การเขียนบทความนี้ เพื่อเป็นข้อมูลประกอบกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ประจำปีการศึกษา 2563 เรื่อง เข้าใจข้อมูล สื่อสารได้เข้าใจ โดนใจผู้ใช้
เนื่องจากมีการพิจารณาแล้วเห็นว่า ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ มีการลงข้อมูลบรรณานุกรมพร้อมรายละเอียดอื่นๆ ที่ผู้ใช้ห้องสมุดควรทราบและจะเป็นประโยชน์ต่อการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศในห้องสมุด โดยเฉพาะระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) เป็นระบบที่เป็นแหล่งรวมข้อมูลทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดเป็นสมาชิกในเครือข่ายมากกว่า 7,200 แห่งทั่วโลก ดังนั้น ข้อมูลหรือข้อความที่ลงในปรากฏในระเบียนบรรณานุกรม 1 ระเบียนจะมีความแตกต่างจากระเบียนบรรณานุกรมของระบบห้องสมุดโดยทั่วไป การที่ผู้ใช้ห้องสมุดจะสามารถใช้ฟังก์ชั่นงานต่างๆ และข้อมูลหรือข้อความที่ปรากฏในระเบียนบรรณานุกรมได้อย่างเกิดประโยชน์สูงสุดนั้น บุคลากรของห้องสมุดควรจะต้องเป็นบุคคลที่มีความรู้หรือสามารถอธิบายข้อมูลหรือข้อความในระเบียนบรรณานุกรมให้กับผู้ใช้ได้ดีที่สุด
แต่การที่บุคลากรของศูนย์บรรณสารสนเทศ ส่วนใหญ่จบมาจากหลากหลายสาขา และปฏิบัติหน้าที่ในงานอื่นๆ ที่เป็นงานหลัก แต่ต้องทำหน้าที่ให้บริการในช่วงนอกเวลาทำการ ย่อมทำให้มีความรู้ ข้อมูลที่อาจจะไม่เท่ากัน และเพื่อเป็นการปรับทักษะ หรือให้องค์ความรู้ใหม่ ๆ ที่ระบบพัฒนาขึ้นมาใหม่ ด้วย ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้จัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง “เข้าใจข้อมูล สื่อสารได้เข้าใจ โดนใจผู้ใช้” นี้ขึ้น ทั้งนี้ เน้นข้อมูลหรือข้อความที่ผู้ใช้ห้องสมุดเห็นจากระบบการสืบค้นเป็นหลัก
ในการเขียนเอกสารนี้ ขอเขียนขึ้นในลักษณะที่เป็นข้อคำถาม ซึ่งน่าจะง่ายต่อความเข้าใจ และเป็นไปตามลำดับของการเข้าใช้ระบบ
1. การแจ้ง URL ในการสืบค้น
คำอธิบาย: ให้ตอบว่า https://hcu.on.worldcat.org/discovery
ถ้าต้องตอบว่า จะสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศของศูนย์บรรณสารสนเทศได้จากช่องทางใด ควรจะตอบว่า https://hcu.on.worldcat.org/discovery มากกว่าที่จะตอบว่า เข้ามาที่เว็บไซต์ศูนย์บรรณสารสนเทศ ที่ https://lib-km.hcu.ac.th
เนื่องจากหน้าเว็บไซต์ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ทำช่องสืบค้นของระบบห้องสมุด WMS ไว้ให้ จึงง่ายต่อการแนะนำ และ URL สำหรับหน้าจอการสืบค้นของ WMS อาจจะยาวและจำยาก แต่ควรแนะนำให้แจ้ง URL ที่ ตัวสืบค้นของระบบห้องสมุด WMS จะดีกว่า เนื่องจากระบบ WMS มีการบริหารจัดการอยู่บน Cloud กรณีที่มหาวิทยาลัยไฟดับ หรือมีการบำรุงรักษาระบบไฟฟ้า ผู้ใช้สามารถเข้าสืบค้นมายังระบบห้องสมุด WMS ได้โดยตรง (ไม่ต้องมาเข้าที่เว็บไซต์ของศูนย์บรรณสารสนเทศ ซึ่งจะเข้าใช้ไม่ได้ถ้าเกิดไฟดับ เนื่องจากเว็บไซต์ศูนย์บรรณสารสนเทศ อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่มหาวิทยาลัย)
สำหรับ URL https://hcu.on.worldcat.org/discovery นี้ มีเทคนิคในการจำแบบง่าย ๆ ดังนี้
hcu = Huachiew University on = บน worldcat = รายการบรรณานุกรมบนโลก (World Cataloging) org = องค์กร (organization) เป็นชื่อโดเมนบริหารโดย OCLC discovery = การสืบค้น การค้นหา
ทั้งหมดนี้จะมีชื่อเรียกเป็นคำย่อสำหรับหน้าจอหรือช่องทางการสืบค้นของระบบ WMS ว่า WCD = worldcat discovery หรือคำทั่วไป ที่เรามักจะได้ยินว่า OPAC ของระบบห้องสมุดอัตโนมัติทั่วไป นั่นเอง Read the rest of this entry »
สมาชิกหรือผู้ใช้ห้องสมุดเมื่อยืมหนังสือออกจากห้องสมุดแล้วไม่สามารถนำหนังสือมาคืนได้ตามกำหนดเวลา หรือนำหนังสือมาคืนล่าช้ากว่ากำหนดจึงทำให้เกิดค่าปรับขึ้น สมาชิกหรือผู้ใช้บางท่าน อาจจะไม่พร้อมที่จะชำระค่าปรับทั้งหมดในคราวเดียวกันได้ ศูนย์บรรณสารสนเทศ อนุญาตให้สมาชิกสามารถแบ่งการชำระค่าปรับได้ ดังมีขั้นตอนที่ผู้ปฏิบัติงานจะต้องดำเนินการเคลียร์รายการค่าปรับในระบบ ดังนี้
1.เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS คลิกที่เมนูตามลูกศรชี้
Read the rest of this entry »
มหาวิทยาลัยหัวเฉึยวเฉลิมพระเกียรติ ได้นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Less Paper (LP) มาใช้เมื่อช่วงการเกิดโรคระบาดโควิด-19 รอบแรก ทำให้การเสนอบันทึกเพื่ออนุมัติเห็นชอบ หรือการแจ้งข่าวสารต่างๆ เป็นไปอย่างไม่หยุดชะงัก มีการปรับวิธีการทำงานบางอย่าง เช่น เอกสารการเงิน เพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปและสอดคล้องกับระเบียบ ขั้นตอน เช่น การเสนอเอกสารกรณีเซ็นต์สด ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
เมื่อเข้าระบบ Less Paper และคลิก login เข้าระบบ แล้ว
ขั้นตอนการเข้า Login
ศูนย์บรรณสารสนเทศ เป็นหน่วยงานที่ให้บริการทรัพยากรสารสนเทศ ในการนำทรัพยากรออกให้บริการ มีความจำเป็นที่จะต้องใช้วัสดุต่างๆ ในการจัดเตรียมการนำทรัพยากรสารสนเทศออกมาให้บริการแก่ผู้ใช้บริการหลาย ๆ อย่าง จึงต้องมีการเบิกวัสดุต่างๆ ซึ่งการเบิกวัสดุนั้น จะแบ่งเป็น วัสดุสำรองคลัง และวัสดุไม่สำรองคลัง
วัสดุสำรองคลัง หมายถึง รายการวัสดุที่ทางกองพัสดุมีจัดซื้อไว้แล้ว (ซึ่งทางกองพัสดุแจ้งไว้ปัจจุบันมี 39 รายการ)
วัสดุไม่สำรองคลัง หมายถึง รายการวัสดุที่ทางกองพัสดุจะต้อง ดำเนินการขออนุมัติจัดซื้อให้ เมื่อมีการเขียนเบิก
การเบิกจ่ายวัสดุสำรองคลัง
1. ให้แต่ละแผนกเขียนรายการมาในแบบฟอร์มขอเบิก ส่งมายังสำนักงานเลขานุการ
2. ผู้ทำหน้าที่เบิกพัสดุตรวจสอบงบประมาณในปีนั้นๆ (งบประมาณต้องไม่เกินตามที่จัดสรรให้)
3. ส่งใบเบิกเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อลงนามอนุมัติการเบิก
4. ผู้อำนวยการ อนุมัติการเบิกวัสดุแล้ว ทำการสแกนเอกสารและส่งเข้า Mail ของศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ธุรการออกเลข เอกสารในระบบ Less paper เมื่อได้เลขที่ออกแล้วจึงนำเอกสารตัวจริงส่งไปยังผู้อำนวยการกองพัสดุ
5. ส่งใบเบิกวัสดุไปยังกองพัสดุแต่ละเดือนนั้น ต้องไม่เกินวันที่ 1 ของทุกเดือน
6.ได้รับวัสดุในวันศุกร์ที่ 2 ของเดือนหากการเขียนเบิกวัสดุ เกินวันที่ 1 ของเดือน ทางศูนย์บรรณสารสนเทศ จะได้รับวัสดุในวันศุกร์ที่ 2 ของเดือนถัดไป
7. การรับวัสดุ จะรับได้ที่ศูนย์หนังสือ มฉก. เมื่อรับวัสดุมาแล้ว จะจ่ายให้กับแผนก และมีผู้ลงนามการเบิกวัสดุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในการเบิก ในสมุดเบิกวัสดุ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดเตรียมไว้
8.เมื่อจ่ายวัสดุไปยังผู้ที่ขอเบิกวัสดุไว้เรียบร้อย ส่งต่อให้ผู้รับผิดขอบตัดงบประมาณให้ตรงกับแต่ละแผนกได้รับการจัดสรร และสรุปผลเป็นรายเดือน และเสนอผู้อำนวยการต่อไป Read the rest of this entry »
ศูนย์บรรณสารสนเทศ ปัจจุบันมีคณาจารย์ เจ้าหน้าที่ นักศึกษา และบุคคลภายนอก เข้ามาใช้บริการอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งบางครั้งผู้ใช้บริการ ที่เข้ามาใช้บริการในศูนย์บรรณสารสนเทศ บางครั้งลืมสิ่งของไว้ภายในศูนย์บรรณสารสนเทศ เมื่อมีผู้พบเห็นสิ่งของเหล่านั้น ซึ่งอาจจะเป็นผู้ใช้บริการ หรือเป็นเจ้าหน้าที่ของศูนย์บรรณสารสนเทศ จะนำมาให้เจ้าหน้าที่ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ติดตามหาเจ้าของ เพื่อมารับสิ่งของที่ลืมทิ้งไว้ต่อไป
ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงมีการจัดตั้งตู้ LOST & FOUND เพื่อรวบรวมสิ่งของที่ลืมไว้ หากผู้ใช้บริการท่านใดตามหาสิ่งของที่ลืมไว้ สามารถมาดูได้ที่ตู้นี้ และขอรับคืนได้ โดยกรอกเอกสารของที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดเตรียมไว้ตามแบบฟอร์มในรูป
แบบฟอร์มการรับแจ้งทรัพย์สินหายภายในศูนย์บรรณสารสนเทศ
หากสิ่งของใดไม่มีผู้มาขอรับภายใน 1 เดือน ศูนย์บรรณสารสนเทศ จะจัดส่งให้กับสำนักพัฒนานักศึกษาต่อไป โดยมีแนวทางปฎิบัติดังนี้ Read the rest of this entry »
จากการที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้จัดกิจกรรมจัดซื้อหนังสือสัญจร ในงานมหกรรมหนังสือระดับชาติ ณ ชานเลนเจอร์ 2 อิมแพ็คเมืองทองธานี ได้มีคณาอาจารย์หลายท่านให้ความสนใจร่วมกิจกรรมและเข้าร่วมกิจกรรมเลือกซื้อหนังสือให้ตรงกับสาขาที่เปิดสอน ทางศูนย์บรรรณสารสนเทศ ได้จัดบุคลากรเพื่อไปช่วยดูแลและค้นหาหนังสือที่ อาจารย์ได้คัดเลือกเพื่อเป็นการไม่ให้เกิดการซ้ำของหนังสือนั้นๆ
ภาพกิจกรรมโครงการจัดซื้อหนังสือสัญจร
ในกิจกรรมนี้ทางฝ่ายจัดซื้อก็จะ Search หรือค้นหาหนังสือจากฐานข้อมูลของห้องสมุด (ผ่านมือถือ) ว่าหนังสือเล่มนั้นมีแล้วหรือไม่ ซึ่งทำได้ง่ายและสะดวกมากๆ โดย เริ่มจากการเข้าไปที่ เว็บไซต์ ศูนย์บรรณสารสนเทศ ตามขั้นตอนดังนี้ https://lib-km.hcu.ac.th/ Read the rest of this entry »
บัตรกำหนดส่ง ในหลายห้องสมุดยังคงใช้บัตรกำหนดส่งติดที่ข้างหลังตัวเล่มด้านในของหนังสือ แต่บางแห่งอาจจะไม่ใช้บัตรกำหนดส่งแล้ว เนื่องจากมีระบบห้องสมุดที่มีการบันทึกการยืมและคืนในระบบได้ทันที แต่การที่ยังต้องมีการใช้บัตรกำหนดส่งอยู่ในห้องสมุดบางแห่ง เพื่อ
1. ประทับวันกำหนดส่ง เพื่อจะได้เป็นการเตือนถึงวันกำหนดส่งให้ผู้ใช้ห้องสมุด
2. ใช้เป็นหลักฐานในการติดตามการทำงาน โดยการลงชื่อผู้ให้บริการไว้ที่ตราประทับวันที่กำหนดส่ง เนื่องจากปัญหาในการยืม คืน เข้าระบบ จะได้ติดตามได้ว่าเจ้าหน้าที่คนใดเป็นคนให้ยืมหรือคืน Read the rest of this entry »
ห้องสมุดแต่ละแห่ง มักจะมีหนังสือที่มีหลาย ๆ ขนาด และมักจะมีหนังสือขนาดใหญ่หรือมีความกว้างมากกว่าปรกติ ทั้งนี้ การจัดหนังสือที่มีขนาดใหญ่หรือมีความกว้างมากกว่าหนังสือทั่วไป รวมกับหนังสือทั่วไป ก็ย่อมทำได้ และห้องสมุดส่วนใหญ่ก็มักจะจัดรวมกัน แต่การแยกหนังสือที่มีขนาดใหญ่หรือมีความกว้างมากกว่าปรกติ ออกจากชั้นหนังสือทั่วไป แยกออกมาเป็นมุมหนังสือที่มีขนาดใหญ่หรือ Oversize ก็จะทำให้การจัดชั้นหนังสือทั่วไปมีขนาดเท่า ๆ กัน ความกว้างของชั้นหนังสือ หรือความสูงของชั้นหนังสือเท่ากัน แลดูเป็นระเบียบ และเจ้าหน้าที่ ผู้จัดชั้นหนังสือก็ไม่ต้องขยับหรือขยายความกว้างของหนังสือบ่อย ๆ ถ้าต้องพบกับหนังสือที่มีความใหญ่หรือสูงหรือกว้างกว่าความสูงของชั้นหนังสือโดยทั่วไป
ตัวอย่างภาพหนังสือที่มีหลากหลายขนาดจัดรวมอยู่ด้วยกัน
ภาพที่ 1 หนังสือทุกขนาดจัดรวอยู่ในชั้นหนังสือเดียวกัน
การเปรียบเทียบกับหนังสือที่มีขนาดปกติให้เห็นความแตกต่างด้านความสูงของหนังสือ ดังภาพที่ 2 Read the rest of this entry »
ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ศึกษา ระบบ WorldShare Management Services (WMS) โมดูล Circulation เพื่อหา location หรือ status ที่กำหนดสถานภาพหนังสือเพื่อจัดแสดง / แนะนำหนังสือใหม่ ว่ามี location หรือ status หนังสือที่เป็น On display หรือไม่ ผู้เขียนได้ศึกษา พบว่า โมดูล Circulation มี shelving location หรือ status หนังสือที่เป็น On display ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
1. เข้าระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS
1.1 เลือกที่ HUACHIEW CHALERMPRAKIET UNIVERSITY LDAP
ภาพที่ 1 เข้าระบบห้องสมุด WMS
Bulk renew items เป็นฟังก์ชั่นใหม่ที่ทำให้การทำงานของ Admin ที่ดูแลระบบทำงานได้รวดเร็วมากขึ้น เพื่อให้สะดวกมากขึ้นในการปรับ วันกำหนดส่ง (Due dates) ในระบบ WMS ให้กับผู้ใช้บริการครั้งละมากๆ โดยเฉพาะในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ ต้องขยายการต่ออายุ หรือต่ออายุหนังสือให้กับผู้ที่ยืม โดยที่ไม่ต้องห่วงเรื่องการมาคืน หรือกลัวจะถูกปรับ เพราะในช่วงเวลาดังกล่าว ไม่สามารถออกจากบ้านได้ เนื่องจากการเกิดโรคระบาด
ฟังก์ชั่นนี้ต้องจัดทำโดยผู้ดูแลระบบเท่านั้น ซึ่งมีขั้นตอนในการทำดังนี้
1.ดาวน์โหลดโปรแกรม worldshare-circ-bulk-renew-windows.exe Read the rest of this entry »
