จบลงไปอย่างสวยงามสำหรับโครงการ Be My Guest เพราะคุณคือคนพิเศษ ซึ่งแผนกบริการสารสนเทศ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ จัดขึ้นเมื่อวันที่ 21 – 23 มีนาคม 2560 ณ โถงชั้น 1 อาคารบรรณสาร เพื่อให้ผู้รับบริการมีความรู้ ความเข้าใจในทรัพยากรสารสนเทศ ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดหาไว้ให้บริการ เพื่อให้ผู้รับบริการสามารถเข้าถึงองค์ความรู้ต่างๆ สามารถใช้บริการต่างๆ และก่อให้เกิดแนวความคิดในการเรียนการศึกษา ค้นคว้า ที่สอดคล้องกับการเรียนการสอนในศตวรรษที่ 21 และเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้ให้บริการและผู้รับบริการ สรุปง่ายๆ ก็เพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์งานบริการของศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อเป็นการส่งเสริมการใช้ทรัพยากรสารสนเทศ นั่นเอง
กิจกรรมที่จัดขึ้นประกอบด้วย กิจกรรมบนเวที มีการเสวนาเรื่อง “อ่าน/เขียน อย่างไร …เพื่อให้เกิดแรงบันดาลใจ” โดยได้รับการสนับสนุนวิทยากรชื่อดัง จากสำนักพิมพ์สถาพร บุ๊คส์ การออกร้านจำหน่ายหนังสือจากสำนักพิมพ์ชื่อดังจำนวน 5 ร้าน บูธกิจกรรมบริการต่างๆ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้แก่ บูธบริการต่างๆของศูนย์บรรณสารสนเทศ บูธบริการสารสนเทศออนไลน์ บูธรักษ์โลก และบูธ DIY สุดชิค
ผลการประเมินความพึงพอใจจากผู้เข้าร่วมโครงการฯ ด้วยการตอบแบบสอบถามจำนวน 268 คน ประกอบด้วย 1) นักศึกษา จำนวน 224 คน 2) อาจารย์ จำนวน 18 คน และ 3) บุคลากรและผู้สนใจ จำนวน 26 คน ค่าเฉลี่ยความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมโครงการ = 4.43 (ระดับมาก) ดังนี้
1) นักศึกษา ค่าเฉลี่ย 4.39 ระดับมาก
2) อาจารย์ ค่าเฉลี่ย 4.58 ระดับมากที่สุด
3) บุคลากรและผู้สนใจ ค่าเฉลี่ย 4.63 ระดับมากที่สุด
ปัญหา และอุปสรรคในการดำเนินโครงการพบว่า
1) การตั้งงบประมาณไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง เนื่องจากเป็นการจัดโครงการครั้งแรก จึงประมาณการค่าใช้จ่ายไม่สอดคล้องกับกิจกรรมที่ดำเนินการในแต่ละบูธ
2) คณะวิชาและหน่วยงานอื่นๆ มีการจัดกิจกรรม/โครงการในวันและเวลาเดียวกันกับศูนย์บรรณสารสนเทศ ทำให้จำนวนผู้เข้าร่วมโครงการกระจายไปร่วมกิจกรรมอื่นๆ
3) การประชาสัมพันธ์โครงการล่าช้า และไม่ทั่วถึงกลุ่มเป้าหมาย และขาดการติดตามภายหลังการประชาสัมพันธ์
4) บุคลากรที่รับผิดชอบโครงการ ขาดประสบการณ์ในการจัดโครงการ
สำหรับข้อเสนอแนะและแนวทางแก้ไขผู้รับผิดชอบโครงการเสนอให้ตั้งงบประมาณให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด และ เพิ่ม/เร่งการประชาสัมพันธ์ทุกรูปแบบให้กลุ่มเป้าหมายทราบ รวมทั้งติดตามจำนวนผู้เข้าร่วมจากหน่วยงานต่างๆ
ส่วนหนึ่งของบูธ
รองอธิการบดี (รศ.ดร. อุไรพรรณ เจนวาณิชยานนท์) เยี่ยมชมบูธ DIY สุดชิค
ผู้เขียน ในฐานะเจ้าหน้าที่ห้องสมุด แผนกบริการสารสนเทศ ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้เขียนโครงการ Be My Guest เพื่อเสนอขออนุมัติให้ดำเนินโครงการและงบประมาณจากมหาวิทยาลัย ในปีการศึกษา 2559 นี้ จึงขออนุญาตแบ่งปันสิ่งที่ได้เรียนรู้ จากงานที่ได้รับมอบหมายดังนี้
การเขียนโครงการ ประกอบด้วย
- ชื่อโครงการ ต้องเป็นชื่อที่เหมาะสม ชัดเจน ดึงดูดความสนใจ และเฉพาะเจาะจงว่าจะทำอะไร
- หลักการและเหตุผล แสดงถึงปัญหาความจำเป็น ผู้เขียนโครงการต้องพยายามหาเหตุผลต่างๆเพื่อแสดงให้ผู้พิจารณาโครงการเห็นความจำเป็น และความสำคัญของโครงการ เพื่อที่จะสนับสนุนต่อไป
- วัตถุประสงค์/เป้าหมาย เป็นการแสดงถึงความต้องการที่จะกระทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งการเขียนวัตถุประสงค์ต้องเขียนให้ตรงกับปัญหาว่าระบุไว้เพื่อแสดงให้เห็นถึงจุดมุ่งหมายที่จะแก้ปัญหานั้นๆ และต้องกำหนดวัตถุประสงค์ในสิ่งที่เป็นไปได้ สามารถวัดได้
- วิธีดำเนินการ แสดงขั้นตอนภารกิจที่จะต้องทำให้การดำเนินงานตามโครงการและระยะเวลาในการปฏิบัติแต่ละขั้นตอน เพื่อเป็นแนวทางในการพิจารณาความเป็นไปได้ของโครงการ
- ระยะเวลาและสถานที่ดำเนินการ เป็นการระบุเวลาที่เริ่มต้นและสิ้นสุดโครงการและสถานที่ที่จะทำโครงการเพื่อสะดวกในการพิจารณาและติดตามผลของโครงการ
- งบประมาณแสดงยอดรวมงบประมาณทั้งหมดที่ใช้ในการดำเนินโครงการแหล่งที่มาและแยกรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนว่าเป็นค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง
- ผู้รับผิดชอบโครงการ ต้องระบุชื่อผู้ที่ทำโครงการ
- ผลที่คาดว่าจะได้รับ เป็นการระบุประโยชน์ที่คิดว่าจะได้จากความสำเร็จเมื่อสิ้นสุดโครงการ เป็นการระบุว่าใครจะได้รับผลประโยชน์และผลกระทบหรือมีการเปลี่ยนแปลงใน เรื่องอะไรทั้งเชิงคุณภาพและปริมาณและต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์
- การประเมินผลโครงการ เป็นการระบุว่าหากได้มีการดำเนินโครงการแล้ว จะมีการติดตามดูผลได้อย่างไร เมื่อใด เพื่อเป็นข้อมูล และประโยชน์ในการจัดทำโครงการครั้งต่อๆ ไป
บุคลากรศูนย์บรรณสารสนเทศ ถ่ายรูปร่วมกับ “คุณชลันตี” (วิทยากร)
ผู้เขียน ได้มีโอกาสร่วมงานกับคณะทำงานโครงการฯ เป็นครั้งแรก ซึ่งประกอบด้วย ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ หัวหน้าแผนกบริการสารสนเทศ และเจ้าหน้าที่ในแผนกบริการสารสนเทศ ทุกคน โดยกระบวนการทำงานประกอบด้วย ผู้อำนวยการเชิญผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดประชุมเพื่อร่วมกันพิจารณารูปแบบของการจัดงาน การกำหนดผู้รับผิดชอบหลักในแต่ละกิจกรรม ขั้นตอนการจัดเตรียมงานว่าจะต้องวางแผนอย่างไรงานจึงจะสำเร็จ ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนความรู้จากเพื่อนร่วมงาน ได้รับความรู้เพิ่มเติมจากบริการใหม่ๆ ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศเปิดให้บริการ ได้เห็นถึงความสามัคคีของผู้ร่วมงาน ผู้เขียนได้รับความกรุณาจากผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ ในการให้ความรู้ และข้อเสนอแนะของการทำงานอย่างเป็นระบบ ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินโครงการคือ งานหรือภารกิจซึ่งจะต้องปฏิบัติในการดำเนินโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์ในระยะการเตรียมและดำเนินโครงการ จะต้องรวบรวมกิจกรรมทุกอย่างไว้ให้ชัดเจน แล้วนำมาจัดลำดับว่าควรจะทำสิ่งใดก่อน – หลัง หรือทำไปพร้อมๆ กัน แล้วเขียนไว้ตามลำดับ (minute by minute) จนถึงขั้นตอนสุดท้ายที่ทำให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์ และหลังจากงาน Be My Guest เสร็จสิ้นแล้ว ผู้อำนวยการ ได้เชิญคณะทำงานประชุมเพื่อสรุปผลการดำเนินงาน เป็นกระบวนที่เรียกว่า AAR (After Action Review) เพื่อทบทวนผลการดำเนินงาน วิเคราะห์การทำงานที่ผ่านมา ว่ามีปัญหาในการทำงานหรือไม่ เป็นต้น เพื่อเป็น Lesson learned ในการทำงาน Be My Guest ครั้งต่อไป
ความประทับใจของผู้เขียนที่ได้รับจากงานครั้งนี้ คือ การทำงานเป็นทีม (Team Work) การประสานงานและวิธีที่จะทำให้ได้รับความร่วมมือในการประสานงาน คือ ไม่กระทำโดยใช้อำนาจสั่งการแต่เพียงอย่างเดียว ควรใช้ความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันเป็นหลัก เพราะความมีน้ำใจต่อกัน ไว้วางใจกันจะเป็นผลให้เกิดความร่วมใจมากกว่าการใช้อำนาจหน้าที่ เพื่อไม่ให้เกิดความรู้สึกไม่เป็นมิตรมีความหวาดระแวง ให้การยอมรับซึ่งกันและกัน ไม่นินทาว่าร้าย ไม่โยนความผิดให้แก่ผู้อื่น เมื่อมีสิ่งใดจะช่วยเหลือแนะนำกันได้ก็ไม่ลังเล และพร้อมจะรับฟังคำแนะนำของผู้เกี่ยวข้อง แม้จะไม่เห็นด้วยก็ตาม
ดังจะขออัญเชิญ ความตอนหนึ่งในพระราชดำรัส ในการเสร็จออกมหาสมาคม งานพระราชพิธีเฉลิมพระชนมพรรษา พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดชฯ เมื่อวันที่ 5 ธันวาคม 2530 ดังนี้
“…..ความสามัคคีนี้ เป็นคุณธรรมสำคัญประการหนึ่ง ซึ่งหมู่ชนอยู่รวมกันจำเป็นต้องมี ต้องถนอมรักษา และต้องนำมาใช้อยู่สม่ำเสมอ ถ้าแต่ละฝ่ายเข้ามาร่วมกันทำงานด้วยความตั้งใจดี ด้วยความสามัคคี ความรู้ ความสามารถและด้วยความคิดที่สร้างสรรค์ งานก็สำเร็จสมบูรณ์งดงาม ตามประสงค์ทุกอย่าง…..”
รายการอ้างอิง
พระบรมราโชวาท เรื่อง ความสามัคคี ภายในประเทศกับประชาชนชาวไทย. สืบค้นจาก
http://www.vcharkarn.com/vcafe/103573
