535-2539 ให้กับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ Read the rest of this entry »

ความแตกต่างระหว่าง “Co-Working Space และ Learning Space” ของศูนย์บรรณสารสนเทศ
ก.ค. 7th, 2021 by Natchaya

ปัจจุบันเมื่อเทคโนโลยีเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวัน การเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศก็เป็นเรื่องง่าย แค่มี สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ ผ่านอินเตอร์เน็ต ก็สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลาแล้ว ผู้ใช้บริการจึงไม่จำเป็นต้องเข้าห้องสมุดเพื่อมาค้นหาข้อมูล จำนวนผู้เข้าใช้บริการห้องสมุดก็ลดน้อยลง ฉะนั้นห้องสมุดจึงต้องปรับเปลี่ยนให้เข้ากับวิถีชีวิตในยุคปัจจุบัน ด้วยการเพิ่มพื้นที่นั่ง พื้นที่ทำกิจกรรม ให้มากขึ้น และศูนย์บรรณสารสนเทศก็ได้จัดสรรพื้นที่ Learning Space และ Co-Working Space ให้กับผู้ใช้บริการได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ Read the rest of this entry »

การบริหารจัดการหนังสือบริจาค
ก.ค. 5th, 2021 by supachok

ในแต่ละปีการศึกษาแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ  ได้รับหนังสือบริจาคเข้ามาเป็นจำนวนมาก บางส่วนบรรณารักษ์งานจัดหาฯ ที่ดูแลรับผิดชอบได้พิจารณาคัดเลือกเข้าศูนย์บรรณสารสนเทศ ตามที่มีเนื้อหาสอดคล้องกับการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย และเนื้อหาอื่นๆ ที่พิจารณาแล้วมีประโยชน์และเสริมการเรียนรู้  กรณีที่ได้รับหนังสือบริจาคที่มีเนื้อหาไม่สอดคล้อง จะพิจารณาบริจาคต่อให้กับกรมการศึกษานอกโรงเรียน หรือ กศน. โรงเรียนต่างๆ หรือหน่วยงานอื่นๆ ที่ติดต่อขอบริจาคเข้ามา รวมทั้งสนับสนุนโครงการ/กิจกรรมบริการชุมชน ของแผนกบริการสารสนเทศ  กรณีที่มีเนื้อหาที่สอดคล้อง แต่ได้รับจำนวนมากเกินไปในการนำขึ้นชั้นให้บริการ จะพิจารณาเก็บไว้เป็น Stock เพื่อประโยชน์ในการทดแทนหนังสือที่เคยมีอยู่ หากมีการสูญหาย หรือชำรุดจนไม่สามารถจะซ่อมได้ และไม่มีจำหน่ายในท้องตลาดแล้ว ซึ่งจะได้ช่วยประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อเข้ามาใหม่

ในการบริหารจัดการหนังสือ Stock นี้ เมื่อตรวจสอบกับระบบห้องสมุดแล้ว และพิจารณาว่าควรจะเก็บจะบันทึกไว้ใน Google docs โดยมีรายละเอียด ประกอบด้วย ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง/ผุ้รับผิดชอบ ครั้งที่พิมพ์/ปีที่พิมพ์ จำนวนฉบับ เลขISBN, OCLC  Number, ภาษาที่ตีพิมพ์ และสาขาที่เกี่ยวข้อง  ลำดับและเลขตู้หนังสือ

การที่มีข้อมูลเลขตู้หนังสือ เพื่อจะได้ทราบว่า หนังสือเล่มที่จัดเก็บนั้น อยู่ที่ตู้ไหน ลำดับที่เท่าไรของตู้ เพื่อสะดวกในการหยิบหนังสือเล่มนั้นๆ กรณีที่ต้องการนำหนังสือเล่มนั้นนำเข้าศูนย์บรรณสารสนเทศ ต่อไป โดยที่ตัวเล่มจะใส่ slip และระบุลำดับที่เอาไว้ ซึ่งตู้เก็บหนังสือเหล่านี้จะจัดเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ

การที่ใช้โปรแกรม Google docs เพื่อจะได้สามารถใช้งานร่วมกันได้หลายๆ คน เช่น ผู้อำนวยการ หรือ หัวหน้าแผนกฯ ในการเข้ามาดูรายชื่อหนังสือ และเพื่อสามารถบริหารจัดการหรือวางนโยบายต่อไปได้

»  Substance:WordPress   »  Style:Ahren Ahimsa