ศูนย์บรรณสารสนเทศ เป็นหน่วยงานที่ให้บริการทรัพยากรสารสนเทศ ในการนำทรัพยากรออกให้บริการ มีความจำเป็นที่จะต้องใช้วัสดุต่างๆ ในการจัดเตรียมการนำทรัพยากรสารสนเทศออกมาให้บริการแก่ผู้ใช้บริการหลาย ๆ อย่าง จึงต้องมีการเบิกวัสดุต่างๆ ซึ่งการเบิกวัสดุนั้น จะแบ่งเป็น วัสดุสำรองคลัง และวัสดุไม่สำรองคลัง

วัสดุสำรองคลัง หมายถึง  รายการวัสดุที่ทางกองพัสดุมีจัดซื้อไว้แล้ว (ซึ่งทางกองพัสดุแจ้งไว้ปัจจุบันมี 39 รายการ)

วัสดุไม่สำรองคลัง หมายถึง รายการวัสดุที่ทางกองพัสดุจะต้อง ดำเนินการขออนุมัติจัดซื้อให้ เมื่อมีการเขียนเบิก

การเบิกจ่ายวัสดุสำรองคลัง

1. ให้แต่ละแผนกเขียนรายการมาในแบบฟอร์มขอเบิก ส่งมายังสำนักงานเลขานุการ

2. ผู้ทำหน้าที่เบิกพัสดุตรวจสอบงบประมาณในปีนั้นๆ (งบประมาณต้องไม่เกินตามที่จัดสรรให้)

3. ส่งใบเบิกเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อลงนามอนุมัติการเบิก

4. ผู้อำนวยการ อนุมัติการเบิกวัสดุแล้ว ทำการสแกนเอกสารและส่งเข้า Mail ของศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ธุรการออกเลข เอกสารในระบบ Less paper  เมื่อได้เลขที่ออกแล้วจึงนำเอกสารตัวจริงส่งไปยังผู้อำนวยการกองพัสดุ

5. ส่งใบเบิกวัสดุไปยังกองพัสดุแต่ละเดือนนั้น ต้องไม่เกินวันที่ 1 ของทุกเดือน

6.ได้รับวัสดุในวันศุกร์ที่ 2 ของเดือนหากการเขียนเบิกวัสดุ เกินวันที่ 1 ของเดือน ทางศูนย์บรรณสารสนเทศ จะได้รับวัสดุในวันศุกร์ที่ 2 ของเดือนถัดไป

7. การรับวัสดุ จะรับได้ที่ศูนย์หนังสือ มฉก. เมื่อรับวัสดุมาแล้ว จะจ่ายให้กับแผนก และมีผู้ลงนามการเบิกวัสดุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในการเบิก ในสมุดเบิกวัสดุ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดเตรียมไว้

8.เมื่อจ่ายวัสดุไปยังผู้ที่ขอเบิกวัสดุไว้เรียบร้อย ส่งต่อให้ผู้รับผิดขอบตัดงบประมาณให้ตรงกับแต่ละแผนกได้รับการจัดสรร และสรุปผลเป็นรายเดือน และเสนอผู้อำนวยการต่อไป

1.ใส่เลขออกของหน่วยงาน
2.ใส่ชื่อหน่วยงานและแผนก
3.ใส่รายการพัสดุที่ต้องการเบิกและจำนวน
4.ลงนามผู้อำนวยการเพื่ออนุมัติการเบิก

การเบิกจ่ายวัสดุไม่สำรองคลัง

1. ให้แต่ละแผนกเขียนแบบฟอร์มขอให้จัดหาวัสดุที่ไม่มีสำรองคลัง ลงวันที่ที่ต้องการใช้วัสดุพร้อมทั้งเหตุผลในการเบิกตามแบบฟอร์ม พร้อมทั้งใส่ชื่อผู้ประสานงาน พร้อมเบอร์โทรศัพท์ให้กับกองพัสดุและส่งมายังสำนักงานเลขานุการ

2. ผู้ทำหน้าที่เบิกพัสดุที่ ตรวจสอบงบประมาณในปีนั้น (งบประมาณต้องไม่เกินตามที่จัดสรรให้)

3. ส่งใบเบิกเสนอผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อลงนามอนุมัติการเบิก

4. ผู้อำนวยการ อนุมัติการเบิกวัสดุแล้ว ทำการสแกนเอกสารและส่งเข้า Mail ของศูนย์บรรณสารสนเทศเเพื่อให้เจ้าหน้าที่ธุรการออกเลข เอกสารในระบบ Less paper  เมื่อได้เลขที่ออกแล้วจึงนำเอกสารตัวจริงส่งไปยังผู้อำนวยการกองพัสดุ

5. กองพัสดุดำเนินการขออนุมัติในการจัดซื้อวัสดุที่ต้องการ เมื่อได้วัสดุแล้ว ทางกองพัสดุจะแจ้งให้ศูนย์บรรณสารสนเทศทราบ เพื่อดำเนินการรับวัสดุที่กองพัสดุเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง และทางพัสดุ จะทำใบตรวจรับส่งมาให้เซ็นยืนยันการตรวจ เมื่อได้วัสดุแล้วเพื่อนำไปวางบิลต่อไป

6. เมื่อรับวัสดุที่ไม่มีสำรองคลังเรียบร้อยแล้ว จึงเขียนรายการวัสดุที่ได้รับลงสมุดเบิกวัสดุและจะจ่ายให้กับแผนก และมีผู้ลงนามการเบิกวัสดุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในการเบิก ในสมุดเบิกวัสดุ ของศูนย์บรรณสารสนเทศ จัดเตรียมไว้

7. เมื่อจ่ายวัสดุที่ไม่มีสำรองคลังไปยังผู้ที่ขอเบิกวัสดุไว้เรียบร้อย เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ตัดงบประมาณจะทำการตัดงบประมาณ และสรุปผลเป็นรายเดือน และเสนอผู้อำนวยการต่อไป

1.ใส่ วัน เดือน ปี ที่เขียนเบิก
2.ใส่เลขที่ออกหนังสือของหน่วยงาน
3.ใส่รายการพัสดุที่ต้องการเบิกพร้อมจำนวนและคุณลักษณะของพัสดุนั้นรวมทั้งกำหนดเวลาการใช้งาน
4.ใส่ชื่อผู้ประสานงานพร้อมเบอร์ติดต่อ
5.ลงชื่อหัวหน้าแผนกที่ขอเบิก
6.ลงชื่อผู้อำนวยการเพื่ออนุมัติการเบิก