คลังความรู้ ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ

SIDEBAR

»
S
I
D
E
B
A
R
«

ขั้นตอนการทำการสั่งซื้อหนังสือ (Orders) ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS

พฤษภาคม 22nd, 2018 by uthairath

Comments Feed

Acquisition module เป็นหนึ่งในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ WorldShare Management Services (WMS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module โดยมีขั้นตอนการทำงานประกอบด้วยส่วนของ Budgets โดยสามารถจัดสรรงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ เป็น 3 ส่วนหลัก ได้แก่ Books 2017 (การจัดซื้อหนังสือ), Database (ฐานข้อมูล), Journal (วารสาร) ดังรูป

รูปภาพที่ 1. แสดงส่วนของงบประมาณ

บทความนี้จะขออธิบายในส่วนของ Books 2017 ที่จัดสรรงบประมาณให้กับคณะต่างๆ ที่มีอยู่ 14 คณะแยกเป็นหนังสือภาษาไทยและหนังสือภาษาอังกฤษ ดังรูป

รูปภาพที่ 2. แสดงส่วนของงบประมาณของ Book แยกตามคณะ

ขั้นตอนการทำการสั่งซื้อหนังสือ (Orders) ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS

ผู้เขียนได้ปฏิบัติหน้าที่ในส่วนของการลงฐานข้อมูลขั้นตอนการสั่งซื้อหนังสือ (Orders) สามารถทำได้

ทำได้ 2 วิธี ดังนี้ (เมื่อเข้าระบบ WMS ทาง https://hcu.share.worldcat.org/wms)

วิธีที่ 1 เข้าโมดูล Acquisitions เลือก Orders

รูปภาพที่ 3. แสดงขั้นตอนการสร้าง Order

เลือก New Order

รูปภาพที่ 4. แสดงขั้นตอนการสร้าง New Order

จะปรากฎจอภาพ

รูปภาพที่ 5. แสดงขั้นตอนการลงรายละเอียดในการสร้าง New Order

กรอกรายละเอียดของ การสั่งซื้อ เช่น เลขที่ Po. (Order Name) เลือกประเภทคำสั่งซื้อ (Order Type) และร้านค้าหรือผู้ขาย (Vendor) เรียบร้อบแล้วคลิก Save

จะได้ รูปแบบของ Order ที่ได้สร้างเข้าไป

รูปภาพที่ 6. แสดงการสร้าง New Order เสร็จสมบูรณ์

คลิกที่ Po.33/60 ก็จะหน้าต่างของ Order : Po. ให้ทำการกรอกรายการหนังสือที่เราต้องการจะทำการสั่งซื้อ

รูปภาพที่ 7. แสดงการสร้าง Order เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนต่อไปเป็นการหาหนังสือที่เราต้องทำการสั่งซื้อ

คลิกที่ Discover Items เพื่อทำการ Search หาข้อมูลของหนังสือ เลือก Search ได้หลากหลายวิธี เช่น Search Keyword, Title, Author, ISBN เป็นต้น

รูปภาพที่ 8. แสดงการ Search หาข้อมูลของหนังสือ

เลือกรายการหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อ คลิก Add to Order

รูปภาพที่ 9. แสดงรายการหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อ

เลือก Po. ที่เราจะทำการ Add เข้าไป Order Number เช่น PO-20017-11 หรือ จะเลือก Order Name เช่น Po.33/60 คลิก Search เสร็จเรียบร้อยแล้วไปคลิกที่ Order เลือก Po. ที่ได้ทำการสร้างไว้ขึ้นมา

รูปภาพที่ 10. แสดงทำการ Add เข้าไป Order Number

PO-2017-11 ก็จะปรากฏขึ้นมาพร้อมรายละเอียดของหนังสือที่เราต้องการจะทำการสั่งซื้อ แล้วคลิก Add เรียบร้อยแล้ว คลิก Close เป็นการสั่งซื้อเรียบร้อยในเล่มที่ 1

รูปภาพที่ 11. แสดงขึ้นตอนการ Add หนังสือที่เราต้องการจะทำการสั่งซื้อ

คลิกตรงส่วนของ Po.33/60 เพื่อทำการกรอกรายละเอียด ของหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อ ISBN ช่องต่อมา เลือกตัดงบคณะ ช่องต่อมา เลือก Cataloging Room ช่องต่อมา จำนวนหนังสือที่สั่งซื้อ Qty ราคา Unit Prices ส่วนลด Disc ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง Shipping ภาษี Tax รวม Total และ Notes โน้ต เป็นการเสร็จสิ้นการสั่งซื้อ รายการที่ 1

รูปภาพที่ 12. แสดงการกรอกรายละเอียด ของหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อ

ถ้าต้องการสั่งซื้อเล่มต่อไปก็ไปที่ Discover Items เพื่อทำการ Search หาข้อมูลของหนังสือเล่มต่อไปได้เลย แล้วทำขั้นตอนเหมือนเล่มที่ 1 เลย ทำไปจนครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ เช่น ต้องการสั่งซื้อ 2 รายการ ดังรูป ก็จะมีราคา รวมให้ ด้านล่างสุดของใบสั่งซื้อ Grand Total

รูปภาพที่ 13. แสดงจำนวนที่สั่งซื้อและราคารวมทั้งหมด

ตรวจความถูกต้องอีกครั้ง ถูกต้องแล้วก็เลือก Save Order สามารถนำกลับมาแก้ไขใหม่ได้ แต่ถ้าเลือก Place Order ไม่สามารถนำกลับมาแก้ไขได้ คลิกเลือก Place Order เป็นการเสร็จขั้นตอนการสั่งซื้อหนังสือ

รูปภาพที่ 14. แสดงการสร้าง Order เสร็จสมบูรณ์

วิธีที่ 2 เข้าโมดูล Acquisitions เลือก Discover Items

คลิกที่ Discover Items เพื่อทำการ Search หาข้อมูลของหนังสือ เลือก Search ได้หลากหลายวิธี เช่น Search Keyword, Title, Author, ISBN เป็นต้น เลือกรายการหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อ คลิก Add to Order

รูปภาพที่ 15. แสดงวิธีการ Add Order

คลิกที่ New Order เพื่อทำการสร้าง Order ใหม่

รูปภาพที่ 16. แสดงการสร้าง New Order

แล้วทำการ สร้าง New Order ในหน้านี้ได้เลย กรอกรายละเอียดของ การสั่งซื้อ เช่น เลขที่ Po. (Order Name) เลือกประเภทคำสั่งซื้อ (Order Type) และร้านค้าหรือผู้ขาย (Vendor) เรียบร้อบแล้วคลิก Save

รูปภาพที่ 17. แสดงการลงรายการสร้าง New Order

รูปแบบที่ได้สร้าง New Orderเข้าไปเรียบร้อย

รูปภาพที่ 18. แสดงหน้า New Order เสร็จสมบรูณ์

คลิก ที่ Add แล้วคลิกที่ Po.47/60

รูปภาพที่ 19. แสดงรายการหนังสือที่ Add

กรอกรายละเอียด ของหนังสือที่ต้องการสั่งซื้อ ISBN ช่องต่อมา เลือกตัดงบคณะ ช่องต่อมา เลือก Cataloging Room ช่องต่อมา จำนวนหนังสือที่สั่งซื้อ Qty ราคา Unit Prices ส่วนลด Disc ค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง Shipping ภาษี Tax รวม Total และ Notes โน้ต แล้ว Add เล่มต่อไป ทำเหมื่อนเล่มแรก ไปจนครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ เช่น ต้องการสั่งซื้อ 2 รายการ ดังรูป ก็จะมีราคา รวมให้ ด้านล่างสุดของใบสั่งซื้อ Grand Total