ในฐานะที่ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับ “งานสารบรรณ” ขอบข่ายงานสารบรรณ มีเนื้องานมากมายหลากหลาย ผู้เขียน ขอเอ่ยถึงวิธีการปฏิบัติในส่วนงานที่ได้รับ คือ งานที่เกี่ยวกับงานเอกสาร ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การจัดพิมพ์ การรับ การส่ง
ความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ดังนี้
ขั้นตอนการรับหนังสือ
ขั้นตอนการส่งหนังสือ
ศูนย์บรรณสารสนเทศ เป็นหน่วยงานสนับสนุนของมหาวิทยาลัยในด้านการเรียน การสอน การค้นคว้า วิจัย โดยเฉพาะทางด้านจีนศึกษาและวิทยาศาสตร์สุขภาพ และเมื่อวันที่ 19 – 20 มิถุนายน 2560 ที่ผ่านมาสภาเทคนิคการแพทย์ได้มาทำการตรวจประเมินเพื่อรับรองหลักสูตรวิทยาศาตร์บัณฑิต (เทคนิคการแพทย์) และรับรองสถาบันการศึกษา รวมทั้งได้ตรวจเยี่ยมชมศูนย์บรรณสารสนเทศ เมื่อวันจันทร์ที่ 19 มิถุนายน 2560 เวลา 14.00 น. เนื่องจากเกณฑ์การตรวจประเมินเพื่อรับรองหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับศูนย์บรรณสารสนเทศ ในฐานะเป็นห้องสมุดของมหาวิทยาลัยที่สนับสนุนการเรียน การสอนในหลักสูตรต่างๆ ที่มหาวิทยาลัยเปิดสอน ก็คือ
ทางศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้จัดเตรียมหนังสือของคณะเทคนิคการแพทย์ไว้เพื่อตรวจประเมิน 8 สาขาวิชา ส่วนหนึ่ง ไว้ที่ชั้น 4 ซึ่งเป็นชั้นหนังสือทางด้านวิทยาศาสตร์สุขภาพ ประกอบด้วย
ชั้นจัดแสดงหนังสือสาขาวิทยาศาสตร์การแพทย์ ส่วนหนึ่ง
พร้อมจัดทำบอร์ดประชาสัมพันธ์บริการต่างๆ ที่สนับสนุนเกณฑ์ในข้อ 1 และ ข้อ 2
บอร์ดข้อมูล นโยบายของศูนย์บรรณสารสนเทศ การเปิดให้บริการ
บอร์ดข้อมูลบริการฐานข้อมูลออนไลน์ บริการสืบค้นข้อมูล การให้บริการสนับสนุนการเรียน การสอน การค้นคว้า การวิจัย
หนังสือ เป็นทรัพยากรสารเทศหลักที่มีอยู่ในห้องสมุด จึงต้องมีการจัดเก็บให้ตรงตามหมวดหมู่และตำแหน่งที่ถูกต้อง ตามหลักการของการจัดหมวดหมู่เนื้อหาของหนังสือ เพื่อให้สะดวกแก่การค้นหาของผู้ใช้บริการ
การที่ต้องมีการจัดเรียงหนังสือให้ถูกต้องตามหมวดหมู่นั้น เนื่องจากมีหนังสือเข้ามาในส่วนของงานบริการเพื่อให้บริการผู้ใช้อยู่เสมอและอย่างต่อเนื่อง และผู้ใช้มีการหยิบหนังสือออกจากชั้นหนังสือ เพื่ออ่านในห้องสมุด หรือยืมออกจากห้องสมุด ก็ตาม เมื่อมีการนำกลับมาคืน ต้องมีการจัดเรียงขึ้นชั้นให้ถูกต้องตามตำแหน่งดังเดิม
ผู้เขียน มีหน้าที่ในการจัดเรียงหนังสือขึ้นชั้น โดยจะรวบรวมหนังสือที่ผู้ใช้บริการอ่านเสร็จแล้ว และนำหนังสือวางไว้ที่ชั้นพักหนังสือ หรือรวบรวมหนังสือที่อยู่ตามโต๊ะต่างๆ มาดำเนินการเพื่อเตรียมการจัดขึ้นชั้นหนังสือ โดยแยกเป็น หนังสือภาษาไทยกับหนังสือภาษาอังกฤษ และแยกประเภทของหนังสือก่อนที่จะจัดเรียงขึ้นชั้น
ประเภทของหนังสือจะแบ่งออกเป็น หนังสือทั่วไป หนังสืออ้างอิง หนังสือหายาก งานวิจัย ภาคนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ นวนิยาย เรื่องสั้น และหนังสือมุมต่างๆ เช่น มุมพุทธทาสภิกขุ มุมคุณธรรม มุม สสส. เป็นต้น
วิธีการจัดเรียงหนังสือขึ้นชั้น มีดังนี้
การจัดเรียงจะทำการเรียงจากเลขน้อยไปหาเลขมาก เรียงจากซ้ายไปขวา และเรียงจากชั้นบนลงชั้นล่าง โดยดูจากเลขเรียกหนังสือที่สันหนังสือ ดังตัวอย่างและภาพประกอบ
หรือ ถ้าหนังสือชื่อเรื่องเดียวกัน มีหลายฉบับ เรียงตามลำดับฉบับ หรือ Copy ดังตัวอย่างและภาพประกอบ
ตัวอย่างการจัดเรียงหนังสือบนชั้น
งานที่ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติ คือ การดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ของการพัฒนาบุคลากร ที่ได้รับมอบหมายในการเข้าร่วมประชุม สัมมนา อบรมดูงานหรือฝึกอบรม ซึ่งมีขั้นตอนในการดำเนินการ ดังนี้
กรณีการเข้าร่วมประชุม / สัมมนา / ดูงานหรือฝึกอบรม ภายนอก หรือภายใน ที่มีค่าใช้จ่าย
1.รับบันทึกข้อความเชิญเข้าร่วมประชุม/สัมมนา/ดูงานหรือฝึกอบรม จากหน่วยงานภายนอก โดยลงทะบียนรับเอกสารในสมุดทะเบียนรับ
2. นำเสนอผู้บังคับบัญชา(ผู้อำนวยการ/หัวหน้าหน่วยงาน) เพื่อพิจารณาอนุมัติ ให้บุคลากรที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องเข้าร่วม (ซึ่งแล้วแต่กิจกรรมนั้นๆ)
3. แจ้งบุคลากรที่ได้รับมอบหมายเข้าร่วมเพื่อรับทราบ พร้อมทั้ง จัดทำแบบแสดงความจำนงค์เข้าร่วมการประชุม / สัมมนา/ดูงานหรือฝึกอบรม (บฝ.1) Read the rest of this entry »
ขั้นตอนการตรวจสอบรายชื่อหนังสือหรือสื่อต่างๆ จากฐานข้อมูลระบบ VTLS ก่อนดำเนินการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด ซึ่งประโยชน์หลักๆ ในการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือมีดังนี้
ดังมีวิธีการตรวจสอบหนังสือและสื่อต่างๆ ดังนี้
ดังรูปภาพนี้
ก่อนการพิจารณาตรวจสอบฐานข้อมูล (Before)
วิธีการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือ
พิจารณาดำเนินการตรวจสอบแล้ว (After)
ศูนย์บรรณสารสนเทศ มีหน้าที่หลัก คือ การให้บริการทรัพยากรสารสนเทศ ให้กับผู้ใช้บริการ และมีหน้าที่หลักอีกส่วนหนึ่งที่จำเป็นและสำคัญ คือการจัดซื้อหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศเข้าห้องสมุดให้เนื้อหาตรงตามกับคณะที่เปิดสอน และตรงตามกับผู้ใช้บริการต้องการ
มหาวิทยาลัยจึงมีนโยบายให้คณะแต่ละคณะส่งรายชื่อหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศตามที่คณาจารย์คัดเลือกส่งมายังห้องสมุดเพื่อทำการจัดซื้อ เมื่อทางห้องสมุดได้รายชื่อหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการจัดซื้อ จะตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศ หากห้องสมุดยังไม่มีหนังสือและทรัพยาการสารสนเทศเล่มใด ก็จะดำเนินการสั่งซื้อ โดยตรวจสอบว่าหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศเล่มใดสามารถซื้อได้จากร้านค้าไหน เพื่อทำการติดต่อไปยังร้านค้าที่ขายหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศเพื่อส่งรายการหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศไปให้ทำการเสนอราคา Read the rest of this entry »
ผู้เขียนได้รับผิดชอบงานหนังสือประเภทสหกิจศึกษา โครงงานพิเศษและการวิจัย ซึ่งเป็นงานของนักศึกษาปริญญาตรี ไม่ใช่ของอาจารย์ หรือ ปริญญาโท ดังนั้น จึงขออธิบายความเป็นมาให้ทราบที่มาที่ไปของงานชิ้นนี้ ว่าทำไมถึงต้องวิเคราะห์แยกออกมาจากงานวิทยานิพนธ์และภาคนิพนธ์ของนักศึกษาปริญญาโท และความแตกต่างกับปริญญาตรีของหนังสือสหกิจ โครงงานพิเศษและการวิจัยนี้ มีเนื้อหารายละเอียดแตกต่างกันอย่างไร มีชื่อว่าอะไรบ้าง การใช้ตัวย่อของการทำหนังสือประเภทนี้ ย่อมาจากอะไร มีประโยชน์อย่างไร และเพื่อสะดวกในการสืบค้นเข้าถึงได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ดังนั้นจึงของชี้แจงความหมายของงานแต่ละประเภทดังนี้
1.งานสหกิจศึกษา สหกิจศึกษา (Co-operative Education: Co-op) เป็นระบบการศึกษาที่จัดให้มีการผสมผสาน ระหว่างการเรียนของนักศึกษาในห้องเรียนเข้ากับการปฏิบัติจริงในสถานประกอบการอย่างมีหลักการ และเป็นระบบเพื่อให้ได้ประสบการณ์ตรงโดยกำหนดให้นักศึกษาออกปฏิบัติงานในสถานประกอบการในฐานะเสมือนหนึ่งเป็นพนักงานชั่วคราว เต็มเวลาเป็นระยะเวลา 1 ภาคการศึกษาซึ่งนักศึกษาจะได้มีโอกาสสร้างความเข้าใจและคุ้นเคยกับโลกแห่งความเป็นจริงของการทำงานและการเรียนรู้เพื่อให้ได้มาซึ่งทักษะของงานอาชีพและทักษะด้านการพัฒนาตนเองเป็นการศึกษาที่บูรณาการการเรียนรู้ในสถานศึกษากับการให้นักศึกษาออกไปปฏิบัติงานจริงเต็มเวลา ณ สถานประกอบการ
หลักการและเหตุผล
สหกิจศึกษา เป็นระบบการศึกษาที่เน้นการปฏิบัติงานในองค์กรผู้ใช้บัณฑิตอย่างมีระบบโดยจัดให้มีการเรียนในสถานศึกษาร่วมกับการจัดให้นักศึกษาไปปฏิบัติงานจริง ณ สถานประกอบการที่ให้ความร่วมมือเพื่อนักศึกษาจะได้มีโอกาสสร้างความเข้าใจและคุ้นเคยกับโลกแห่งความเป็นจริงของการทำงานเพื่อให้ได้มาซึ่งการเรียนรู้และการพัฒนาทักษะทางวิชาชีพที่เป็นความต้องการของสถานประกอบการอันจะส่งผลให้นักศึกษาเป็นบัณฑิตที่มีคุณภาพสูงเป็นที่ต้องการของตลาดแรงงานมากขึ้นอีกทั้งเพื่อเป็นการส่งเสริมความสัมพันธ์และความร่วมมืออันดีระหว่างสถานศึกษากับองค์กรผู้ใช้บัณฑิตทำให้สถานศึกษาสามารถพัฒนาหลักสูตรได้ตลอดเวลา และสถานประกอบการก็จะได้แรงงานนักศึกษาร่วมงานตลอดปี ดังนั้น นักศึกษาสหกิจศึกษาจึงเปรียบเสมือนผู้แทนที่เป็นความภาคภูมิใจของมหาวิทยาลัย ที่จะสะท้อนให้เห็นคุณภาพของการจัดการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย และเป็นการเผยแพร่เกียรติคุณของมหาวิทยาลัย สู่สาธารณชนซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์ต่อทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้อง
ฉะนั้นเพื่อความสะดวก ในการวิเคราะห์และให้หมวดหมู่ของวิชาสหกิจศึกษา จึงกำหนดให้ใช้อักษรย่อ (สห) แทนการให้หมวดหมู่ และตามด้วยชื่อหลักสูตรของสาขาวิชานั้นๆ เช่น หลักสูตรนิเทศศาสตร์บัณฑิต กลุ่มวิชาชีพด้านการออกแบบนิเทศศิลป์ วิชา CA4056 ตามด้วยชื่อผู้แต่ง และปี พ.ศ. ส่วนสถานะของหนังสือสหกิจจัดวางอยู่ชั้นหนังสือทั่วไปชั้น 4 ดังนี้ Read the rest of this entry »
ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ดูแลเรื่อง “รายชื่อหนังสือแยกตามหลักสูตรและสาขาวิชา” เพราะว่าเราเป็นมหาวิทยาลัยเอกชน “รายชื่อและจำนวนของหนังสือ” จึงมีความสำคัญมาก จุดประสงค์หลักก็คือ
ดังนั้นทางศูนย์บรรณสารฯ จึงได้รวบรวมรายชื่อหนังสือที่แยกตามสาขาวิชาที่มีการเปิดสอน เพื่อให้สอดคล้องกับหลักสูตร ที่มหาวิทยาลัยได้ทำการเปิดสอน เพื่อให้เป็นประโยชน์ด้านการศึกษาและให้ความรู้ด้านหนังสือที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรหรือสาขาวิชาเหล่านั้น เมื่อกล่าวถึงหนังสือแยกตามหลักสูตรหรือสาขาวิชาที่เปิดสอน เนื้อหาในหนังสือก็ต้องสอดคล้องกับหลักสูตรและสาขาวิชานั้นๆ ดังนั้นทางศูนย์บรรณสารจึงได้จัดทำรายชื่อหนังสือต่างๆ ให้สอดคล้องกับหลักสูตรและสาขาวิชาของมหาวิทยาลัยที่ได้มีการเปิดสอนทั้งระดับปริญญาตรี ระดับปริญญาโท และระดับปริญญาเอก ดังนี้ Read the rest of this entry »
หนังสืออ้างอิง (Reference Books)
ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ดูแลเรื่อง “โครงการแก้ไข Location หนังสืออ้างอิง” จึงได้รวบรวมและเรียบเรียงความหมายของหนังสืออ้างอิงขึ้นเพื่อเป็นประโยชน์ด้านการศึกษาและให้ความรู้ด้านหนังสืออ้างอิง เมื่อกล่าวถึงหนังสืออ้างอิงหลายคนนึกถึง พจนานุกรม สารานุกรม หรือหนังสือที่มีรูปเล่มขนาดใหญ่และหนากว่าหนังสือทั่วๆ ไป และตระหนักว่า เป็นหนังสือประเภทหนึ่งซึ่งเขียนขึ้นเพื่อให้ผู้อ่านได้ค้นคว้า หาคำตอบในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง โดยไม่ต้องอ่านหมดทั้งเล่มแต่ใช้เป็นแหล่งค้นคว้าเฉพาะเนื้อหาบางส่วนที่ต้องการเท่านั้น
หนังสืออ้างอิงมีคุณสมบัติทั่วไปดังนี้
1. เป็นหนังสือที่มุ่งให้ความรู้ เรื่องราว ข้อเท็จจริงที่สำคัญ 2. เขียนโดยผู้ทรงวุฒิในเฉพาะสาขาวิชา 3. รวบรวมความรู้ไว้หลายสาขาวิชา 4. เรียบเรียงเนื้อหาไว้อย่างมีระบบ สะดวกแก่การใช้ 5. ส่วนมากมีรูปเล่มขนาดใหญ่ มีหลายเล่มจบ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องอ่าน ตลอดเล่ม อ่านเฉพาะตอนที่ต้องการ
ความสำคัญและลักษณะของหนังสืออ้างอิง
หนังสืออ้างอิงเป็นแหล่งข้อมูลที่มีความสำคัญ ใช้สำหรับค้นคว้าหาคำตอบที่ต้องการและ ช่วยในการประกอบการค้นคว้าหาความรู้ได้เป็นอย่างดี ซึ่งหนังสืออ้างอิงแต่ละประเภทมีความสำคัญในด้านให้ข้อเท็จจริงที่จะเป็น ประโยชน์ในการค้นคว้าหาคำตอบที่แตกต่างกัน หนังสืออ้างอิงนั้น เป็นหนังสือที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อให้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ห้องสมุดมักจะจัดแยกหนังสืออ้างอิงไว้ส่วนหนึ่งโดยเฉพาะเพื่อสะดวกในการ ศึกษาค้นคว้า โดยให้สัญลักษณ์ตัวอักษร อ. (ย่อมาจาก อ้างอิง) หรือ R (ย่อมาจาก Reference) กำกับไว้ที่สันของหนังสือ หนังสืออ้างอิงมีลักษณะพิเศษที่แตกต่างจากหนังสือทั่วไป Read the rest of this entry »
ทรัพยากรสารสนเทศ ที่แจ้งหายคือ ทรัพยากรสารสนเทศ ที่ผู้ใช้บริการ เช่น อาจารย์ เจ้าหน้าที่ และนักศึกษา ทำหายระหว่างการยืม ส่วนใหญ่เป็นหนังสือ เมื่อผู้ใช้ทำหายให้มาติดต่อเขียนแบบฟอร์มการแจ้งหายที่เคาน์เตอร์ ชั้น 1 งานบริการยืม – คืน ซึ่งงานบริการยืม – คืน จะมีแบบฟอร์มให้กรอกรายละเอียดของทรัพยากรสารสนเทศเล่มที่ได้ทำหาย ถ้ายังไม่ถึงวันกำหนดส่ง ก็จะไม่มีค่าปรับ
ในประกาศมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ที่ 44/2536 ประกาศ ณ วันที่ 15 ตุลาคม 2536 เรื่องการใช้ห้องสมุด หมวด 8 หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ใช้ห้องสมุดและผู้ยืมทรัพยากรสารสนเทศ ข้อ 27 ผู้ยืมทรัพยากรสารสนเทศต้องรับผิดชอบดังต่อไปนี้
(3) เมื่อมีการสูญหาย ผู้ยืมจะต้องชดใช้ทรัพยากรสารสนเทศนั้นเป็นการทดแทน ในกรณีที่เป็นทรัพยากรสารสนเทศที่ไม่สามารถจะหาซื้อได้อีก หรือไม่ทราบราคา และผู้ยืมไม่สามารถจะหามาแทนได้ ผู้ยืมจะต้องชดใช้เป็นจำนวนเงินตามที่ศูนย์บรรณสารสนเทศเห็นสมควร
ในปัจจุบันได้กำหนดค่าปรับเกินกำหนดส่งวันละ 5 บาทต่อเล่ม และค่าปรับสูงสุดอยู่ที่จำนวนเงิน 300 บาท หากผู้ใช้มาแจ้งการทำทรัพยากรสารสนเทศสูญหาย ก็จะคิดค่าปรับตามจำนวนวัน และเป็นจำนวนเงินดังกล่าว พร้อมด้วยค่าดำเนินการในการจัดทำอีก เล่มละ 50 บาท หลังจากการกรอกแบบฟอร์มการแจ้งหายแล้วจะให้เวลาผู้ใช้ในการหาซื้อ หรือจัดทำเป็นเวลา 14 วัน โดยบุคลากรผู้ที่รับการแจ้งหายจะให้คำแนะนำการปฏิบัติ เช่น ให้ซื้อทรัพยากรสารสนเทศชื่อเดียวกัน แต่เป็นปีพิมพ์ที่ทันสมัยกว่า หรือปีพิมพ์ล่าสุด ราคาไม่น้อยกว่าเล่มที่สูญหาย กรณีหาซื้อไม่ได้ให้ไปถ่ายสำเนาทรัพยากรสารสนเทศ ชื่อเดียวกันมาดำเนินการจัดทำรูปเล่มให้เรียบร้อย นำมาทดแทน หรือเมื่อตรวจสอบฐานข้อมูลแล้วยังมีทรัพยากรสารเทศ เนื้อหาเดียวกันแต่เป็นคนละชื่อเรื่อง ก็สามารถซื้อมาทดแทนได้เช่นกัน
เมื่อกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มและรับทรัพยากรสารสนเทศแล้ว งานบริการสารสนเทศจะนำส่งใบสำเนาการแจ้งหาย (สีเหลือง) พร้อมทรัพยากรสารสนเทศที่ผู้ใช้ซื้อมาทดแทน ส่งที่แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อดำเนินการทำข้อมูลประวัติสิ่งพิมพ์ที่แจ้งหาย โดยบรรณารักษ์ที่ได้รับมอบหมายทำการวิเคราะห์หมวดหมู่ และทำข้อมูลทดแทนหรือข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศระเบียนใหม่เข้าในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ และติดสัน ประทับตราให้เรียบร้อย เพื่อนำส่งแผนกบริการสารสนเทศต่อไป
