วันที่ 3 มิถุนายน 2559 มีการจัดกิจกรรม Knowledge Sharing ให้กับหัวหน้าแผนกบริการสารสนเทศ และนักวิชาการจดหมายเหตุ ในการแนะนำหน่วยงานหรือองค์กร ควรมีการเตรียมพร้อมทั้งในด้านผู้ที่ทำหน้าที่ในการแนะนำ การนำชม และข้อมูลที่จะนำเสนอ

ผู้ที่ทำหน้าที่ในการแนะนำ ควรมีการเตรียมพร้อมในเรื่อง

1. การแต่งกายให้เหมาะสม สุภาพ และเป็นการให้เกียรติกับผู้ที่มาเยี่ยมชม
2. การฝึกบุคลิกภาพในการเป็นผู้นำชม ทั้งในเรื่องท่าทาง กิริยา และการพูด
3. การพูด ควรพูดแนะนำด้วยความฉะฉาน คล่องแคล่ว แม่นเรื่องข้อมูลและตัวเลข
4. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ผู้นำชมควรจะเป็นผู้ที่สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี เพราะในการทำหน้าที่นำชม อาจจะมีปัญหาฉุกเฉินบางประการ ต้องมีการตัดสินใจในการดำเนินการบางอย่างได้ทันที และในบางกรณีที่อาจจะหาคำตอบให้ผู้ถาม ไม่ได้ในทันที อาจจะหาวิธีการใช้คำพูดที่เหมาะสมในการตอบ
5. การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สื่อโสตทัศนวัสดุ ถ้ามีความสามารถในการใช้เครื่องคอมพิเตอร์ ตลอดจนอุปกรณ์ สื่อโสตทัศนวัสดุ จะทำให้สามารถดำเนินการนำเสนอหรือแนะนำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. การแนะนำหน่วยงาน สามารถจัดแบ่งเป็นกลุ่มๆ กรณีที่ผู้มาเยี่ยมชมเป็นจำนวนมาก โดยสามารถต้อนรับและฉายสไลด์แนะนำหน่วยงานในภาพรวมในห้องประชุมที่สามารถจุผู้ที่มาเยี่ยมชมได้อย่างพอเหมาะ จากนั้น จัดแบ่งกลุ่ม ไปตามจุดต่างๆ โดยมีการจัดลำดับการนำชม

การนำเสนอข้อมูล ควรจัดเตรียมในเรื่อง

1. ข้อมูลของกลุ่มที่มาเยี่ยมชม ควรจะได้ทราบก่อนล่วงหน้าว่า ผู้ที่มาเยี่ยมชม นั้นเป็นกลุ่มใด วัตถุประสงค์ของการเข้าเยี่ยมชม เพื่อจะได้เตรียมข้อมูลได้ตรงตามวัตถุประสงค์
2. ข้อมูลพื้นฐานของหน่วยงาน เช่น ประวัติความเป็นมา เพื่อให้เห็นความสำคัญของหน่วยงาน และควรเน้นจุดที่มีโดดเด่นของหน่วยงาน เพื่อให้เกิดความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น เช่น ห้องสมุดภาษาจีน ห้องสมุดการแพทย์แผนจีน หนังสือภาษาพิมพ์จีนในประเทศไทยดิจิทัล เนื่องจากวิสัยทัศน์ของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ คือ ความเข้มแข็งด้านจีนศึกษาและวิทยาศาสตร์สุขภาพ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ซึ่งเป็นห้องสมุดในการสนับสนุนการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ จึงต้องมีสารสนเทศด้านจีนศึกษา และวิทยาศาสตร์สุขภาพ ซึ่งนับได้ว่า เป็นห้องสมุดหนังสือภาษาจีนที่ใหญ่ที่สุดในประเทศไทย และมีหนังสือพิมพ์จีนในประเทศไทยดิจิทัล ให้บริการแห่งเดียว รวมทั้งมีหนังสือ ซื่อคู่ฉวนซู แห่งเดียวในประเทศไทยเช่นเดียวกันในส่วนของหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ (มฉก.) นั้น ควรเน้นความภาคภูมิใจว่า หอจดหมายเหตุ มฉก. เป็นหอจดหมายเหตุที่ตั้งขึ้นภายหลังการก่อตั้งมหาวิทยาลัยไม่กี่ปี ซึ่งแตกต่างจากมหาวิทยาลัยแห่งอื่นๆ ทั้งนี้ เกิดจากวิสัยทัศน์ของท่านองคมนตรี ศาสตราจารย์ นายแพทย์ เกษม วัฒนชัย เมื่อครั้งดำรงตำแหน่งเป็นอธิการบดี ได้ในการดำริให้จัดตั้งหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ขึ้น ทำให้สามารถเก็บเอกสาร ข้อมูล บันทึกต่างๆ ไว้ได้อย่างสมบูรณ์ ดังนี้เป็นต้น
3. ข้อมูลประเภทจำนวน ตัวเลข เป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องเตรียมพร้อมเอาไว้ เนื่องจากจำนวน ตัวเลขต่างๆ สามารถบ่งบอกถึงปริมาณ และให้เห็นความสำคัญได้ในบางบริบท เช่น จำนวนระเบียนบรรณานุกรม จำนวนหนังสือที่มีอยู่ จำนวนฐานข้อมูล จำนวนผู้ใช้ ฯลฯ หรือใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการตอบคำถามได้
4. จุดเด่นของหน่วยงาน ควรเตรียมข้อมูลที่มีความสำคัญหรือโดดเด่น หรือให้ข้อมูลเนื้อหาโดยละเอียดหรือเชิงลึกตามที่ผู้มาเยี่ยมชมต้องการ เช่น การเป็น 1 ใน 3 อาคารประหยัดพลังงานที่ชนะเลิศอาคารประหยัดพลังงานประเภทมหาวิทยาลัยของ กฟน. ปี 2015 มีมาตรการอย่างไร จึงทำให้ชนะการประกวด รวมทั้งการเป็นอาคารที่เข้าประกวดโครงการสำนักงานสีเขียวของกรมส่งเสริมคุณภาพสิ่งแวดล้อม เป็นต้น
5. แผ่นพับประชาสัมพันธ์ หรือเอกสารแนะนำหน่วยงาน สามารถใช้ควบคู่กับการแนะนำ ซึ่งเป็นเนื้อหาที่สามารถอ่านได้ในภายหลัง