คลังความรู้ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ

SIDEBAR

»
S
I
D
E
B
A
R
«

การบริหารจัดการข้อมูลที่จัดเก็บใน One drive เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ

ธ.ค. 20th, 2022 by supaporn

ตามภารกิจของ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ในการทำหน้าที่เป็นหน่วยงานสนับสนุนการเรียนรู้ นั้น การดำเนินการต่างๆ จึงมีไฟล์เอกสารทั้งที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงาน การปฏิบัติงาน การให้บริการของศูนย์ฯ อยู่เป็นจำนวนมาก มีการจัดเก็บไฟล์เอกสารสำหรับการบริหารงาน และการดำเนินงานของผู้บริหาร และหัวหน้าแผนก อยู่ในแพลตฟอร์มหนึ่ง ซึ่งมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ และผู้มีสิทธิ์สามารถเข้าไปบันทึกและแก้ไขในการทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีการจำกัดสิทธิ์ใช้เฉพาะผู้บริหารและหัวหน้าแผนก และมีวิธีการใช้ที่ต้องศึกษาและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ จึงจะเกิดความคล่องตัวในการใช้งาน รวมทั้งต้องมีทักษะในการบันทึกเรื่องราว และจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของมหาวิทยาลัย รวมทั้งการใช้ Thumb drive หรือ external drive ในการแบ่งปันการใช้ไฟล์ร่วมกัน อาจจะมีปัญหาเรื่องการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ตามมา และด้วยมหาวิทยาลัยฯ มีการจัดซื้อ Microsoft 365 ซึ่งมีโปรแกรมในการจัดเก็บไฟล์ และใช้ไฟล์ร่วมกันผ่าน cloud จึงเกิดความสะดวกในการใช้ไฟล์เอกสารต่างๆ มากขึ้น ทำให้ต้องเริ่มมีการวางแผนในการจัดการไฟล์เอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบ การวางแนวทางในการปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้บุคลากรสามารถเข้าใช้และทำงานร่วมกันต่อไปได้ในวงกว้างมากขึ้น แม้ว่าจะไม่ได้เป็นการบันทึกเรื่องราว เหมือนกับแพลตฟอร์มที่ใช้ในปัจจุบัน แต่เพื่อความสะดวกของบุคลากรส่วนใหญ่

Pain Point: (ปัญหา)
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นมาปฏิบัติงานแทน
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร ไม่มีการส่งมอบไฟล์เอกสาร อย่างเป็นทางการเพื่อให้บุคลากรอื่นๆ สามารถใช้ไฟล์เอกสารและทำงานร่วมกันหรือทำงานทดแทนกันได้
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบเพื่อให้สามารถจัดเก็บและค้นได้
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร
6. ไม่มีพื้นที่มากพอในการจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ (ในส่วนของบุคลากร และหน่วยงานอื่นที่ส่งไฟล์เอกสาร/สื่อบันทึกอื่นๆ แทนการใช้กระดาษ)

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

สาเหตุของปัญหา	แนวทางการแก้ปัญหา
1. บุคลากรลดน้อยลง ต้องมอบหมายงานให้บุคลากรอื่นปฏิบัติงานแทน	1. จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้และมอบไฟล์เอกสารหรือคู่มือต่างๆ ไว้ในส่วนกลาง
2. เอกสารอยู่ที่ตัวบุคลากร	2. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานจัดเก็บไว้ในส่วนกลาง
3. ไม่มีการจัดการหรือจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบ	3. จัดทำแนวทางในการจัดเก็บไฟล์เอกสารอย่างเป็นระบบในส่วนกลาง
4. เอกสารมีการสูญหาย หรือเปิดอ่านจากสื่อที่บันทึกไม่ได้	4. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบส่วนกลาง
5. ความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์ของบุคลากร	5. ให้บุคลากรส่งมอบไฟล์เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาไว้ในระบบส่วนกลาง
6. ไม่มีพื้นที่มากพอในการจัดเก็บไฟล์เอกสารต่างๆ	6. ประสานงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการส่งไฟล์เอกสาร เช่น งานวิจัย วิทยานิพนธ์ หรืออื่นๆ เข้ามาในระบบส่วนกลางแทนการส่งด้วยสื่อบันทึกหรือทางอีเมล

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้ร่วมกันพิจารณาหาแนวทางการบริหารจัดการไฟล์เอกสารและการใช้ไฟล์เอกสารในระบบส่วนกลาง เพื่อเป็นการบริหารความเสี่ยง และเพื่อเป็นการหาแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการและการใช้ไฟล์เอกสาร เพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากบุคลากรแต่ละแผนก/งาน จำนวน 4 ครั้ง โดยแต่ละครั้งได้ข้อคิดมาจัดทำเป็นแนวปฏิบัติที่ดี

ครั้งที่ 1 วันที่ 16 ธันวาคม 2565 มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก และนักเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องการบริหารจัดการไฟล์ การใช้ไฟล์เอกสาร ที่จัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลาง เกิดเป็นแนวปฏิบัติในการพิจารณาไฟล์ที่ต้องนำมาใส่ใน One drive แนวปฏิบัติในการจัดการโฟลเดอร์ และไฟล์

ครั้งที่ 2 วันที่ 22 มีนาคม 2566 มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เฉพาะกลุ่มผู้บริหาร ได้แก่ ผู้อำนวยการ หัวหน้าแผนก โดยเป็นการพิจารณาการจัดทำโฟลเดอร์ การนำไฟล์เอกสารต่างๆ ที่นำเข้า และมีการปฏิบัติงานจริง ผ่านการใช้ One drive มีการปรับปรุงไฟล์เอกสารบางประเภทให้อยู่ในโฟลเดอร์ ที่ความเหมาะสม

ครั้งที่ 3 วันที่ 27 มีนาคม 2566 เป็นการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับบุคลากรทั้งศูนย์ฯ จึงต้องจัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา 9.00-11.00 น. และรอบสอง เวลา 13.30-15.00 น. โดยเป็นการสื่อสารวัตถุประสงค์ ในการนำ One drive มาใช้ และแนวทางการจัดการไฟล์ต่างๆ ที่ร่างมาแล้วนำเสนอ ได้มีการเสนอโฟลเดอร์และไฟล์ต่างๆ ที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งศูนย์ เช่น ไฟล์ตารางการปฏิบัติงานล่วงเวลา ไฟล์ข้อมูลการเปิดให้บริการในแต่ละภาคการศึกษา โฟลเดอร์ภาพกิจกรรมของศูนย์ฯ เป็นต้น

ครั้งที่ 4 วันที่ 26 เมษายน 2566 จัดแบ่งเป็น 2 รอบ รอบแรก เวลา 09.30 สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการเข้าไปดูไฟล์ อย่างเดียว และรอบสอง เวลา 13.30 น. สำหรับบุคลากรที่มีสิทธิ์ในการใช้ไฟล์ เพื่อแนะนำการเข้าไปดูไฟล์และการเข้าไปใช้ไฟล์ตามสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมาย

จากกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทั้ง 4 ครั้ง สามารถนำมาสรุปเป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารเพื่อการปฏิบัติงานของศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ดังนี้

ที่มาและวัตถุประสงค์ ในการพิจารณานำ One drive มาใช้ในการบริหารจัดการไฟล์เอกสารของศูนย์บรรณสารสนเทศ ดังนี้ Read the rest of this entry »

ปิดความเห็น

การบริหารหนังสืออ้างอิง เพื่อให้เข้าถึงได้มากขึ้น

ธ.ค. 6th, 2021 by supaporn

หนังสืออ้างอิง เป็น Collection ของหนังสือที่มีในห้องสมุดที่ทราบกันดีว่า ห้ามยืมออก หรือไม่อนุญาตให้ยืมออก เพราะธรรมชาติของเนื้อหาของหนังสือประเภทที่เป็น “อ้างอิง” คือ ข้อมูลที่ใช้เพื่อการค้นคว้า อ้างอิง เพียงตอนใดตอนหนึ่งในเล่มเท่านั้นไม่ใช่หนังสือที่อ่านตลอดทั้งเล่ม เพื่อหาคำตอบที่ต้องการในเวลาอันรวดเร็ว

ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีการจัดเก็บหนังสืออ้างอิง ให้บริการเป็นห้องๆ หนึ่งโดยเฉพาะจัดแยกเป็นห้องหน้งสืออ้างอิง ทางมนุษยศาสตร์ สังคมศาสตร์ (ให้บริการที่ชั้น 3) และวิทยาศาสตร์การแพทย์ (ให้บริการที่ชั้น 4) โดยจัดเก็บหนังสืออ้างอิง ตามประเภทของหนังสืออ้างอิง เช่น พจนานุกรม สารานุกรม หนังสือรายปี นานานุกรม บรรณานุกรม ดรรชนี ฯลฯ นอกจากนี้ ตามนโยบายของศูนย์บรรณสารสนเทศ ที่เคยปฏิบัติมา ให้จัดเก็บหนังสือเล่มใหญ่ ภาพสีสวย มีราคาแพง หนังสือราชวงศ์ เป็นหนังสืออ้างอิง และให้บริการในห้องนี้ด้วย โดยมิให้ยืมออกเหมือนกับหนังสืออ้างอิง อื่นๆ

Pain Point: หนังสืออ้างอิงไม่ทันสมัย และผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงหนังสืออ้างอิงได้

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

สาเหตุของปัญหา	แนวทางการแก้ปัญหา
1. ไม่ทันสมัย	1. สำรวจและดึงหนังสืออ้างอิงที่ไม่ทันสมัยออกจากชั้น
2. เลิกผลิตเป็นตัวเล่ม มีรูปแบบดิจิทัลทดแทน	2. ทำ QR Code เพิ่มช่องทางในการเข้าถึงรูปแบบดิจิทัล
3. ยืมออกไม่ได้ แต่มีความต้องการยืมออก (หนังสือสวย หนังสือราชวงศ์)	3. พิจารณาทบทวนหนังสืออ้างอิงให้ยืมออกได้
	4. แยกหนังสืออ้างอิงที่ยืมออกได้ ออกจากชั้นหนังสืออ้างอิงที่ห้ามยืมออกได้

ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ดำเนินการ ดังนี้

1. พิจารณาหนังสืออ้างอิง โดยดึงหนังสืออ้างอิงที่ไม่ทันสมัยออกจากชั้นหนังสือ หรือมีการผลิตในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ออกจากชั้นหนังสืออ้างอิง ทำให้มีแต่หนังสืออ้างอิงที่จำเป็นในการใช้อ้างอิง ได้เนื้อที่ของชั้นหนังสือ และพื้นที่ห้อง รวมทั้งดึงหนังสือราชวงศ์ หนังสือภาพสวยงาม ที่อยู่ในชั้นหนังสืออ้างอิง ในแต่ละหมวดออกมาแยกไว้ต่างหาก เพื่อพิจารณาดำเนินการในข้อ 3 ต่อไป

2. จัดทำ QR Code สำหรับหนังสืออ้างอิงบางประเภทที่มีการผลิตเป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์และสามารถให้เข้าถึงทางออนไลน์ติดไว้ที่ชั้นหนังสืออ้างอิงแต่ละประเภท เช่น พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน https://dictionary.orst.go.th/ เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้การเข้าถึงออนไลน์ได้อีกช่องทางหนึ่ง

3. พิจารณาแนวทางในการดำเนินการและการให้บริการหนังสืออ้างอิงประเภท หนังสือราชวงศ์ หนังสือภาพสวยงาม (ร่วมหารือและดำเนินการกับแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ และแผนกทรัพยากรการเรียนรู้)

3.1 พิจาณาเนื้อหาที่สามารถจัดเก็บไว้ที่ชั้นหนังสือทั่วไป (แผนกบริการฯ พิจารณาในเบื้องต้น และแผนกจัดหาฯ ช่วยพิจารณาหนังสือที่จะนำออกเป็นหนังสือทั่วไป) ทำให้หนังสือที่เคยยืมออกไม่ได้ สามารถยืมออกได้ และมีการปรับ location เป็นหนังสือทั่วไป

3.2 ไม่มีการ re-cataloging หนังสืออ้างอิงที่เป็นราชวงศ์ หนังสือสวยงาม เพราะมีเป็นจำนวนมาก เนื่องจากเป็นนโยบายในสมัยแรกเริ่มตั้งแต่ตั้งศูนย์บรรณสารสนเทศ

3.3 ปรับนโยบายให้เป็นหนังสืออ้างอิงที่ยืมออกได้ เนื่องจากจากสถิติมีการขอยืมออกเป็นกรณีพิเศษ โดย

3.3.1 เปลี่ยน location เป็น Special Book 3rd/Flr. (แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ เปลี่ยน location ในระบบ)

3.3.2 กำหนดให้ยืมได้จำนวน 7 วัน ต่อรายการ (แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ กำหนดสิทธิ์การยืมในระบบ)

3.3.3 แยกหนังสืออ้างอิงประเภทนี้ ออกมาให้บริการด้านนอกห้องหนังสืออ้างอิง และจัดทำป้าย Special Book

ปิดความเห็น

การนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบ WMS

ธ.ค. 6th, 2021 by supaporn

ด้วยหน่วยงานที่ส่งงานวิจัยมาเพื่อเก็บและให้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศ มีนโยบายในการส่งแต่ไฟล์งานวิจัย และไม่ส่งตัวเล่มอีกต่อไป ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงต้องวางแนวปฏิบัติในการนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS เพื่อให้สามารถสืบค้นและให้บริการได้ผ่านการเข้าถึงงานวิจัยอิเล็กทรอนิกส์ฉบับเต็มจากระบบ ThaiLIS ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศนำไฟล์ขึ้นไว้ระบบดังกล่าว ผู้ใช้บริการสามารถอ่านงานวิจัยได้ แม้ว่าไม่มีตัวเล่มให้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศแล้ว

ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดทำคู่มือ การนำไฟล์งานวิจัยขึ้นระบบ WMS นี้ขึ้น เพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการทำงานให้กับบรรณารักษ์แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ต่อไป

ปิดความเห็น

Collection งานวิจัย มฉก.

ก.ย. 24th, 2021 by supaporn

ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีการจัดเก็บงานวิจัยไว้เป็น Collection โดยเฉพาะ ซึ่งรวมงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไป และงานวิจัยของมหาวิทยาลัย แต่เนื่องจากมีการปะปนงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไป จัดเก็บที่ชั้นหนังสือทั่วไป จึงได้มีการพิจารณาทบทวนการจัดเก็บงานวิจัยใหม่ โดยรวมถึงการลงรายการทางบรรณานุกรมสำหรับงานวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ เนื่องจากไม่สามารถทราบจำนวนงานวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ ทั้งหมด รวมทั้งการลงข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นและเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้บริการ และการจัดทำงานวิจัยเป็นดิจิทัลเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

Pain Point: ไม่สามารถรวบรวมงานวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ตามจำนวนงานวิจัยที่มี การจัดเก็บตัวเล่มปะปนกับงานวิจัยทั่วไป

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา:

สาเหตุของปัญหา	แนวทางการแก้ปัญหา
1. การจัดเก็บตัวเล่มงานวิจัยปะปนกัน มีงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไปปะปนกับงานวิจัยของมหาวิทยาลัยฯ	1. สำรวจงานวิจัยของหน่วยงานอื่นที่ปะปนกัน แยกออกไว้ที่ชั้นหนังสือทั่วไป และมีการกำหนดสีเป็นสัญลักษณ์เพื่อให้แยกกันระหว่างงานวิจัยของหน่วยงานทั่วไป (มี Location เป็นชั้น 3) และงานของวิจัยของมหาวิทยาลัย (มี Location เป็น งานวิจัย ชั้น 3) โดยไม่มีการกำหนดหมวดหมู่หรือรหัสใหม่ ยังคงกำหนดเป็นหมวดหมู่ตามเดิม เพื่อจะได้ไม่ต้องใช้เวลาในการ Re-catatloging แต่ใช้แรกซีน สี เป็นตัวแยกให้เห็นความแตกต่าง เพื่อสะดวกในการเก็บตัวเล่มขึ้นชั้น
2. การไม่สามารถค้นจำนวนงานวิจัยของมหาวิทยาลัยได้ทั้งหมด	2. พิจารณาทบทวนการลงรายการทางบรรณานุกรม และกำหนดให้เพิ่ม เขตข้อมูล 610 เป็น มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ตามด้วยหัวเรื่องย่อย วิจัย
3. การไม่สามารถค้นจำนวนงานวิจัยของแต่ละคณะ	3. พิจารณาทบทวนการลงรายการทางบรรณานุกรมและกำหนดให้เพิ่ม เขตข้อมูล 710 เป็น มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ตามด้วยคณะวิชา
4. การไม่มีแนวทางการลงรายการทางบรรณานุกรมเป็นแนวทางเดียวกัน	4. พิจารณาทบทวนการลงรายการทางบรรณานุกรมแต่ละเขตข้อมูล และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นต้องลง จัดทำคู่มือการลงรายการทางบรรณานุกรมของงานวิจัยของมหาวิทยาลัย

ทั้งนี้ ได้มีการพิจารณาทบทวนการจัดทำคู่มือการลงรายการทางบรรณานุกรมงานวิจัยของมหาวิทยาลัย และสามารถใช้กับงานวิจัยของหน่วยงานอื่นๆ ดังนี้ Read the rest of this entry »

ปิดความเห็น

การส่งหนังสือซ่อม : กระบวนการใหม่

ก.ย. 24th, 2021 by supaporn

เดิมศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีกระบวนส่งหนังสือซ่อมจากแผนกบริการสารสนเทศ โดยการลงบันทึกลงในกระดาษ และส่งตัวเล่มที่มีความชำรุดมายังงานซ่อมทรัพยากรสารสนเทศ แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เมื่อดำเนินการซ่อมเสร็จแล้ว มีการส่งกลับมายังแผนกบริการฯ พร้อมเปลี่ยนสถานภาพของหนังสือเพื่อให้บริการต่อไป แม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนไม่มากก็ตาม แต่เกิดปัญหา มีหนังสือค้างการซ่อมเป็นจำนวนมาก จึงได้มีการวิเคราะห์เพื่อหาทางแก้ไข

Pain Point: หนังสือที่ส่งมาซ่อม ค้างอยู่ที่ห้องซ่อมจำนวนมาก

การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา

สาเหตุของปัญหา	แนวทางการแก้ปัญหา
1. มีเจ้าหน้าที่หลายคนในการส่งหนังสือซ่อม	1. กำหนดให้มีเพียง 1 คน ในแต่ละชั้นที่เป็นพื้นที่ให้บริการการอ่าน (รวมเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ส่งหนังสือซ่อม 2 คน)
2. ส่งหนังสือซ่อมมาตลอดเวลา	2. กำหนดวงรอบในการส่งหนังสือซ่อม
3. บันทึกรายการส่งหนังสือซ่อมด้วยกระดาษ ยากต่อการเพิ่มเติม แก้ไข ปรับปรุงข้อมูล มีการใช้งานกันหลายคน ทำให้ยุ่งยากในการปรับแก้ไข เกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกับในระบบห้องสมุด	3. มีการออกแบบข้อมูลและกรอกใน Google form เพื่อใช้บันทึกข้อมูลต่างๆ ของหนังสือที่ส่งซ่อม เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หมายเลข ISBN บาร์โคด หมายเลขฉบับที่ส่งซ่อม สภาพของหนังสือ วันที่ส่งซ่อม การติดตาม เป็นต้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการส่งหนังสือซ่อมบันทึก เจ้าหน้าที่แผนกบริการฯ เท่านั้น เป็นผู้บันทึก และเปลี่ยนสถานภาพเป็นห้องหนังสือซ่อม (Repair room) เพื่อให้ทราบว่า หนังสือรายการนั้น ๆ อยู่ที่ระหว่างการส่งซ่อม และเปลี่ยนสถานภาพเป็นให้บริการได้ (Available) เมื่อหนังสือซ่อมกลับขึ้นมาในสภาพเรียบร้อย พร้อมขึ้นชั้นเพื่อให้บริการ
4. ติดตามการซ่อมหนังสือไม่เป็นระบบ ติดตามแล้วไม่มีการส่งหนังสือซ่อมขึ้นมาตามรอบของการส่งหนังสือ และมิได้มีการติดตามอย่างต่อเนื่อง ทำให้หนังสือที่ส่งซ่อมเป็นเวลานาน ไม่ได้ส่งขึ้นมาตามระยะเวลาที่ควรจะเป็น	4. กำหนดระยะเวลาในการติดตาม กรณีที่เลยกำหนดส่งตามที่ระบุไว้ในการส่งหนังสือซ่อม ให้มีการติดตาม 3 ครั้ง ถ้ายังไม่มีการส่งขึ้นมาให้แจ้งผู้บังบัญชาตามลำดับ
5. ไม่จัดระบบในการซ่อมหนังสือ ไม่มีการจัดลำดับของการส่งหนังสือซ่อม ทำให้หนังสือที่เคยส่งซ่อมนานแล้ว ไม่ได้รับการซ่อมและถูกเก็บไว้ที่ห้องซ่อมหนังสือเป็นเวลานาน	5. มีข้อกำหนดในการส่งหนังสือซ่อมเพียงครั้งละ 40 เรื่อง โดยแบ่งแผนกบริการฯ ชั้น 3 และ 4 ชั้นละ 20 เรื่อง และต้องซ่อมให้แล้วเสร็จทั้งหมด 40 ชื่อเรื่อง ในระยะเวลา 1 เดือนครึ่ง เนื่องจากอาจจะมีหนังสือที่สภาพการซ่อมไม่เท่ากัน อาจจะใช้เวลาต่างกัน (มาก/น้อยในแต่ละรอบ) จึงจะส่งหนังสือซ่อมรอบใหม่
6. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการชำรุดมากขึ้น เมื่อถูกทิ้ง หรือมีการทับของหนังสือที่ส่งเข้ามาเป็นระยะๆ และเป็นระยะเวลานาน	6. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
7. ข้อมูลหรือหลักฐานของหนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย หรือขาดหายไป เช่น บาร์โคด ส่วนสำคัญของหนังสือ เป็นต้น ทำให้เพิ่มความยากในการซ่อมหรือใช้เวลาในการตรวจสอบหลักฐาน	7. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
8. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย	8. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้
9. ซ่อมแล้วไม่สมบูรณ์ สวยงาม	9. มีการตรวจสอบคุณภาพของการซ่อม ถ้าไม่เรียบร้อยให้ส่งกลับซ่อมใหม่
10. บาร์โคดมีการซ้ำกับบาร์โคดของหนังสือเล่มอื่น (บางครั้ง)	10. ช่วยดูแลในส่วนนี้ โดยหัวหน้าแผนกจัดหาฯ เพื่อมิให้เกิดความซ้ำซ้อนของบาร์โคด และส่งกลับคืนมาในจำนวนที่ส่งซ่อม

การปรับกระบวนการใหม่นี้ จะเริ่มในเดือนตุลาคม 2564 โดยจะให้มีการดำเนินการแล้วจึงมีการติดตามผลการดำเนินงาน และนำผลการดำเนินงาน หรือปัญหาที่เกิดขึ้นมาปรับปรุงต่อไป เพื่อให้มีกระบวนการที่ดียิ่งขึ้นต่อไป

ปิดความเห็น

การจัดการพื้นที่สาธารณะ

เม.ย. 28th, 2021 by supaporn

จากการบรรยาย เรื่อง A Room Is Not Just a Room: the Library as Place and Why It Matters โดย คริสเตียน ลอเออร์เซน (Christian Lauersen) ผู้อำนวยการห้องสมุดประชาชนรอสกิลด์ เมืองโคเปนเฮเกน ประเทศเดนมาร์ก และ LocHal: Transformation from a Lending to a Social Library โดย พีเทอเนล ไธจ์เซน (Pieternel Thijssen) ผู้จัดการฝ่ายนวัตกรรม ห้องสมุดลอคฮาล เมืองทิลเบิร์ก ประเทศเนเธอร์แลนด์ ในงาน TKForum 2021 หัวข้อเรื่อง “Library and Public Space for Learning” ในวันพฤหัสบดีที่ 8 เมษายน 2564 จัดโดย TK Park อุทยานการเรียนรู้

เอกสารประกอบการบรรยาย เรื่อง A Room Is Not Just a Room: the Library as Place and Why It Matters

เอกสารประกอบการบรรยาย เรื่อง LocHal: Transformation from a Lending to a Social Library

จากประสบการณ์ที่วิทยากรท้้งสองท่าน นำมาแลกเปลี่ยนให้ฟังนั้น การจัดการพื้นที่สาธารณะจนประสบความสำเร็จ เกิดจากการให้ชุมชนเข้ามามีส่วนร่วม ชุมชนร่วมกันออกความคิดเห็น เมื่อทราบความต้องการของชุมชน ออกแบบให้สอดคล้อง มีการสำรวจใช้ “ประสบการณ์ผู้ใช้ ” มีการออกไปยังชุมชน และดูความเหมาะสมกับสถานที่นั้น สังเกตชุมชน สะท้อนถึงชุมชน เพื่อให้ห้องสมุดที่จะสร้างนั้น เป็นที่ต้องการของชุมชนอย่างแท้จริง หรือมีบทบาทอย่างไรเพื่อชุมชน และต้องมีการทำงานต่อเนื่องให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เพราะความต้องการพื้นที่สาธารณะก็เปลี่ยนไปด้วย

นอกจากนี้ คริสเตียน ลอเออร์เซน ได้สรุปทิ้งทาย ว่า ความล้มเหลว เป็นเรื่องปรกติแต่ไม่ใช่แบบที่เกิดซ้ำ ๆ ในเรื่องเดิมๆ ควรเปิดใจรับความล้มเหลว เป็นวิธีที่ดีในการเรียนรู้ สามาถปรับเปลี่ยนวิธีใหม่

ปิดความเห็น

การนำประสบการณ์ผู้ใช้ หรือ User Experience (UX) มาใช้ในห้องสมุด

เม.ย. 28th, 2021 by supaporn

แอนดี้ พรีสต์เนอร์ (Andy Priestner) ที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบและวิจัยประสบการณ์ของผู้ใช้งาน (UX) สหราชอาณาจักร ได้บรรยายในหัวข้อ Libraries Are for Users: the Value and Application of UX Research and Design ในงาน TKForum 2021 หัวข้อเรื่อง “Library and Public Space for Learning” ในวันพฤหัสบดีที่ 8 เมษายน 2564 จัดโดย TK Park อุทยานการเรียนรู้

วิทยากร เน้นว่า ห้องสมุดมีไว้เพื่อผู้ใช้งาน แต่เดิมมักคิดที่จะสร้างหรือพัฒนาห้องสมุดจากมุมมองของผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงาน ละเลยการให้ความสำคัญกับความต้องการของผู้ใช้ห้องสมุด และได้เสนอสิ่งที่ควรหยุดทำ และเริ่มทำ ได้แก่

หยุดทำ (Stop)	เริ่มทำ (Start)
1. ควรหยุดเดาว่าผู้ใช้ต้องการอะไร (speculating)	1. สื่อสารกับผู้ใช้ (Communicating with users)
2. ควรหยุดการประชุมที่ไม่จบสิ้น (holding endless meetings)	2. ลองค้นคว้าไปกับผู้ใช้ (Researching with users)
3. ควรหยุดทำสิ่งที่คิดเอาเอง สิ่งที่ห้องสมุดชอบ สิ่งที่อยากเห็นในห้องสมุด (Futher private and personal agendas)	3. ร่วมมือกับผู้ใช้ (Collaborating with users)
4. ควรหยุดออกแบบบริการโดยกันผู้ใช้งานออกไป (Devising services in isolation from users)	4. สร้างสิ่งต่างๆ ร่วมกัน (Co-creating with users) ให้ผู้ใช้เข้ามามีส่วนร่วมในการคิดค้นบริการต่างๆ ผ่านข้อมูล ผ่านไอเดีย หรือการมีปฏิสัมพันธ์กัน

เมื่อเก็บข้อมูลจากวิจัยผู้ใช้ ซึ่งมีหลากหลายวิธีแล้ว ต้องมีการจัดการต่อ โดย

1. การทำแผนที่จัดกลุ่มความคิด (Affinity Mapping) เป็นการถอดข้อมูลทุกอย่างที่ได้จากผู้ใช้งาน แยกตามหมวดหมู่

2. การระดมไอเดีย (Idea Generation) ระดมไอเดีย ควรมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่พบ ควรเป็นไอเดียที่นำไปสู่วิธีการตอบสนองที่สร้างสรรค์ ไอเดียไหนที่คุ้มค่าที่จะสำรวจต่อไปก็ขึ้นเป็นต้นแบบ

3. การสร้างต้นแบบและการทำซ้ำ (Prototype & Iterate) สร้างต้นแบบและทดลองการใช้กับผู้ใช้ ไม่มีทางสมบูรณ์แบบได้ตั้งแต่แรก ต้องทำซ้ำ ปรับใหม่ แล้วทดลองใหม่

ปิดความเห็น

บทบาทของผู้สอน (Role of Educators)

เม.ย. 28th, 2021 by supaporn

จากหัวช้อ To Organize World’s Information and the Future of Education and Learning โดย คุณจารุณี สินชัยโรจน์กุล ผู้บริหารโครงการด้านการศึกษา บริษัท กูเกิล ประเทศไทย จำกัด ที่นำเสนอในงาน TKForum 2021 หัวข้อเรื่อง “Library and Public Space for Learning” ในวันพฤหัสบดีที่ 8 เมษายน 2564 จัดโดย TK Park อุทยานการเรียนรู้

กล่าวถึงหลายโครงการของ Google ที่เกี่ยวกับการศึกษา ซึ่งตามพันธกิจของ Google คือ การจัดการข้อมูลบนโลก ให้สามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์อย่างสูงสุด และ Google ได้พัฒนาแพลตฟอร์มที่เชื่อมโยงกับการศึกษามากมาย และจากประสบการณ์ที่เข้าไปมีส่วนเกี่ยวข้อง ได้ให้แนวคิดว่า ผู้สอนต้องช่วยกันสร้างเงื่อนไข (condition) ในการเรียนรู้ ตั้งคำถามที่ต้องชวนให้ผู้เรียนคิด เป็นการกระตุ้นให้ผู้เรียนคิดตามมากขึ้น ดังนั้น ในการศึกษาควรจะประกอบด้วย 3 ส่วน ได้แก่ เงื่อนไข (Condition) เทคโนโลยี (Technology) และ กลยุทธ์ในการสอน (Pedagogy) ผู้สอนมี Content ที่จะต้องส่งต่อให้กับผู้เรียน ผู้สอนต้องรู้จักสร้างคำถาม หรือเงื่อนไข ให้ผู้เรียนคิดต่อ คิดตาม ไม่รู้สึกเบื่อ และทำให้ผู้เรียนรู้จัก explore มากขึ้น ผู้สอนมีเทคโนโลยี แต่สิ่งสำคัญ คือ กลยุทธ์ในการสอน ทั้ง 3 ส่วนนี้จะต้องไปด้วยกัน

บทบาทของผู้สอน (Role of Educators)

1. การเป็น Designer เดิมเคยทำแต่แผนการสอน แต่ปัจจุบันต้องเน้นที่ผู้เรียนมากขึ้น ผู้เรียนมีรูปแบบการเรียนรู้แบบไหน จะได้ออกแบบการสอนได้

2. การเป็น Facilitator ผู้สอนต้องทำหน้าที่เป็นผู้จัดการ คิดกระบวนการที่ทำให้ผู้เรียนมีส่วนร่วม

3. การเป็น Lifelong learner เป็นผู้เรียนรู้ตลอดชีวิต

ในแต่ละบทบาทของการเป็นผู้สอน Google มีแพลตฟอร์มที่สนับสนุนในแต่ละด้านเตรียมไว้ใช้อยู่แล้ว

แพลตฟอร์มต่างๆ ของ Google ที่สนับสนุนบทบาทของผู้สอน

ปิดความเห็น

ทักษะที่ต้องมี

เม.ย. 28th, 2021 by supaporn

คุณ คริสตัล ลิม-แลงจ์ (Crystal Lim-Lange) อดีตผู้อำนวยการ NUS Centre for Future-ready Graduates และผู้ก่อตั้งบริษัท Forest Wolf ประเทศสิงคโปร์ ได้นำเสนอภาพ ทักษะต่างๆ จากสภาเศรษฐกิจโลก ในการบรรยายเรื่อง Deep Human Resilience-the Skills and Mindsets We Need to Succeed in an Era of Change ขึ้นมานำเสนอในงาน TKForum 2021 หัวข้อเรื่อง “Library and Public Space for Learning” ในวันพฤหัสบดีที่ 8 เมษายน 2564 ตั้งแต่เวลา 9.00-16.30 น. จัดโดย TK Park อุทยานการเรียนรู้

ทักษะที่ต้องมีในปี 2022

ในคอลัมน์ขวามือเป็นทักษะที่อยู่ในช่วงขาลง หมายถึง ทักษะที่ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป เป็นทักษะที่ได้จากการศึกษาแบบดั้งเดิม เช่น ความจำ การอ่าน การเขียน คณิตศาสตร์ ทักษะเหล่านี้ หุ่นยนต์ เอไอ หรือเครื่องจักร สามารถทำได้ดี ส่วนคอลัมน์ทางซ้ายมือเป็นทักษะที่อยู่ในช่วงขาขึ้น เป็นทักษะที่ทำให้คนแตกต่างจากหุ่นยนต์ เรียกว่า ทักษะขั้นสูง ทักษะเหล่านั้น คือ ความสามารถในการคิดเชิงลึก เชิงวิพากย์ เชิงวิเคราะห์ การสร้างนวัตกรรมเป็นทักษะการคิดขั้นสูง การมีความคิดสร้างสรรค์ ความฉลาดทางอารมณ์ ความเป็นผู้นำและการมีอิทธิพลต่อผู้อื่น หรือการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน การสื่อสารที่ซับซ้อน Read the rest of this entry »

ปิดความเห็น

เข้าใจข้อมูล สื่อสารได้เข้าใจ โดนใจผู้ใช้

ม.ค. 20th, 2021 by supaporn

การเขียนบทความนี้ เพื่อเป็นข้อมูลประกอบกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ประจำปีการศึกษา 2563 เรื่อง เข้าใจข้อมูล สื่อสารได้เข้าใจ โดนใจผู้ใช้

เนื่องจากมีการพิจารณาแล้วเห็นว่า ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ มีการลงข้อมูลบรรณานุกรมพร้อมรายละเอียดอื่นๆ ที่ผู้ใช้ห้องสมุดควรทราบและจะเป็นประโยชน์ต่อการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศในห้องสมุด โดยเฉพาะระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) เป็นระบบที่เป็นแหล่งรวมข้อมูลทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดเป็นสมาชิกในเครือข่ายมากกว่า 7,200 แห่งทั่วโลก ดังนั้น ข้อมูลหรือข้อความที่ลงในปรากฏในระเบียนบรรณานุกรม 1 ระเบียนจะมีความแตกต่างจากระเบียนบรรณานุกรมของระบบห้องสมุดโดยทั่วไป การที่ผู้ใช้ห้องสมุดจะสามารถใช้ฟังก์ชั่นงานต่างๆ และข้อมูลหรือข้อความที่ปรากฏในระเบียนบรรณานุกรมได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุดนั้น บุคลากรของห้องสมุดควรจะต้องเป็นบุคคลที่มีความรู้หรือสามารถอธิบายข้อมูลหรือข้อความในระเบียนบรรณานุกรมให้กับผู้ใช้ได้ดีที่สุด

แต่การที่บุคลากรของศูนย์บรรณสารสนเทศ ส่วนใหญ่จบมาจากหลากหลายสาขา และปฏิบัติหน้าที่ในงานอื่นๆ ที่เป็นงานหลัก แต่ต้องทำหน้าที่ให้บริการในช่วงนอกเวลาทำการ ย่อมทำให้มีความรู้ ข้อมูลที่อาจจะไม่เท่ากัน และเพื่อเป็นการปรับทักษะ หรือให้องค์ความรู้ใหม่ ๆ ที่ระบบพัฒนาขึ้นมาใหม่ ด้วย ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง “เข้าใจข้อมูล สื่อสารได้เข้าใจ โดนใจผู้ใช้” นี้ขึ้น ทั้งนี้ เน้นข้อมูลหรือข้อความที่ผู้ใช้ห้องสมุดเห็นจากระบบการสืบค้นเป็นหลัก

ในการเขียนเอกสารนี้ ขอเขียนขึ้นในลักษณะที่เป็นข้อคำถาม ซึ่งน่าจะง่ายต่อความเข้าใจ และเป็นไปตามลำดับของการเข้าใช้ระบบ

1. การแจ้ง URL ในการสืบค้น

คำอธิบาย: ให้ตอบว่า https://hcu.on.worldcat.org/discovery

ถ้าต้องตอบว่า จะสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศของศูนย์บรรณสารสนเทศได้จากช่องทางใด ควรจะตอบว่า https://hcu.on.worldcat.org/discovery มากกว่าที่จะตอบว่า เข้ามาที่เว็บไซต์ศูนย์บรรณสารสนเทศ ที่ https://lib-km.hcu.ac.th

เนื่องจากหน้าเว็บไซต์ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ทำช่องสืบค้นของระบบห้องสมุด WMS ไว้ให้ จึงง่ายต่อการแนะนำ และ URL สำหรับหน้าจอการสืบค้นของ WMS อาจจะยาวและจำยาก แต่ควรแนะนำให้แจ้ง URL ที่ ตัวสืบค้นของระบบห้องสมุด WMS จะดีกว่า เนื่องจากระบบ WMS มีการบริหารจัดการอยู่บน Cloud กรณีที่มหาวิทยาลัยไฟดับ หรือมีการบำรุงรักษาระบบไฟฟ้า ผู้ใช้สามารถเข้าสืบค้นมายังระบบห้องสมุด WMS ได้โดยตรง (ไม่ต้องมาเข้าที่เว็บไซต์ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ซึ่งจะเข้าใช้ไม่ได้ถ้าเกิดไฟดับ เนื่องจากเว็บไซต์ศูนย์บรรณสารสนเทศ อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่มหาวิทยาลัย)

สำหรับ URL https://hcu.on.worldcat.org/discovery นี้ มีเทคนิคในการจำแบบง่าย ๆ ดังนี้

hcu =        Huachiew University
on =        บน
worldcat =        รายการบรรณานุกรมบนโลก (World Cataloging)
org =        องค์กร (organization) เป็นชื่อโดเมนบริหารโดย OCLC
discovery =        การสืบค้น การค้นหา

ทั้งหมดนี้จะมีชื่อเรียกเป็นคำย่อสำหรับหน้าจอหรือช่องทางการสืบค้นของระบบ WMS ว่า WCD = worldcat discovery หรือคำทั่วไป ที่เรามักจะได้ยินว่า OPAC ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติทั่วไป นั่นเอง Read the rest of this entry »

ปิดความเห็น

» Substance:WordPress » Style:Ahren Ahimsa