เนื่องจากในแต่ละปี ทางแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ได้รับหนังสือบริจาคเข้ามาในปริมาณจำนวนมาก ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ จึงมีแนวคิดในการบริหารจัดการหนังสือที่ได้รับบริจาคเหล่านั้น ดังนี้
- พิจารณาคัดเลือกหนังสือที่ไม่ตรงกับการให้บริการ แยกออกเพื่อบริจาคไปยังหน่วยงานที่เหมาะสมต่อไป เช่น ห้องสมุดโรงเรียน ห้องสมุดเรือนจำ การศึกษานอกโรงเรียน (กศน.) และแห่งอื่น ๆ ที่ติดต่อขอรับบริจาคหนังสือ
- พิจารณาหนังสือเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ เพื่อใช้ประโยชน์ต่อไป อาทิเช่น
– หนังสือที่ให้บริการชำรุด หรือสูญหาย และไม่มีการจัดพิมพ์อีก ต้องทดแทน
– หนังสือที่มีอยู่ มีความต้องการใช้มากขึ้น เป็นต้น
– หนังสือที่มีเนื้อหาที่เป็นความรู้พื้นฐาน และมีความจำเป็นต้องใช้
– หนังสือหายาก
งานบริจาคหนังสือ ดำเนินการโดยมีขั้นตอน ดังนี้
- ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของหนังสือกับระบบห้องสมุด และจำนวนที่มี
- กรณีที่มีแล้ว 2 เล่ม จะพิจารณาเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ ถ้ามีเล่มเดียวจะพิจารณาเนื้อหา สถิติการใช้ และส่งมอบให้บรรณารักษ์เพิ่มจำนวนในระบบ
- จัดพิมพ์รายชื่อหนังสือที่ต้องการเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ โดยใช้โปรแกรม Excel กำหนดข้อมูลต่างๆ เช่น ลำดับของหนังสือ (Running Number) ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง ครั้งที่พิมพ์ ปีที่พิมพ์ เลข ISBN และเลข Bib Number (กรณีที่ตรวจสอบว่ามีในระบบห้องสมุดแล้ว เพื่อสะดวกในการสืบค้นในภายหลัง)
- มีการนำ Running number ตามที่บันทึกไว้ในโปรแกรม Excel มาติดไว้ที่ตัวเล่ม และจัดเรียงตามหมายเลข เพื่อให้หาได้ง่าย
ดังนั้น งานบริจาคหนังสือจะมีไฟล์รายชื่อหนังสือที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ต่อไป ซึ่งจะมีการใช้ไฟล์ร่วมกับงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย และไม่ต้องเปลืองงบประมาณ
