ระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) ได้ทำฟังก์ชั่น เพื่อรายงานสถิติเกี่ยวกับการทำงานในห้องสมุดที่น่าสนใจมีมากมาย ในส่วนของงาน Circulation มีดังนี้
โดยมีวิธีการ รายละเอียด
จากตัวอย่างข้างต้น บุคลากรผู้ปฏิบัติงานสามารถใช้เพื่อจัดเก็บสถิติหรือตรวจสอบการทำงานได้อย่างง่ายดายเพื่อนำมารายงานผลการปฏิบัติงานได้ ผู้บริหารหรือหัวหน้างานสามารถตรวจสอบการทำงานได้หรือนำสถิติใน Circulation Events Detail Report มาช่วยในการตัดสินใจในการบริหารต่อไป
บทความที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการเคลียร์รายการค่าปรับและส่งบิลค่าปรับให้สมาชิกผ่านทาง E-mail
การจองทรัพยากรสารสนเทศผ่านระบบ WMS
เปิดเทอมแล้วมาโหลด APP ช่วยในการทำงานกันเถอะ
Notification Alert
ขั้นตอนการตรวจรับและตรวจสอบหนังสือใหม่
วิธีการเปลี่ยน Status หนังสือส่งซ่อม
การพิมพ์สันหนังสือในระบบ WMS
ขั้นตอนการลงรายการสื่อโสตทัศนวัสดุ ประเภท Sound Recording
งานบริการรับแจ้งหนังสือหายในระบบ WMS
งานสร้างระเบียนสมาชิก
No Linguistic Content และ Undetermined สำคัญอย่างไร
การสร้างข้อมูลร้านค้า (New Vendor)
ขั้นตอนการทำการสั่งซื้อหนังสือ (Orders) ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS
วิธีเก็บสถิติการใช้งานภายในห้องสมุด กรณีที่ผู้ใช้ไม่หยิบหนังสือไปยืมออก
คู่มือการใช้บริการ WorldShare Interlibrary Loan (WorldShareILL)
วิธียืมหนังสือต่อด้วยตนเองทางออนไลน์ (WMS)
คู่มือการปฏิบัติงานการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ ของระบบ WorldShare Management Services (WMS)
การลงรายการทางบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศในโมดูล Metadata ของระบบ WorldShare Management Services (WMS)
Acquisition Module เพื่อการจัดสรรงบประมาณ ในระบบห้องสมุด WMS เพื่อการจัดสรรงบประมาณ
การทำ Data Migration เข้า WorldShare Management Services (WMS)
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services (WMS) : WMS ตอนที่ 5 การทำสัญญา
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 4 การต่อรองราคา
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 3
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 2
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 1
ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้เปิดใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WorldShare Management Services หรือ WMS มาตั้งแต่วันที่ 1 พฤศจิกายน 2560 ในระบบ WMS มีฟังก์ชั่นในการให้บริการจองทรัพยากรสารสนเทศ โดยการจองทรัพยากรสารสนเทศทางออนไลน์ สามารถทำได้ 2 วิธี ดังต่อไปนี้
การจองทั้ง 2 แบบสามารถจองทรัพยากรสารสนเทศได้ทั้งที่อยู่บน Shelf และที่ถูกยืมออกไป
รายละเอียดของ การจองหนังสือ
สถิติห้องสมุดกับงาน Circulation Events Detail Report ใน WMS
Acquisition module เป็นหนึ่งในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ WorldShare Management Services (WMS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module โดยมีขั้นตอนการทำงานประกอบด้วยส่วนของ Budgets โดยสามารถจัดสรรงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ เป็น 3 ส่วนหลัก ได้แก่ Books 2017 (การจัดซื้อหนังสือ), Database (ฐานข้อมูล), Journal (วารสาร) ดังรูป
รูปภาพที่ 1. แสดงส่วนของงบประมาณ
บทความนี้จะขออธิบายในส่วนของ Books 2017 ที่จัดสรรงบประมาณให้กับคณะต่างๆ ที่มีอยู่ 14 คณะแยกเป็นหนังสือภาษาไทยและหนังสือภาษาอังกฤษ ดังรูป
Read the rest of this entry »
ความแตกต่างที่เห็นได้ชัดในฐานะที่เคยทำงานด้านวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศหรือ Cataloging ก็คือ โมดูลในการลงรายการบรรณานุกรมนั้น ในระบบ WorldShare Management Services – WMS นั้น ให้ความสำคัญกับการทำเมทาดาทา การบริหารจัดการเมทาดาทา ขั้นตอนการทำงานในโมดูลเทาดาทาจึงมีแตกต่างจากโมดูล Cataloging ของระบบห้องสมุดโดยทั่วไป กล่าวคือ ในโมดูลเมทาดาทา (Metadata Module) ซึ่งเป็นโมดูลของการนำเข้าทรัพยากรสารสนเทศ หรือเดิมมักจะรู้จักกันในชื่อว่า Cataloging Module จะมีการบริหารจัดการข้อมูลทางบรรณานุกรม หรือเมทาดาทาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม และเนื่องจากเป็นการรวมรายการบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดที่เป็นสมาชิก OCLC มากกว่า 7,200 แห่งทั่วโลก จึงทำให้สถาปัตยกรรมหรือโครงสร้างการสร้างระเบียนข้อมูลทางบรรณานุกรมแตกต่างจากเดิมเพื่อให้สนับสนุนการทำงานที่เป็นระบบ World Cataloging ซึ่งก็คือ พัฒนาการของการเป็นระบบสหบรรณานุกรม หรือ Union Catalogue นั่นเอง
สถาปัตยกรรมหรือโครงสร้างระเบียนทางบรรณานุกรมของระบบ WMS เพื่อสนับสนุนการเชื่อมโยงกับ WorldCat นั้น จึงแบ่งได้เป็น 3 ส่วน ประกอบด้วย คือ
1. Master Record 2. Local Bibliographic Data (LBD) 3. Local Holding Record (LHR)
โครงสร้างระเบียนบรรณานุกรม
Master Record หมายถึง ระเบียนทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศ ที่ห้องสมุดนำเข้าระบบเป็นแห่งแรก จะถือว่าระเบียนนั้น เป็นระเบียนหลัก ประกอบด้วยข้อมูลทางบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศที่นำเข้าตามหลักเกณฑ์การลงรายการทางบรรณานุกรมแบบ AACR2 และ MARC21 หรืออาจจะเป็น RDA ห้องสมุดอื่นที่จะนำเข้าในระบบ WorldCat และตรวจสอบความซ้ำซ้อนและพบว่ามีระเบียนทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศที่จะนำเข้าอยู่แล้ว (Master record) สามารถใช้ Master record เพื่อเป็นระเบียนทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดตนเองได้ โดยไม่ต้องลงข้อมูลทางบรรณานุกรมใหม่ แต่สามารถเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นข้อมูลเฉพาะของห้องสมุดได้ในส่วนประกอบที่เรียกว่า Local Bibliographic Data (LBD) และใส่ข้อมูลเกี่ยวกับ item information ในส่วนประกอบที่เรียกว่า Local Holding Record (LHR)
Local Bibliographic Record (LBD) หมายถึง ข้อมูลทางบรรณานุกรมที่ห้องสมุดแห่งอื่นๆ ที่ใช้ Master record ร่วมกัน มีข้อมูลที่เป็นส่วนของห้องสมุดต้องการใส่ เช่น หัวเรื่อง (ที่กำหนดใช้ขึ้นเอง) หมายเหตุ (Note) ที่ห้องสมุดกำหนดขึ้นเอง ชื่อชุด ที่กำหนดเอง
Local Holding Record (LHR) หมายถึง ข้อมูลเกี่ยวกับ item ของระเบียนนั้นๆ ได้แก่ เลขหมู่ หมายเหตุ (ที่เกี่ยวกับหนังสือ) บาร์โคด ราคา การกำหนดการยืม การกำหนดการให้ทำสำเนา เป็นต้น
ถ้าจะกล่าวถึง ความแตกต่างของระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS กับระบบห้องสมุดอัตโนมัติอื่นๆ อย่างไรบ้าง นั้น ข้อแรก คงต้องพูดถึง การเป็น Library Services Platform (LSP) ที่มีการพัฒนาไปจาก Library Integrated System (LIS)
ลักษณะขอ LIS เราน่าจะคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี เพราะเราใช้กันอยู่ในปัจจุบัน แต่การเป็น LSP นั้นมีลักษณะ
ลักษณะของ LSP
กล่าวคือ LSP ทำให้ห้องสมุดสามารถบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ สามารถขยายเนื้อหาที่มีรูปแบบหลากหลายทั้งฉบับพิมพ์ และฉบับอิเล็กทรอนิกส์ สนับสนุนกระบวนการจัดซื้อที่หลากหลาย การจัดซื้อสำหรับการเป็นเจ้าของอย่างถาวร ผ่านการจ่ายค่าอนุญาตหรือการเป็นสมาชิก เอื้อต่อการจัดการเมทาดาทาที่มีหลายเกณฑ์และเหมาะสมกับสื่อที่มีความแตกต่างกัน อย่างน้อย ตระกูล MARC หรือ Dublin Core รวมถึงการสนับสนุนการให้บริการที่บูรณาการกันโดยมีการใช้ API และโปรโตคอลอื่นๆ ที่สามารถใช้งานข้ามกันได้ (Interoperability) นอกจากนี้ LSP สนับสนุนการทำงานแบบ Multi-tenant กล่าวคือ ระบบซอฟต์แวร์ชุดเดียวแต่ให้บริการคนหลาย ๆ คนในขณะเดียวกันได้ โดยผู้ใช้ต่างห้องสมุดและมีข้อกำหนดของคุณสมบัติของระบบซอฟต์แวร์บางอย่างแตกต่างกันได้
หาอ่านโดยละเอียด ลึกๆ ได้จากหลายแหล่งค่ะ เช่น
https://journals.ala.org/index.php/ltr/article/view/5686/7063
https://www.niso.org/sites/default/files/stories/2017-09/FE_Grant_Future_Library_Systems_%20isqv24no4.pdf
http://helibtech.com/file/view/Rethinking_the_LSP_Jan2016a.pdf
การทำ Data Migration คือ การโอนย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไปยังระบบใหม่ ซึ่งมีขั้นตอน กระบวนการ และความสัมพันธ์ของข้อมูลระหว่างระบบเดิมกับระบบใหม่ที่ซับซ้อน ดังนั้น จึงต้องให้ความสำคัญกับรายละเอียดในทุกขั้นตอนของการทำ Data Migration
หลักจากที่ผู้บริหารตัดสินใจเปลี่ยนระบบห้องสมุดอัตโนมัติ จากระบบ Virtua ที่ใช้งานอยู่ ไปเป็น WorldShare Management Services (WMS) ทำให้ทีมงานผู้ใช้ระบบเดิมอยู่ กับ ทีมงานของผู้พัฒนา WMS จาก OCLC และตัวแทนจำหน่าย ต้องทำงานร่วมกัน เพื่อวางแผน วิเคราะห์ข้อมูล ประสานการดำเนินงาน และกำหนดรายละเอียดต่างๆ ที่จำเป็นในการโอนย้ายข้อมูลเข้า WMS โดยขั้นตอนหลัก ดังนี้ Read the rest of this entry »
การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน Circulation ของระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับผู้ที่ปฏิบัติงานในโมดูลดังกล่าว สามารถศึกษาได้ด้วยตนเอง ได้แก่ การยืม การคืน การคืนมีค่าปรับ การยืมต่อ การคืนหนังสือในตู้ การ Notes การรับแจ้งหนังสือหาย การสร้างระเบียนสมาชิก และการทำ Offline circulation เมื่อระบบขัดข้อง กระผมหวังว่าคู่มือการปฏิบัติงานจะกระชับ ชัดเจน เข้าใจง่าย และเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานนะครับ รายละเอียดของ คู่มือปฏิบัติงาน ยืม-คืน WMS ตามไฟล์ที่แนบมานี้ครับ
วิธีและขั้นตอนการ Key Basic Tag ในการสร้าง Order
งานตรวจสอบพันธะและลบระเบียนสมาชิก
การใช้งานระบบ Offline Circulation WMS
ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้นำระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WorldShare Management Services หรือ WMS มาใช้ และเริ่มใช้ระบบยืม คืนทรัพยากรสารสนเทศ เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2560
การให้บริการยืม คืนทรัพยากรสารสนเทศ เหมือนกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติทั่วๆ ไป ที่ผู้ปฏิบัติงานดำเนินการยืม และคืนให้ในระบบ เนื่องจากศูนย์บรรณสารสนเทศ ยังมิได้นำเครื่องยืม คืน ด้วยตนเองมาใช้ เมื่อมีการให้ยืมทรัพยากรสารสนเทศแล้ว โอกาสที่จะเกิดขึ้นก็คือ ผู้ใช้อาจจะใช้ทรัพยากรสารสนเทศนั้น ไม่เสร็จตามกำหนดเวลาที่ให้ยืม ตามสิทธิ์ กรณีนี้ ผู้ใช้สามารถมาต่ออายุการยืม ด้วยตนเองที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ หรือผู้ใช้สามารถต่ออายุการยืม ผ่านทางเว็บไซต์ ซึ่งมีขั้้นตอนง่ายๆ ดังนี้
1. เข้าเว็บไซต์ ห้องสมุดหรือศูนย์บรรณสารสนเทศ ที่ lib.hcu.ac.th จะเห็นรูปหน้าจอการค้น คือ WorldCat Discovery (WCD) หรือ OPAC ที่เราคุ้นเค้ย
2. คลิกที่ลูกศร จากไอคอน Read the rest of this entry »
ตอนนี้ ขอเปลี่ยนชื่อ จากทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS มาเป็นชื่อที่เกี่ยวข้องในแต่ละกระบวนการ นะคะ เพราะเลยช่วงการตัดสินใจเลือกมาแล้ว
บทความนี้ เป็นเรื่องของการทำสัญญา (Agreement) ห้องสมุดจะคุ้นเคยกับการอ่าน agreement เหล่านี้ เป็นอย่างดี จากการบอกรับฐานข้อมูลออนไลน์ ซึ่งโดยทั่วไปเป็นเรื่องของการมีสิทธิ์ ไม่มีสิทธิ์ ในการทำอะไรกับฐานข้อมูล การหมดอายุการบอกรับ เป็นต้น สัญญาของการซื้อระบบ WMS ก็เช่นเดียวกัน โดยรวมจะคล้ายอยู่บ้าง แต่ก็จะมีส่วนที่นอกเหนือจากสัญญาของฐานข้อมูลออนไลน์ อยู่มากหลายข้อ
ในเรื่องของสัญญา โดยส่วนตัวผู้เขียน มักจะเสนอหรือกล่าวกับห้องสมุดหลายๆ แห่งว่า ในส่วนของการทำสัญญานั้น ควรจะมีนักกฎหมายเข้ามาช่วยพิจารณาด้วย เพราะในสัญญา จะมีข้อความที่เป็นในเรื่องทางกฎหมาย บรรณารักษ์อย่างพวกเรา อ่านแล้วอาจจะไม่เข้าใจ หรือพอจะเข้าใจบ้างตามการแปล แต่ในบริบทของตัวบทกฎหมายนั้น เราอาจจะไม่ทราบถึงเหตุและผลที่จะตามก็ได้ค่ะ
ดังนั้น การจะลงนามในสัญญา ทางมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้ดำเนินการในลักษณะนี้ ตามหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
โดยสรุปก่อนจะเสนอผู้บริหารระดับสูง ลงนาม (ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับบริบทของแต่ละแห่ง) ผู้เขียน ต้องสรุปโดยรวม ว่ามีประเด็นหรือไม่มีประเด็นใด ที่ต้องพิจาณาเป็นพิเศษ เพื่อเป็นข้อมูลในเบื้องต้นให้ผู้บริหารระดับสูง รับทราบและพิจารณาก่อนลงนาม
กระบวนการนี้ ใช้เวลาพอสมควร เนื่องจากต้องศึกษากันอย่างละเอียด นิติกร ก็จะเสนอประเด็นมาทางห้องสมุด ให้ประสานทำความเข้าใจ กับข้อความที่สัญญาระบุ กับทาง OCLC ทางศูนย์บรรณสารสนเทศ ก็จะมีประเด็นในการสอบถาม เช่นกัน และจะมีการระบุการชำระเงินด้วย สามารถเจรจาแบ่งจ่ายเงินเป็นงวดๆ ได้ค่ะ
Acquisition Module เพื่อการจัดสรรงบประมาณ ในระบบห้องสมุด WMS เพื่อการจัดสรรงบประมาณ การทำ Data Migration เข้า WorldShare Management Services (WMS)
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 4
อนาคตเริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ ไม่ใช่วันพรุ่งนี้
มาถึงตอน ต่อรองราคา นับเป็นโชคดีของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ที่ท่านอธิการบดี คือ รองศาสตราจารย์ ดร. ประจักษ์ พุ่มวิเศษ เป็นผู้ที่คุ้นเคยกับระบบห้องสมุดอัตโนมัติดี (ท่านเป็นผู้นำเอาระบบห้องสมุดอัตโนมัติ คือ INNOPAC เข้ามาใช้เป็นแห่งแรกที่สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (ซึ่งปัจจุบันคือ สำนักวิทยทรัพยากร) เมื่อครั้งดำรงตำแหน่งเป็นผู้อำนวยการ) เมื่อท่านพิจารณาจากข้อมูลที่นำเสนอ และตัดสินใจเลือกระบบ WMS เป็นระบบที่มหาวิทยาลัยเห็นว่าเหมาะสมที่สุด ท่านจึงเข้ามาเจรจาเรื่องราคาให้ด้วย
ในเรื่องการเจรจา ทางมหาวิทยาลัยใช้เวลาในการเจรจาเรื่องราคา 2 คร้้งหลักๆ ครั้งแรกเป็นราคาที่บริษัท AMS เสนอมาตามที่ OCLC แจ้งมา ได้มีการเรียนปรึกษาท่านอธิการบดี โดยได้รับคำแนะนำในการปรับราคา ไปทาง OCLC ซึ่งแน่นอนว่า ราคาที่เสนอไปนั้นลดลงจากเดิม จึงยังไม่ลงตัวกันทั้งสองฝ่าย การตกลงเรื่องราคา จึงทิ้งระยะเวลามาช่วงหนึ่ง การเจรจาครั้งที่ 2 นับว่า เป็นความโชคดี เช่นกัน ที่ตัวแทนของ OCLC ในแถบเอเชีย – แปซิฟิก เดินทางมาประเทศไทย ได้เข้ามาเจรจาโดยตรงแบบเผชิญหน้า ซึ่งน่าจะเป็นการส่งผลดี แต่ทั้งนี้ สิ่งที่ควรจะได้ดำเนินการ ก็คือ Read the rest of this entry »
