Acquisition module เป็น 1 ในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ Virtua (VTLS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module ดังนี้
- จัดการข้อมูลของรายการการสั่งซื้อ ผู้ขาย ข้อมูลด้านบัญชี ใบส่งของ ใบรับของและรายการ Claim ได้
- ตรวจสอบรายการสั่งซื้อ แก้ไข หรือลบรายการ หรือยับยั้งการสั่งซื้อบางรายการได้ก่อนการสั่งซื้อ
- ยกเลิกรายการสั่งซื้อได้ และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
- สั่งซื้อสามารถดึงข้อมูลบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลบรรณานุกรม
- รับหนังสือ อาจจะได้รับเฉพาะบางรายการในใบสั่งซื้อ
- พิมพ์ Payment และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
- เปลี่ยนหน่วยเงินตราต่างประเทศได้
- สร้างฐานข้อมูลผู้ขาย เพื่อเก็บรายละเอียดของผู้ขาย
- ดูสถานะของหนังสือที่กำลังซื้อจาก OPAC
- สร้างรายงานต่างๆ ได้แก่
- Vendor Performance (ผลงานของผู้ขาย)
- Account Summary (สรุปยอดบัญชี)
- Account Details (รายละเอียดบัญชี)
- Audit Trail (การตรวจสอบบัญชี)
- Order Placed (by Account) (การสั่งซื้อสินค้า)
- Payable Invoices (ใบแจ้งหนี้)
- All Invoices (ใบแจ้งหนี้ทั้งหมด)
โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้
1.การลงฐานข้อมูล tag basic ดังนี้
– tag 020 เลข ISBN
– tag 100 ชื่อผู้รับผิดชอบ
– tag 245 ชื่อหนังสือ
– tag 250 ครั้งที่พิมพ์
– tag 260 สำนักพิมพ์
– tag 658 สาขาวิชา
– ลงทะเบียน Item number, location, status
ตัวอย่างหน้าจอการลง tag basic
2.การสั่งซื้อหนังสือ (order)
สั่งซื้อหนังสือสามารถดึงข้อมูลบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลบรรณานุกรมได้จาก bib ใน tag 001 ที่ได้สร้างไว้ เช่น # 156936 วางไว้ที่หน้า order โดย
-ใส่ราคาหนังสือในราคาเต็มจำนวน ของใบ PO ดังรูป ให้ครบทุกรายการของใบ PO. นั้นๆ
– ใส่ Fund Code เป็น Ph582 Public Health582
– ใส่ Vender Title ID โดยใส่รหัส ISBN
ตัวอย่างหน้าจอการ add order
– รหัส Fund code ของคณะต่างๆที่ต้องการตัดงบประมาณ
3. การรับสินค้า (receipts)
อ้างใบ PO. เดิมเพื่อทำการ receipts ทำแถบสว่างเพื่อเพิ่มตามจำนวน order ที่สั่ง (Express Receive)
ตัวอย่างหน้าจอ การ receipts
เสร็จขั้นตอนการ receipts
4. การรับสินค้า (add invoice) ใส่ ส่วนลด Discount Percent ตามใบ Invoice ใบแจ้งหนี้ (primary Invoice Information) ดังรูป
ตัวอย่างส่วนลดราคา Invoice
5. ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน (Select Invoices for Payment) ใส่เลขที่อ้างอิง มฉก. ของมหาวิทยาลัย (Voucher ID) เพื่อทำการตัดงบประมาณของสาขาวิชาแล้วทำการจ่ายเงินด้วย Expand Invoice ไปที่ขั้นสุดท้าย กด Save เป็นอันเสร็จในหนึ่งใบ PO.
หน้าขั้นตอน print voucher
– ตัวอย่าง งบประมาณของคณะสาธารณสุขศาสตร์ 100,000 ใช้ไปแล้ว 40,341.85 บาท คงเหลือ 59,658.15 บาท
