Acquisition module เป็น 1 ในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ Virtua (VTLS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module ดังนี้
- จัดการข้อมูลของรายการการสั่งซื้อ ผู้ขาย ข้อมูลด้านบัญชี ใบส่งของ ใบรับของและรายการ Claim ได้
- ตรวจสอบรายการสั่งซื้อ แก้ไข หรือลบรายการ หรือยับยั้งการสั่งซื้อบางรายการได้ก่อนการสั่งซื้อ
- ยกเลิกรายการสั่งซื้อได้ และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
- สั่งซื้อสามารถดึงข้อมูลบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลบรรณานุกรม
- รับหนังสือ อาจจะได้รับเฉพาะบางรายการในใบสั่งซื้อ
- พิมพ์ Payment และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
- เปลี่ยนหน่วยเงินตราต่างประเทศได้
- สร้างฐานข้อมูลผู้ขาย เพื่อเก็บรายละเอียดของผู้ขาย
- ดูสถานะของหนังสือที่กำลังซื้อจาก OPAC
- สร้างรายงานต่างๆ ได้แก่
- Vendor Performance (ผลงานของผู้ขาย)
- Account Summary (สรุปยอดบัญชี)
- Account Details (รายละเอียดบัญชี)
- Audit Trail (การตรวจสอบบัญชี)
- Order Placed (by Account) (การสั่งซื้อสินค้า)
- Payable Invoices (ใบแจ้งหนี้)
- All Invoices (ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด)
โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้
1.การลงฐานข้อมูล tag basic ดังนี้
– tag 020 เลข ISBN
– tag 100 ชื่อผู้รับผิดชอบ
– tag 245 ชื่อหนังสือ
– tag 250 ครั้งที่พิมพ์
– tag 260 สำนักพิมพ์
– tag 658 สาขาวิชา
– ลงทะเบียน Item number, location, status
ตัวอย่างหน้าจอการลง tag basic
![image001](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image001-300x244.png)
![image003](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image003-1-300x194.png)
2.การสั่งซื้อหนังสือ (order)
สั่งซื้อหนังสือสามารถดึงข้อมูลบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลบรรณานุกรมได้จาก bib ใน tag 001 ที่ได้สร้างไว้ เช่น # 156936 วางไว้ที่หน้า order โดย
-ใส่ราคาหนังสือในราคาเต็มจำนวน ของใบ PO ดังรูป ให้ครบทุกรายการของใบ PO. นั้นๆ
– ใส่ Fund Code เป็น Ph582 Public Health582
– ใส่ Vender Title ID โดยใส่รหัส ISBN
ตัวอย่างหน้าจอการ add order
![image005](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image005-300x193.png)
– รหัส Fund code ของคณะต่างๆที่ต้องการตัดงบประมาณ
![image007](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image007-270x300.png)
3. การรับสินค้า (receipts)
อ้างใบ PO. เดิมเพื่อทำการ receipts ทำแถบสว่างเพื่อเพิ่มตามจำนวน order ที่สั่ง (Express Receive)
ตัวอย่างหน้าจอ การ receipts
![image010](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image010.jpg)
![image011](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image011-300x180.png)
![image013](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image013.png)
เสร็จขั้นตอนการ receipts
4. การรับสินค้า (add invoice) ใส่ ส่วนลด Discount Percent ตามใบ Invoice ใบแจ้งหนี้ (primary Invoice Information) ดังรูป
![image015](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image015-300x219.png)
![image017](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image017.png)
ตัวอย่างส่วนลดราคา Invoice
![image019](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image019-300x219.png)
![image021](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image021.png)
5. ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน (Select Invoices for Payment) ใส่เลขที่อ้างอิง มฉก. ของมหาวิทยาลัย (Voucher ID) เพื่อทำการตัดงบประมาณของสาขาวิชาแล้วทำการจ่ายเงินด้วย Expand Invoice ไปที่ขั้นสุดท้าย กด Save เป็นอันเสร็จในหนึ่งใบ PO.
![image023](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image023-300x196.png)
หน้าขั้นตอน print voucher
![image027](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image027-1-300x172.png)
![image025](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image025.png)
– ตัวอย่าง งบประมาณของคณะสาธารณสุขศาสตร์ 100,000 ใช้ไปแล้ว 40,341.85 บาท คงเหลือ 59,658.15 บาท
![image030](https://lib-km.hcu.ac.th/wp-content/uploads/2016/02/image030-300x266.jpg)