คลังความรู้ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ

SIDEBAR

»
S
I
D
E
B
A
R
«

การทำ Data Migration เข้า WorldShare Management Services (WMS)

กุมภาพันธ์ 14th, 2018 by pailin

Comments Feed

การทำ Data Migration คือ การโอนย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไปยังระบบใหม่ ซึ่งมีขั้นตอน กระบวนการ และความสัมพันธ์ของข้อมูลระหว่างระบบเดิมกับระบบใหม่ที่ซับซ้อน ดังนั้น จึงต้องให้ความสำคัญกับรายละเอียดในทุกขั้นตอนของการทำ Data Migration

หลักจากที่ผู้บริหารตัดสินใจเปลี่ยนระบบห้องสมุดอัตโนมัติ จากระบบ Virtua ที่ใช้งานอยู่ ไปเป็น WorldShare Management Services (WMS) ทำให้ทีมงานผู้ใช้ระบบเดิมอยู่ กับ ทีมงานของผู้พัฒนา WMS จาก OCLC และตัวแทนจำหน่าย ต้องทำงานร่วมกัน เพื่อวางแผน วิเคราะห์ข้อมูล ประสานการดำเนินงาน และกำหนดรายละเอียดต่างๆ ที่จำเป็นในการโอนย้ายข้อมูลเข้า WMS โดยขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. การเตรียมความพร้อมก่อนโอนย้ายข้อมูล

ในการโอนย้ายข้อมูลนั้น ต้องมีการเตรียมความพร้อมก่อนการโอนย้าย เพื่อการันตีการส่งต่อข้อมูลที่จะโอนย้ายไป ให้มีความสมบูรณ์มากที่สุด ซึ่งเป็นขั้นตอนการเริ่มต้นที่มีความสำคัญ โดยมีกระบวนการหลักๆ ดังนี้

Data Migration Questionnaire
ตอบคำถามเกี่ยวกับข้อมูล เพื่อชี้แจงและอธิบายถึงรายละเอียดต่างๆ ของข้อมูลที่อยู่ในระบบเดิม ทำให้ทางผู้พัฒนาระบบใหม่ได้เข้าใจลักษณะข้อมูลเดิม รู้ถึงข้อจำกัด กระทั่งสามารถวางแผนและกำหนดแนวทางในโอนย้ายข้อมูลได้เหมาะสม

Sample MARC Bibliographic
Export ตัวอย่าง Bibliographic ในรูปแบบ MARC ไฟล์ เพื่อใช้เป็นตัวอย่างในการวิเคราะห์ข้อมูล ควรจัดทำตัวอย่าง โดยเลือกใช้ข้อมูลที่มีความหลากหลาย ทั้งแบบ Single records และ Multi-part records รวมถึงข้อมูลบางอย่างที่มีลักษณะการลงรายการเฉพาะแบบซึ่งไม่เหมือนกับที่อื่นหรือทั่่วไป

Define Translation Table
ในการโอนย้าย จะมีข้อมูลบางส่วนที่ต้องปรับเปลี่ยนหรือถูกตัดทิ้งไป เพื่อความเข้ากันได้กับระบบใหม่ ดังนั้นจึงต้องจัดทำ Translation Table เพื่อ mapping data ทำเกิดความเข้าใจที่ตรงกันและความถูกต้องในการเปลี่ยนแปลง โดยเทียบข้อมูลจากระบบเดิมกับข้อมูลที่จะต้องเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการโอนย้ายไประบบใหม่ ระบุให้ชัดเจน ว่า เงื่อนไขในการ Migration มีอะไรบ้าง จะเปลี่ยนแปลงข้อมูลไปเป็นอะไร จะละทิ้งข้อมูลไม่โอนไปเมื่อใด

Implementation Schedule
กำหนดกรอบเวลา ลำดับขั้นตอน และระบุวันที่ให้กับกระบวนการต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น ให้ครอบคลุมระยะเวลาที่ต้องในการดำเนินการ เพื่อโอนย้ายข้อมูลทั้งหมดไปยังระบบใหม่

2. การโอนย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่
ในกรณีที่ยังใช้งานระบบเก่าคู่ขนานไปกับโอนย้ายข้อมูลไปยังระบบใหม่ จำเป็นต้องให้กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมในระหว่างการโอนย้ายข้อมูลให้ชัดเจน ดังนี้

– จัดสรรและแบ่งสัดส่วนข้อมูล ที่ยังคงใช้งานทำงานอยู่กับส่วนที่จะโอนย้าย ให้เป็นอิสระจากกัน

– กำหนดวันสุดท้ายที่อนุญาตให้แก้ไขข้อมูล และประกาศให้ทราบโดยทั่วกัน

– เมื่อพบข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ ควรแก้ไขให้ครบถ้วนก่อนโอนย้าย หรือแยกเพื่อไว้ต่างหากเพื่อแก้ไขให้ถูกต้องก่อนโอนย้าย ไม่ควรโอนย้ายข้อมูลทั้งหมดไปโดยไม่แยกแยะ เพราะจะทำให้เป็นภาระในการตรวจสอบในลำดับถัดไปและต้องตามหาข้อมูลที่บกพร่องมาแก้ไขเองในภายหลัง

– จัดทำข้อมูลที่จะโอนย้ายตามรูปแบบที่ทางผู้พัฒนาระบบใหม่กำหนดให้อย่างรัดกุม

ดังเช่นกรณี การโอนย้ายข้อมูลจาก virtua ไปยัง WMS ในครั้งนี้

ผู้ดูแลการ Migration จาก OCLC กำหนดให้เตรียมข้อมูล MARC File แยกกันตามภาษาของ Bibliographic เป็น 3 ส่วน คือ ไทย จีน อังกฤษ และ ข้อมูลของ item ทั้งหมดอีก 1 File โดยที่รายการ item ต้องสามารถเชื่อมโยงความสัมพันธ์กับ Bibliographic ได้ และในแต่ละรายการต้องมีลักษณะข้อมูลเป็นไปตามรูปแบบที่สามารถนำเข้า WMS ได้ พร้อมทั้งระบุ classification ด้วยว่าเป็นการลงรายการประเภทใด

ทั้งนี้ หากมีรายละเอียดปลีกย่อยของข้อมูลที่ต้องการให้ถูกโอนไปอย่างครบถ้วน ควรระบุไว้เป็นเอกสารให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น

3. การตรวจสอบข้อมูลที่โอนย้ายแล้ว

– ขอรายงานผลการโอนย้ายเข้าระบบใหม่ มาเทียบกับข้อมูลสรุปที่ไว้ก่อนทำการโอนย้าย

– หากรายงานผลการโอนย้ายไม่ละเอียดพอ จะต้องมีการจัดสรรและแบ่งข้อมูลกัน เพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้จากการโอนย้ายโดยละเอียด

– เมื่อพอข้อมูลผิดพลาด ให้สุ่มตรวจในข้อมูลอื่นๆ ที่มีลักษณะหรือรูปแบบ ใกล้เคียงกันด้วยเช่นกัน

– รวบรวมรายละเอียดและความผิดพลาดที่ตรวจพบ เพื่อรายงานต่อผู้ควบคุมดูแลการโอนย้ายข้อมูล แล้วประสานแจ้งไปยังผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบการนำข้อมูลเข้าระบบ ให้ตรวจสอบและแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ จนข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าระบบใหม่ได้ครบถ้วน

บทความที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนการเคลียร์รายการค่าปรับและส่งบิลค่าปรับให้สมาชิกผ่านทาง E-mail

วิธีและขั้นตอนการ Key Basic Tag ในการสร้าง Order

การจองทรัพยากรสารสนเทศผ่านระบบ WMS

เปิดเทอมแล้วมาโหลด APP ช่วยในการทำงานกันเถอะ

Notification Alert

ขั้นตอนการตรวจรับและตรวจสอบหนังสือใหม่

วิธีการเปลี่ยน Status หนังสือส่งซ่อม

การพิมพ์สันหนังสือในระบบ WMS

ขั้นตอนการลงรายการสื่อโสตทัศนวัสดุ ประเภท Sound Recording

งานบริการรับแจ้งหนังสือหายในระบบ WMS

งานสร้างระเบียนสมาชิก