ผู้เขียนปฏิบัติงานในส่วนของสำนักงานเลขานุการ  เกี่ยวข้องกับเอกสารเป็นจำนวนมาก มีทั้งรับเข้าและส่งออก ทั้งภายในและภายนอก ซึ่งหากไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระเบียบ จะทำให้ไม่สามารถหาเอกสารพบ ไม่มีพื้นที่ทำงานเพียงพอ ไม่สวยงาม เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้น  สะอาด สวยงานและมีพื้นที่ในการทำงานที่เพิ่มขึ้น  จึงต้องมีการจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนมากมาย ให้เข้าที่ มีระเบียบ สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย รวดเร็วและถูกต้อง รวมทั้งเกิดภาพที่สวยงาม มีสภาพแวดล้อมที่ดีกันดีกว่าค่ะ

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารจัดเก็บเข้าแฟ้มประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้

1. การจัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม

1.1 จัดเตรียมอุปกรณ์ที่มีอยู่แล้วในสำนักงาน  เช่น กล่องกระดาษ แฟ้มเอกสาร  รวมถึงพื้นที่โล่งว่าง  ชั้นวางเอกสาร  ตู้ใส่เอกสาร และต้องรวบรวมเอกสารที่จัดเก็บมารวมกันให้หมด เพื่อสะดวก ไม่เสียเวลาในการจัดใหม่กรณีที่มีเอกสารตกค้าง

2. คัดแยกเอกสารเป็น 2 ประเภท

2.1. ประเภทที่ต้องเก็บ  ตัวอย่างเช่น

2.1.1 เอกสารที่มีผลทางกฎหมาย หรือ ผลประโยชน์ของหน่วยงาน  เช่น ใบประกอบการ  ใบสัญญาต่างๆ ฯลฯ

2.1.2 เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินงานต่างๆ เช่น ใบเสร็จ ฯลฯ

2.2 ประเภทที่ไม่ต้องจัดเก็บ  ตัวอย่างเช่น

2.2.1 เอกสารที่ไม่มึความจำเป็นหรือหมดอายุการใช้งาน เช่น จดหมายเชิญประชุม จดหมายตอบขอบคุณ ฯลฯ

3. คัดแยกเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด และ การจัดเรียงเอกสาร

3.1 เมื่อแบ่งคัดแยกเอกสารเป็น 2 ประเภทข้างต้นแล้ว ก็จัดหมวดหมู่ย่อยของเอกสารนั้นอีกครั้ง โดยการแยก ประเภทและหมวดหมู่ย่อยให้ชัดเจนและจัดเรียงเอกสารเข้าแฟ้ม ซึ่งจะระบุ รหัสหน่วยงาน รหัสแฟ้ม  ชื่อแฟ้ม ตัวอย่างเช่น

รหัสหน่วยงาน คือ อักษรย่อและเลขที่หนังสือออกของหน่วยงาน ที่ มหาวิทยาลัยฯ ได้รับมติในที่ประชุมสภามหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เรื่อง ให้กำหนดอักษรย่อและเลขที่หนังสือออกของหน่วยงานนั้นๆ เพื่อสะดวกในการติดต่อประสานงานและค้นหาเอกสาร  ตัวอย่างเช่น   ศบส.0302

รหัสแฟ้ม  คือ รหัสที่กำหนดมาจากหน่วยงานกองกลางเป็นผู้กำหนด ตามคำสั่งสภามหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  ตัวอย่างเช่น  6.2  เชิญประชุม

ชื่อแฟ้ม  คือ รายชื่อเอกสารที่มีการคัดแยกประเภทเอกสารและหมวดหมู่ย่อยเรียบร้อยแล้ว เช่น  6.2.3 เชิญประชุมคณะกรรมการด้านการจัดการพลังงาน ฯลฯ

ตัวอย่าง แฟ้มที่แยกหมวดมู่และจัดเก็บเรียบร้อยแล้ว

3.2  นำเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียง ตามลำดับ วัน เดือนปี และเวลา อีกครั้ง เพื่อให้หาง่ายขึ้นหากจำเป็นต้องนำมาใช้งาน

ชั้นเอกสารและแฟ้มที่จัดเก็บเอกสารเรียบร้อย

4. การจัดเก็บเอกสารตามปีการศึกษา คือ การจัดเก็บเอกสารเรียงจากปีการศึกษาที่ผ่านมา จนถึง ปีการศึกษาปัจจุบัน (น้อยไปหามาก)  ตัวอย่างเช่น  พ.ศ. 2559 – 2561 เมื่อเอกสารครบกำหนดทำลายเอกสารทั่วไปก็สามารถส่งจำหน่ายออกได้เลย แต่หากเป็นเอกสารที่ไม่สามารถเปิดเผยเอกสารได้เป็นความลับของหน่วยงาน อาจทำลายด้วยตนเองหรืออาจติดต่อหน่วยงานที่รับทำลายเอกสาร