ในปีการศึกษา 2560 ประมาณเดือนพฤศจิกายน 2560 ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้นำระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WorldShare Management Services หรือ WMS มาช่วยในการบริการจัดงานห้องสมุด ทำให้ผู้ใช้บริการได้รับความสะดวกในการใช้บริการ โดยฟังก์ชั่นที่อำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ ฟังก์ชั่น หนึ่งก็คือ การแจ้งเตือน หรือ Notification Alert เช่น การแจ้งเตือนเพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าหนังสือที่ยืมมาจะถึงกำหนดส่งคืน และให้ผู้ใช้พิจารณาตัดสินใจว่า จะนำมาคืนหรือยืมต่อ
ในฟังก์ชั่น Notification Alert นี้ มีการกำหนดให้มีการแจ้งเตือนทางอีเมล์ จำนวน 3 ครั้ง ได้แก่
ครั้งที่ 1 ก่อนถึงวันกำหนดส่ง 3 วัน
ครั้งที่ 2 วันกำหนดส่ง
ครั้งที่ 3 เลยกำหนดส่ง 1 วัน
การแจ้งเตือนครั้งที่ 1 ทำการแจ้งเตือน ก่อนกำหนดส่ง 3 วัน
ตัวอย่าง e-mail ของผู้ใช้บริการ ที่ได้รับการแจ้งเตือน
การแจ้งเตือนครั้งที่ 2 แจ้งเตือนวันกำหนดส่ง
การแจ้งเตือนครั้งที่ 3 แจ้งเตือนเลยกำหนดส่ง 1 วัน
ถ้าผู้ยืมต้องการยืมต่อสามารถยืมต่อด้วยตนเองได้ที่ การ log in เข้าระบบด้วย username และ password ของสมาชิกที่ใช้เข้า Wifi ของมหาวิทยาลัย ทั้งนี้ สามารถอ่านคู่มือการต่ออายุด้วยตนเองได้ที่ https://lib-km.hcu.ac.th/renew-wms/
กรณีที่ผู้ใช้บริการ เปลี่ยน e-mail ขอความร่วมมือในการแจ้งให้ศูนย์บรรณสารสนเทศทราบ เพื่อจะได้มีการปรับปรุงข้อมูลของผู้ใช้บริการ และระบบการแจ้งเตือน (Notification Alert) จะแจ้งไปยัง e-mail ที่ถูกต้องต่อไป
บทความที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการเคลียร์รายการค่าปรับและส่งบิลค่าปรับให้สมาชิกผ่านทาง E-mail วิธีและขั้นตอนการ Key Basic Tag ในการสร้าง Order
การจองทรัพยากรสารสนเทศผ่านระบบ WMS
เปิดเทอมแล้วมาโหลด APP ช่วยในการทำงานกันเถอะ
ขั้นตอนการตรวจรับและตรวจสอบหนังสือใหม่
วิธีการเปลี่ยน Status หนังสือส่งซ่อม
การพิมพ์สันหนังสือในระบบ WMS
ขั้นตอนการลงรายการสื่อโสตทัศนวัสดุ ประเภท Sound Recording
งานบริการรับแจ้งหนังสือหายในระบบ WMS
งานสร้างระเบียนสมาชิก
No Linguistic Content และ Undetermined สำคัญอย่างไร
การสร้างข้อมูลร้านค้า (New Vendor)
ขั้นตอนการทำการสั่งซื้อหนังสือ (Orders) ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS
วิธีเก็บสถิติการใช้งานภายในห้องสมุด กรณีที่ผู้ใช้ไม่หยิบหนังสือไปยืมออก
คู่มือการใช้บริการ WorldShare Interlibrary Loan (WorldShareILL)
วิธียืมหนังสือต่อด้วยตนเองทางออนไลน์ (WMS)
คู่มือการปฏิบัติงานการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ ของระบบ WorldShare Management Services (WMS)
การลงรายการทางบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศในโมดูล Metadata ของระบบ WorldShare Management Services (WMS)
Acquisition Module เพื่อการจัดสรรงบประมาณ ในระบบห้องสมุด WMS เพื่อการจัดสรรงบประมาณ
การทำ Data Migration เข้า WorldShare Management Services (WMS)
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services (WMS) : WMS ตอนที่ 5 การทำสัญญา
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 4 การต่อรองราคา
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 3
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 2
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 1
การซ่อมหนังสือ เป็นการบำรุงรักษาหนังสือของห้องสมุด หนังสือที่ผ่านการหยิบใช้งานบ่อยๆ อาจมีชำรุด เช่น สันหนังสือ ปกหนังสือ หรือ หน้าหนังสือ หลุดออกจากตัวเล่ม ตัวอย่างหนังสือที่ชำรุด ดังภาพ
เมื่อผู้ดูแลความเรียบร้อยประจำพื้นที่ พบหนังสือชำรุด จะเก็บหนังสือเล่มนั้นๆ มาเพื่อซ่อมแซมหนังสือที่ชำรุดเสียหายให้กลับคืนสู่สภาพปกติ เพื่อพร้อมที่จะนำออกให้บริการต่อไปจึงต้องมีการ เปลี่ยน Status ของหนังสือ เพื่อให้ผู้ใช้บริการทราบว่าหนังสือเล่มนั้นๆ ยังไม่พร้อมให้บริการ โดยจะปรากฏ ที่หน้าจอ การสืบค้น ดังนี้ “Repair Room”
เมื่อหนังสือได้รับการซ่อมแซมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ต้องเปลี่ยน Status เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้บริการทราบว่าหนังสือเล่มนั้นๆ พร้อมให้บริการแล้ว โดยจะปรากฏ ที่หน้าจอ การสืบค้น ดังนี้ “Available”
Read the rest of this entry »
การยืมระหว่างห้องสมุด (WorldShare Interlibrary Loan) หรือ ILL แบ่งการยืมเป็น 2 ประเภทคือ 1. Borrowing Requests หมายถึง ห้องสมุดเป็นผู้ยืม 2. Lending Requests หมายถึง ห้องสมุดเป็นผู้ให้ยืม
1. Borrowing Requests เมื่อนักศึกษา อาจารย์ หรือบุคลากรของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีความประสงค์จะขอยืมทรัพยากรสารสนเทศ ที่ไม่มีให้บริการอยู่ในศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ผู้รับผิดชอบงานบริการยืมระหว่างห้องสมุด จะดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้
1. ค้นหารายชื่อทรัพยากรสารสนเทศ ที่ผู้ใช้ต้องการว่ามีให้บริการอยู่ที่ห้องสมุด/สถาบันการศึกษาใด และห้องสมุด/สถาบันการศึกษานั้นๆ มีนโยบายในการให้ยืมอย่างไร เช่น จำนวนรายการที่ให้ยืม ระยะเวลาการให้ยืม จำนวนครั้งในการยืมต่อ ค่าบริการในการยืม หรือทำสำเนาเอกสาร และค่าบริการในการจัดส่ง โดยพิจารณาเลือกห้องสมุดในประเทศไทย และมีความร่วมมือระหว่างห้องสมุดฯ กับศูนย์บรรณสารสนเทศก่อน เช่น มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ฯลฯ ถ้าเป็นห้องสมุด/สถาบันการศึกษาต่างประเทศ ต้องคำนวณค่าใช้จ่ายเป็นดอลล่าสหรัฐ Read the rest of this entry »
สมาชิกห้องสมุดที่ยืมหนังสือออกจากศูนย์บรรณสารสนเทศ เมื่อทำหนังสือหายต้องมาดำเนินการแจ้งหายกับเจ้าหน้าที่/บรรณารักษ์ ที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน ชั้น 1 ทันที เพื่อดำเนินการหยุดค่าปรับรายวัน ถ้าแจ้งหายหลังวันกำหนดส่ง สมาชิกต้องเสียค่าปรับเกินกำหนด วันละ 5 บาท/เล่ม ซึ่งระบบจะคิดค่าปรับไปเรื่อย ๆ ตามจำนวนวันที่เกิดขึ้นจริง
ขั้นตอนการทำงานมีดังนี้
งานบริการรับแจ้งหนังสือหายในระบบ-WMS
บทความที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนการเคลียร์รายการค่าปรับและส่งบิลค่าปรับให้สมาชิกผ่านทาง E-mail วิธีและขั้นตอนการ Key Basic Tag ในการสร้าง Order
Notification Alert
ในการให้บริการยืม คืน ทรัพยากรสารสนเทศ นั้น แม้ว่าศูนย์บรรณสารสนเทศ จะได้รับไฟล์ข้อมูลนักศึกษาจากสำนักทะเบียนและประมวลผล และผู้ใช้ประเภท อาจารย์ และเจ้าหน้าที่ ได้รับจากกองทรัพยากรบุคคลแล้วก็ตาม ก็เคยพบปัญหาไม่มีรายชื่อของผู้ที่มายืมอยู่ในฐานข้อมูลสมาชิก ผู้ปฏิบัติงานให้บริการยืม จึงต้องดำเนินการสร้างระเบียนสมาชิกก่อนให้ก่อนจึงจะสามารถยืมทรัพยากรสารสนเทศออกไปได้
ขั้นตอนทำงานมีดังนี้
เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS ที่ URL https://hcu.share.worldcat.org/wms และติดตามรายละเอียดการสร้างได้จากไฟล์ งานสร้างระเบียนสมาชิกใหม่
ขั้นตอนการเคลียร์รายการค่าปรับและส่งบิลค่าปรับให้สมาชิกผ่านทาง E-mail
วิธีและขั้นตอนการ Key Basic Tag ในการสร้าง Order
ฐานข้อมูลที่มีการใช้ภาษาของเอกสารมาเป็นกรองในการสืบค้น เช่น ฐานข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดนั้น การที่จะดึงหรือกรองการสืบค้นด้วยภาษานั้น ในแต่ละระเบียนจึงต้องกำหนดรหัสภาษาไว้ในเขตข้อมูลที่ใช้ในการดึงรหัสภาษามาเป็นดรรชนีในการค้น ดังนั้น การไม่ใส่รหัสภาษา จะส่งผลให้การค้นของระบบห้องสมุดที่สามารถกรองการค้นด้วยภาษาของทรัพยากรสารสนเทศนั้น ไม่สามารถประมวลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในระบบห้องสมุด WorldShare Management Services หรือ WMS มีการดึงรหัสภาษามาเป็นตัวกรองการสืบค้น แต่ผู้ใช้บริการ จะไม่ทราบแต่อย่างใดว่า มีข้อมูลรายการใดบ้างที่ไม่สามารถดึงออกมาได้ แต่ในส่วนการทำงาน (Staff) จะเห็นว่ามีรายการใดบ้าง ที่ขึ้นคำว่า No Linguistic content และ Undetermined Read the rest of this entry »
ในการทำรายงาน การเขียนรายงาน การทำวิทยานิพนธ์ การทำวิจัย หรือการเขียนทางวิชาการ ซึ่งจำเป็นต้องมีการอ้างอิงทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ ผู้ใช้บริการมีตัวช่วยที่ทำให้การเขียนรายการอ้างอิง ได้ง่ายขึ้น โดยการสืบค้นจากระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นที่ช่วยในการเขียนรายการอ้างอิงที่สะดวก และทำให้ผู้ใช้บริการจัดทำรายการอ้างอิงได้อย่างง่ายๆ โดย Read the rest of this entry »
งานที่สำคัญอีกงานหนึ่งของการยืม คืน ทรัพยากรสารสนเทศ คือ การตรวจสอบพันธะ เนื่องจากจำเป็นต้องมีการตรวจสอบสมาชิกประเภทต่างๆ ของห้องสมุดที่จะมีสถานะ พ้นสภาพ ซึ่งรวมถึง การลาออก การจบการศึกษา ว่ามีหนังสือคงค้าง หรือค่าปรับคงค้างกับห้องสมุดหรือไม่
หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กองทรัพยากรบุคคล (กรณีที่เป็นบุคลากร) กองคลัง และ สำนักทะเบียนและประมวลผล (กรณีที่เป็นนักศึกษา) จะส่งรายชื่อมายังศูนย์บรรณสารสนเทศ โดยแผนกบริการสารสนเทศ ตรวจสอบพันธะต่อไป
การตรวจสอบพันธะและลบระเบียนสมาชิกจะกระทำเมื่อ ผู้ใช้บริการไม่ได้เป็นสมาชิกของศูนย์บรรณสารสนเทศแล้ว ผู้ให้บริการจึงต้องทำการตรวจสอบพันธะและลบระเบียนสมาชิกออกจากระบบ ดูเพิ่มเติม งานตรวจสอบพันธะและลบระเบียนสมาชิก
รายการอ้างอิงง่ายๆ ด้วยระบบ WMS
การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน Circulation ของระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) เพื่อใช้เป็นแนวทางสำหรับผู้ที่ปฏิบัติงานในโมดูลดังกล่าว สามารถศึกษาได้ด้วยตนเอง ได้แก่ การยืม การคืน การคืนมีค่าปรับ การยืมต่อ การคืนหนังสือในตู้ การ Notes การรับแจ้งหนังสือหาย การสร้างระเบียนสมาชิก และการทำ Offline circulation เมื่อระบบขัดข้อง กระผมหวังว่าคู่มือการปฏิบัติงานจะกระชับ ชัดเจน เข้าใจง่าย และเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานนะครับ รายละเอียดของ คู่มือปฏิบัติงาน ยืม-คืน WMS ตามไฟล์ที่แนบมานี้ครับ
งานตรวจสอบพันธะและลบระเบียนสมาชิก
การใช้งานระบบ Offline Circulation WMS
Acquisition module เป็น 1 ในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ WorldShare Management Services (WMS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module โดยมีขั้นตอนการทำงานประกอบด้วยส่วนของ Budgets โดยสามารถจัดสรรงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศให้กับคณะต่างๆ ที่มีอยู่ 14 คณะแยกเป็นหนังสือภาษาไทยและหนังสือภาษาอังกฤษดังรูป
รูปที่ 1. แสดงตัวอย่างบางส่วนของงบประมาณคณะ
