วิธีและขั้นตอนการทำ Derive Bib หรือทำการคัดลอก Bib เดิม ให้ได้ Bib ใหม่

ผู้เขียนปฏิบัติหน้าที่ในงานจัดหาฯ ของแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ได้รับมอบหมายในการลงรายการเบื้องต้น และทำการ Derive ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ WorldShare Management Services (WMS) ในการสร้าง Order ของฐานข้อมูลห้องสมุด เพื่อเป็นการลงรายการทางบรรณนุกรมเบื้องต้น และเป็นการอำนวยความสะดวกให้กับบรรณารักษ์แผนกวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ  โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เข้าระบบ WMS ที่ https://hcu.share.worldcat.org/wms
2. สืบค้น (Search) หารายชื่อหนังสือที่ต้องการ การสืบค้นสามารถสืบค้นได้ทั้ง 2 โมดูล คือ ในโมดูล Acquisition เลือก Discover Items  Search และโมดูล Metadata เลือก Record Manager Search โดยมีวิธีการสืบค้น ดังนี้
   2.1 เลือก Scope (ขอบเขต) ของแหล่งที่เราต้องการหา My Library Holding , All WorldCat, My LHRs
   2.2 เลือก Index (ดัชนี) ที่ต้องการหาจากเขตข้อมูล เช่น Keyword, Title,  Author, ISBN, ISSN,  OCLC Number
   2.3 ใส่ Term(s) กรอกข้อมูลที่ต้องการหา เช่น ต้องการหาชื่อเรื่อง Search: Title = ทำตลาดได้เงินล้านบนไลน์ด้วย Line@

Search: Title = ทำตลาดได้เงินล้านบนไลน์ด้วย Line@ (All WorldCat)

รูปภาพที่ 1 แสดงขั้นตอนการ Search

3. แสดงผลการสืบค้น ปรากฏว่ามีอยู่ทั้งหมด 1 รายการแต่ปีที่เราต้องการไม่ตรงกับหนังสือที่เรามีอยู่ เราจะทำการ Derive ข้อมูลของปีเก่าคือปี 2559ให้เป็น ปีใหม่ ที่เรามีอยู่ คือปี 2561
4. ดำเนินการ  Derive
5. เลือก Derive
   

   รูปภาพที่ 2 แสดงขั้นตอนการ การ Derive

   จะปรากฏรายละเอียดของ Bib ที่เรา Derive มา

   

   รูปภาพที่ 3 แสดงการขั้นตอนการ Derive Record

   6. เลือก Save เลือก Add Record and Set WorldCat Holding
   7. จะปรากฏรายละเอียดของ Bib ที่เรา Derive มาจะมี เครื่องหมาย ถูก ตามด้วยคำว่า √ Derived the record. เป็นตัวหนังสือสีเขียว ปรากฎให้เราเห็นว่าเราได้ทำการ Derive มา ข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ยังเป็นของ Bib เดิม แต่ไม่มี Tag 001 ปรากฏให้เราเห็น ขั้นตอนต่อมาเราก็จะทำการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดต่าง ๆ
      

      รูปภาพที่ 4. แสดงการกรอกรายละเอียด Derive Record

      8. ปรับปรุงรายละเอียดต่าง ๆ ให้ตรงกับหนังสือที่เรามีอยู่ให้ตรงกับตัวเล่มของหนังสือนั้นๆ

      1.กรอกรายละเอียดที่มีการเปลี่ยนแปลงในเขตข้อมูลต่างๆ ดังนี้ (โดยจะใส่ข้อมูลที่จำเป็น พร้อม indicator แต่ละเขต)

      1.1 ทำการเปลี่ยนแปลงรายละเอียด ที่ LDR (Leader) เสร็จแล้ว เลือก Done (ถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็ไม่ต้องแก้ไข)

      1.2 ทำการเปลี่ยนแปลง Tag 008  เสร็จแล้วเลือก Done (รายละเอียดตามหนังสือที่ต้องการเปลี่ยนแปลง เช่น ปีที่ต่างจากของเดิม)

      1.3 ทำการเปลี่ยนแปลง Tag 040    (แหล่งทำรายการ)

      ตัวอย่าง  040   THHCU $b tha $c THHCU ถ้าเป็นหนังสือภาษาอังกฤษ $bใช้ $b eng ภาษาจีนใช้ $b chi เป็นต้น (ถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็ไม่ต้องแก้ไข) ผ่าน Tag นี้ได้เลย

      1.4 ทำการเปลี่ยนเปลง Tag 020    (ISBN)
      ตัวอย่าง  020  9786162624223 (เปลี่ยนให้เป็นของใหม่ที่จะทำการลงรายการ)

      1.5 Tag 100    (ผู้แต่ง)
      ตัวอย่าง  100   นลิน จันทร  (เหมือนชื่อเดิมก็ไม่ต้องเปลี่ยน)

      1.6 Tag 245    (ชื่อเรื่องและส่วนความรับผิดชอบ)
      ตัวอย่าง 245  ทำตลาดได้เงินล้านบนไลน์ด้วย Line@ /$cนลิน จันทร, เขียน ; พันจันทร์ ธนวัฒนเสถียร, บรรณาธิการ (เหมือนเดิมก็ไม่ต้องเปลี่ยน)

      1.7 Tag 250    (ครั้งที่พิมพ์)
      ตัวอย่าง 250  พิมพ์ครั้งที่ 1 (เหมือนเดิมก็ไม่ต้องเปลี่ยน)

      1.8 Tag 260    (สถานที่พิมพ์ ได้แก่ เมือง สำนักพิมพ์ ปีที่พิมพ์ )
      ตัวอย่าง  260  กรุงเทพฯ :$bรีไวว่า,$c2561. (แตกต่างกันตรงปีที่พิมพ์ก็เปลี่ยนให้ตรงกับหนังสือที่มีอยู่)

      1.9 Tag 300  (ส่วนลักษณะทางกายภาพ ได้แก่ จำนวนหน้า รายละเอียดเกี่ยวกับภาพประกอบ ขนาดของหนังสือ ตัวอย่าง 300  270 หน้า :$bภาพประกอบ;$c19 ซม. (เหมือนเดิมก็ไม่ต้องเปลี่ยน)

      1.10 แล้วเช็ดรายละเอียดของ Tag อื่นๆ ตามลำดับจนเสร็จเรียบร้อย

      9. เลือก Save เลือก Add Record and Set WorldCat Holding

      

      รูปภาพที่ 5. แสดงการขั้นตอน Save

      10. เมือคลิก Save เลือก Add Record and Set WorldCat Holding จะปรากฏ เครื่องหมายถูกแล้วตามด้วยคำว่า √Saved record 1081033786 and set WorldCat holding และในรายละเอียดของ Bib ก็จะมี Tag 001 ปรากฏเลขระเบียนของหนังสือที่เราได้ทำการ Derive เรียบร้อยแล้ว เลขระเบียนที่ได้คือ #1081033786 เสร็จขั้นตอนการ Derive

      

      รูปภาพที่ 6. แสดงเลขระเบียบที่ Derive เสร็จ

      11. เสร็จขั้นตอนการทำ Derive หนังสือ

      เรากลับมาทำการ Search หาข้อมูลของหนังสือเล่มนี้ใหม่อีกครั้ง ก็จะปรากฏ Bib ใหม่เพิ่มขึ้นมาให้เราได้ใช้

      

      รูปภาพที่ 7 แสดงขั้นตอนการ Search New

      เราก็สามารถเลือก Add to… Order ได้เลย เพื่อที่จะได้ทำการสั่งซื้อหนังสือเล่มนี้ในขั้นตอนต่อไปได้เลย

      

      รูปภาพที่ 8 การAdd to Order

      

      รูปภาพที่ 9 ขั้นตอนการAdd to Order

       

      

      รูปภาพที่ 10 ขั้นตอนการAdd to Order เข้ามาใน Po.

       

      

      รูปภาพที่ 11 ขั้นตอนการนำมาใช้ในส่วนของงานสร้าง Order ต่อไป

      ประโยชน์ของการทำ Derive คือไม่ต้องเสียเวลาไปกับการสร้างฐานข้อมูลใหม่

      จากนั้น ส่งหนังสือต่อให้กับบรรณารักษ์เพื่อวิเคราะห์และลงรายการหนังสือตามหลักเกณฑ์โดยละเอียดต่อไป