ในแต่ละปีการศึกษาแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ได้รับหนังสือบริจาคเข้ามาเป็นจำนวนมาก บางส่วนบรรณารักษ์งานจัดหาฯ ที่ดูแลรับผิดชอบได้พิจารณาคัดเลือกเข้าศูนย์บรรณสารสนเทศ ตามที่มีเนื้อหาสอดคล้องกับการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย และเนื้อหาอื่นๆ ที่พิจารณาแล้วมีประโยชน์และเสริมการเรียนรู้ กรณีที่ได้รับหนังสือบริจาคที่มีเนื้อหาไม่สอดคล้อง จะพิจารณาบริจาคต่อให้กับกรมการศึกษานอกโรงเรียน หรือ กศน. โรงเรียนต่างๆ หรือหน่วยงานอื่นๆ ที่ติดต่อขอบริจาคเข้ามา รวมทั้งสนับสนุนโครงการ/กิจกรรมบริการชุมชน ของแผนกบริการสารสนเทศ กรณีที่มีเนื้อหาที่สอดคล้อง แต่ได้รับจำนวนมากเกินไปในการนำขึ้นชั้นให้บริการ จะพิจารณาเก็บไว้เป็น Stock เพื่อประโยชน์ในการทดแทนหนังสือที่เคยมีอยู่ หากมีการสูญหาย หรือชำรุดจนไม่สามารถจะซ่อมได้ และไม่มีจำหน่ายในท้องตลาดแล้ว ซึ่งจะได้ช่วยประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อเข้ามาใหม่
ในการบริหารจัดการหนังสือ Stock นี้ เมื่อตรวจสอบกับระบบห้องสมุดแล้ว และพิจารณาว่าควรจะเก็บจะบันทึกไว้ใน Google docs โดยมีรายละเอียด ประกอบด้วย ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง/ผุ้รับผิดชอบ ครั้งที่พิมพ์/ปีที่พิมพ์ จำนวนฉบับ เลขISBN, OCLC Number, ภาษาที่ตีพิมพ์ และสาขาที่เกี่ยวข้อง ลำดับและเลขตู้หนังสือ
การที่มีข้อมูลเลขตู้หนังสือ เพื่อจะได้ทราบว่า หนังสือเล่มที่จัดเก็บนั้น อยู่ที่ตู้ไหน ลำดับที่เท่าไรของตู้ เพื่อสะดวกในการหยิบหนังสือเล่มนั้นๆ กรณีที่ต้องการนำหนังสือเล่มนั้นนำเข้าศูนย์บรรณสารสนเทศ ต่อไป โดยที่ตัวเล่มจะใส่ slip และระบุลำดับที่เอาไว้ ซึ่งตู้เก็บหนังสือเหล่านี้จะจัดเก็บไว้ในห้องเก็บหนังสือ
การที่ใช้โปรแกรม Google docs เพื่อจะได้สามารถใช้งานร่วมกันได้หลายๆ คน เช่น ผู้อำนวยการ หรือ หัวหน้าแผนกฯ ในการเข้ามาดูรายชื่อหนังสือ และเพื่อสามารถบริหารจัดการหรือวางนโยบายต่อไปได้
