เมื่อสมาชิกยืมหนังสือออกจากห้องสมุดแล้วเกิดการสูญหาย แล้วมาติดต่อขอแจ้งหายกับเจ้าหน้าที่/บรรณารักษ์ ที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน ชั้น 1 นั้น จะต้องชำระค่าดำเนินการแจ้งหาย และค่าปรับเกินกำหนด (ถ้ามีค่าปรับเกินหนด) ระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) ได้มีฟังก์ชั่น Create Bill  เพื่อ Create ค่าปรับเข้าไปในระบบ โดยผู้ปฏิบัติงานไม่ต้องเขียนใบเสร็จรับเงิน สามารถเคลียร์ค่าปรับในระบบ และส่งบิลการชำระค่าปรับให้กับสมาชิกผ่านช่องทาง E-mail ของสมาชิกได้โดยสะดวก ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. Scan Barcode หรือพิมพ์รหัสสมาชิก ช่อง Enter Barcode

2. คลิกเลือกรายการหนังสือที่ต้องการแจ้งหาย (1), คลิกที่ Barcode เพื่อตรวจสอบค่าปรับกรณีถ้ามีค่าปรับ (2), คลิกที่ Outstanding bills (3) เพื่อ Create จำนวนค่าปรับเข้าระบบ

1. คลิกที่ Create Bill
2. พิมพ์ Barcode หนังสือที่แจ้งหาย (1), คลิกเลือก Lost item replacement (2), ใส่จำนวนเงิน (3), โน้ตรายการค่าปรับ (4)
3. รายการค่าปรับที่ Create เข้าระบบ
4. คลิกเลือกรายการค่าปรับ และคลิกที่ Pay/Waive/Refund เพื่อเคลียร์รายการค่าปรับ
5. ใส่จำนวนเงินที่ช่อง Amount Tendered เพื่อยืนยันค่าปรับ (1), และคลิกที่ Resolve เพื่อเคลียร์รายการค่าปรับ
6. คลิกที่ E-mail เพื่อส่งบิลค่าปรับให้สมาชิก
7. คลิกที่ Close เสร็จขั้นตอนการเคลียร์ค่าปรับในระบบ
8. ให้สมาชิกกรอกแบบฟอร์มแจ้งหาย เสร็จขั้นตอนการดำเนินการ