Acquisition module เป็น 1 ในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ WorldShare Management Services (WMS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module โดยมีขั้นตอนการทำงานประกอบด้วยส่วนของ Budgets โดยสามารถจัดสรรงบประมาณในการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศให้กับคณะต่างๆ ที่มีอยู่ 14 คณะแยกเป็นหนังสือภาษาไทยและหนังสือภาษาอังกฤษดังรูป
รูปที่ 1. แสดงตัวอย่างบางส่วนของงบประมาณคณะ
โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้
1. ขั้นตอนการสร้างใบ Invoice
- คลิกที่ Acquisition module
- คลิกที่ Invoice และกดเลือกที่ New Invoice
รูปที่ 2 . แสดงขั้นตอนการสร้าง Invoice
- กรอกรายละเอียด Invoice กด Save
รูปที่ 3. แสดงการลงรายการ New Invoice
เมื่อ save เสร็จ จะปรากฎรายการดังนี้
- ปรากฎ เลขที่ Invoice 6003194
- ช่อง Total มีสถานะเป็น 0.00
- ช่อง Items Qty มีสถานะเป็น 0
- ช่อง Payment status มีสถานะเป็น Open
- ช่อง Vender ปรากฎชื่อร้านค้านั้นๆ
- ช่อง Invoice Date จะบอกวันที่ทำการตัดงบประมาณ
รูปที่ 4. แสดงการสร้าง Invoice เสร็จสมบูรณ์
2.ขั้นตอนการรับหนังสือ คลิกไปที่ receive and invoice
รูปที่ 5. แสดงผลหน้า การรับหนังสือ
- ในหน้าจอนี้ให้คลิกไปที่เมนูด้านซ้าย Outstanding Items เปลื่ยนสถานะ
– Action ให้เป็น receive & invoice
– เลือก vender ร้านค้าที่ต้องการจัดซื้อ ดังตัวอย่างคือ ร้าน Booknet
– ใส่เลขที่ invoice number ดังรูปด้านล่าง
รูปที่ 6 แสดงผลการใส่ข้อมูลเพื่อเรียกใบส่งของ 6003194 เพื่อดึงหนังสือ 7 รายการ ขึ้นมา
- หลังจากเรียก invoice 6003194 ดังรูปมาได้แล้ว ถึงขั้นตอนในการ receive ดังรูป โดยการยิง Barcode ที่ตัวเล่มให้ตรงกับรายชื่อหนังสือเล่มนั้นๆ
รูปที่ 7 แสดงผลการดูรายละเอียดความถูกต้องของหนังสือเล่มนั้นๆเพื่อใส่เลข Barcode ให้ถูกต้องกับตัวเล่ม
- การทำ receive ต้องกำหนดด้วย Barcode ดังรูป
รูปที่ 8 แสดงผลการใส่ Barcode
- เมื่อใส่ Barcode หมดทุกเล่มแล้วทั้ง po. หน้าจอก็จะปรากฎหน้าว่างๆ ดังรูป
รูปที่ 9 แสดงผลการ receive เสร็จสมบูรณ์ในใบส่งของเลขที่ 6003194
- ขั้นตอนการตัดงบประมาณ
- ไปที่ Invoice แล้วให้คลิกไปที่ช่อง Invoice no.6003194 เพื่อทำการตัดงบประมาณคณะ
รูปที่ 10 แสดงเลขที่ ใบส่งของ no.6003194
- เมื่อคลิกใบส่งของเลขที่ 6003194 หน้าจอจะปรากฎดังนี้ คลิกไปที่ Pay เพื่อทำการตัดงบประมาณ
รูปที่ 11 แสดงรายการการตัดงบประมาณ คณะวิทยาศาสตร์ จำนวน 8,262.00 บาท
- ระบบจะถามอีกครั้งว่าจะจ่ายตามใบส่งของเลขที่ 6003194 หรือไม่ ถ้าถูกต้อง ให้ตอบตกลงได้เลย
รูปที่ 12 แสดงผลยืนยันการจ่ายเงินของคณะ
- หน้าจอจะขึ้น Invoice paid เป็นอันเสร็จขั้นตอนการตัดงบประมาณของ Invoice นี้
รูปที่ 13 แสดงสถานะการจ่ายเงิน Invoice number 6003194 เรียบร้อยแล้ว
บทความที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการเคลียร์รายการค่าปรับและส่งบิลค่าปรับให้สมาชิกผ่านทาง E-mail
วิธีและขั้นตอนการ Key Basic Tag ในการสร้าง Order
การจองทรัพยากรสารสนเทศผ่านระบบ WMS
เปิดเทอมแล้วมาโหลด APP ช่วยในการทำงานกันเถอะ
Notification Alert
ขั้นตอนการตรวจรับและตรวจสอบหนังสือใหม่
วิธีการเปลี่ยน Status หนังสือส่งซ่อม
การพิมพ์สันหนังสือในระบบ WMS
ขั้นตอนการลงรายการสื่อโสตทัศนวัสดุ ประเภท Sound Recording
งานบริการรับแจ้งหนังสือหายในระบบ WMS
งานสร้างระเบียนสมาชิก
No Linguistic Content และ Undetermined สำคัญอย่างไร
การสร้างข้อมูลร้านค้า (New Vendor)
งานตรวจสอบพันธะและลบระเบียนสมาชิก
ขั้นตอนการทำการสั่งซื้อหนังสือ (Orders) ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WMS
วิธีเก็บสถิติการใช้งานภายในห้องสมุด กรณีที่ผู้ใช้ไม่หยิบหนังสือไปยืมออก
คู่มือการใช้บริการ WorldShare Interlibrary Loan (WorldShareILL)
การใช้งานระบบ Offline Circulation WMS
วิธียืมหนังสือต่อด้วยตนเองทางออนไลน์ (WMS)
คู่มือการปฏิบัติงานการยืม-คืนทรัพยากรสารสนเทศ ของระบบ WorldShare Management Services (WMS)
การลงรายการทางบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศในโมดูล Metadata ของระบบ WorldShare Management Services (WMS)
การทำ Data Migration เข้า WorldShare Management Services (WMS)
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services (WMS) : WMS ตอนที่ 5 การทำสัญญา
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 4 การต่อรองราคา
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 3
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 2
ทำไมจึงเลือก WorldShare Management Services – WMS ตอนที่ 1
