เมื่อพบว่า มีระเบียนบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศซ้ำซ้อนหรือมี bibliographic record (bib) ซ้ำกัน บรรณารักษ์จะรวมระเบียนนั้น ๆ หรือรวม bib นั้นให้เหลือเพียงระเบียนเดียว หรือ bib เดียวที่สมบูรณ์เท่านั้น โดยการเลือกใช้คำสั่ง Move ย้ายไปยังระเบียนที่สมบูรณ์ที่สุด

เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS https://hcu.share.worldcat.org/wms และเลือกโมดูล Matadata แล้ว เลือกระเบียนที่มี Bib ซ้ำ  ซึ่งจะย้ายไปรวมกับ Bib อื่น จึงต้อง Move ส่วนที่เป็น LBD (คือ Local Bibliographic Data เป็นส่วนข้อมูลทางบรรณานุกรมของห้องสมุด ซึ่งจะมีส่วนนี้ เมื่อใช้ Bib ร่วมกับ Master record กับห้องสมุดแห่งอื่น ห้องสมุดที่ขอใช้ระเบียนร่วมจะใส่ข้อมูลทางบรรณานุกรมที่ห้องสมุดใส่นอกเหนือจากที่มีการลงใน master record)  ไปอยู่ในระเบียนใหม่

ตัวอย่างแสดงหน้าจอ LBD

Read the rest of this entry »

หนังสือในห้องสมุด เมื่อมีการนำออก หรือพิจารณาคัดออก จะต้องมีนำระเบียนนั้น ๆ ออกจากระบบห้องสมุดด้วย แต่เนื่องจากในระบบ WorldShare Management Services (WMS) เป็นระบบที่มีลักษณะเป็นสหบรรณานุกรม หรือรวมการลงรายการบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศที่มีในแต่ละห้องสมุด จึงจะมีการใช้ระเบียนหลักร่วมกัน (Master record)  ดังนััน เมื่อมีการดึงหนังสือเล่มใดออกจากห้องสมุดแล้ว ในระบบจึงไม่สามารถจะลบระเบียนหลัก (Master record) ได้เนื่องจากมีห้องสมุดแห่งอื่น ใช้ระเบียนนั้น ร่วมกันอยู่  แต่จะเป็นลบ item ของหนังสือเล่มนั้น ๆ ออกจากระบบ

ในการดึงหนังสือออก จึงมีการนำหนังสือเหล่านั้น มาสแกนบาร์โคดก่อน นำเข้าโปรแกรม Excel เพื่อจะได้เป็นหลักฐาน และเพื่อนำบาร์โคดนั้นมาลบออกจากระบบห้องสมุดต่อไป โดยระบบสามารถให้ลบ Barcode ได้ทีละจำนวนมาก ๆ  หรือเป็นการลบ item ได้ทีละจำนวนมาก ๆ นั่นเอง

ขั้นตอนการลบ Item ออกจากระบบ WMS

1.  เตรียมข้อมูลบาร์โค้ดที่ต้องการลบเป็น File Excel โดยมีหมายเลขบาร์โค้ด 1 item ต่อ 1 บรรทัด ตามภาพ

ภาพตัวอย่างการเตรียมข้อมูล File Barcode ที่ต้องการลบ

2.  เข้าสู่ระบบ WMS เรียบร้อยแล้ว ทำการตั้งค่า ดังนี้ Read the rest of this entry »