ศูนย์บรรณสารสนเทศมีนโยบายในการจัดพื้นที่ของทรัพยากรสารสนเทศที่ให้บริการ เนื่องจากต้องมีการบริหารจัดการพื้นที่เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยเฉพาะในแง่ของการเพิ่มพื้นที่นั่งอ่าน ซึ่งมหาวิทยาลัยไม่มีนโยบายในการขยายพื้นที่ของศูนย์บรรณสารสนเทศ หรือมีการก่อสร้างอาคารใหม่ ศูนย์บรรณสารสนเทศจึงต้องพิจารณาแนวทางในการจัดการพื้นที่ โดยเริ่มพิจารณาจากทรัพยากรสารสนเทศที่มีให้บริการอยู่ในปัจจุบัน โดยมีการพิจารณาทรัพยากรสารสนเทศ ดังนี้

1. ทรัพยากรสารสนเทศประเภททีไม่มีจำเป็นในการให้บริการในลักษณะที่เป็นสิ่งพิมพ์ เนื่องจากมีการดำเนินการในลักษณะที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์แล้ว เช่น วิทยานิพนธ์
2. ทรัพยากรสารสนเทศที่มีจำนวนมากเกินความต้องการหรือการให้บริการ
3. ทรัพยากรสารสนเทศที่มียอดจำนวนการยืมน้อย
4. ทรัพยากรสารสนเทศที่มีเนื้อหาเก่า ล้าสมัย เช่น กฎหมาย พระราชบัญญัติต่างๆ เป็นต้น
ศูนย์บรรณสารสนเทศ จึงได้พิจารณาดำเนินการเริ่มจาก วิทยานิพนธ์ เนื่องจาก

1. มีการดำเนินการเป็นอิเล็กทรอนิกส์แล้ว จึงได้ขอความเห็นชอบจากผู้บริหารในการไม่ขอรับตัวเล่ม ทั้งนี้ในระยะแรก ก่อนมหาวิทยาลัยจะเปลี่ยนไปใช้ระบบ i-Thesis จึงขอให้ศูนย์บรรณสารสนเทศ คงตัวเล่มให้บริการ 1 ฉบับ เมื่อระบบ i-Thesis ขึ้นใช้แล้ว บัณฑิตวิทยาลัยจะไม่ส่งตัวเล่ม
2. มีการจัดเก็บวิทยานิพนธ์จำนวนหลายฉบับ โดยได้รับจากบัณฑิตวิทยาลัย จากการบริจาคจากผู้ทำวิทยานิพนธ์ จากผู้บริหาร จากอาจารย์ที่ปรึกษา ทำให้มีจำนวนหลายฉบับ ลดเหลือเพียง 1 ฉบับ
3. วิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัยแห่งอื่นๆ นำออกจากศูนย์บรรณสารสนเทศทั้งหมด เนื่องจากวิทยานิพนธ์ของทุกมหาวิทยาลัยสามารถหาได้จาก ThaiLIS แล้วเช่นกัน หรือในระบบฐานข้อมูลของมหาวิทยาลัยแต่ละแห่ง

เมื่อมีการวางแนวทางดังกล่าวแล้ว จึงได้เริ่มดำเนินการ โดย

1. แผนกบริการสารสนเทศ ดึงตัวเล่มวิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ที่มีเกินจำนวนที่กำหนดไว้ออกจากชั้น นำวิทยานิพนธ์ที่เกินส่งให้แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อดำเนินการในระบบห้องสมุดต่อไป ดังนี้

1.1  ในส่วนของ Master record ตรวจสอบความถูกต้องของเมทาดาทาอีกครั้ง เช่น

tag 008 เพิ่ม M (ถ้ายังไม่มีการใส่) หมายถึง วิทยานิพนธ์ เพื่อประโยชน์ในการกรองเนื้อหาเมื่อสืบค้นต่อไป

Tag 008

Tag 856 ตรวจสอบ link ที่จะให้เชื่อมโยงเข้าสู่ระบบ ThaiLIS ได้ทันที

1.2 ในส่วนของ LBD มีการปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง

Tag 590, 591 และ 592 เนื่องจากเดิมมีการจัดหมวดหมู่วิทยานิพนธ์แยกตามหมวดหมู่ ได้มีการปรับเป็น วพ. หมายถึง วิทยานิพนธ์ภาษาไทย และ HCU Thesis วิทยานิพนธ์ภาษาต่างประเทศ (จาก tag 590, 591 เป็น 592)

Tag 599    รหัสสาขาวิชา จำนวน …. เล่ม  แก้จำนวนเล่มให้เหลือ   1 เล่ม เช่น MCL — 1 เล่ม   คือ สาขาวรรณคดีจีนสมัยใหม่และร่วมสมัย มีจำนวน 1 เล่ม

Tag   692   เพิ่ม สาขา  (มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  ปีที่จบ) วรรณคดีจีนสมัยใหม่และร่วมสมัย (มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ 2557)

Tag 500 เพิ่มข้อความ  “ไม่มี ThaiLIS กำลังดำเนินการ”  กรณีอยู่ระหว่างการดำเนินการนำขึ้น และเพิ่มที่ Public note เพื่อเป็นข้อมูลช่วยตอบคำถามแก่ผู้ใช้

1.3 ในส่วนของ LHR แก้ไขหมวดหมู่

การแก้ไขในส่วนของ LBD และ LHR

1.4 ตรวจสอบและปรับปรุงข้อมูลวิทยานิพนธ์ที่นำขึ้น ThaiLIS แล้ว โดยศูนย์บรรณสารสนเทศได้ทำรายชื่อวิทยานิพนธ์ที่นำขึ้น ThaiLIS แล้วบันทึกไว้ในโปรแกรม Excel เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้บริการสามารถคลิกรายชื่อวิทยานิพนธ์ผ่านช่องทางนี้และสามารถเชื่อมโยงเข้าระบบ ThaiLIS ได้ทันที

2. แผนกบริการสารสนเทศดึงตัวเล่มวิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัยอื่นๆ นำมายิงบาร์โคดและให้แผนกทรัพยากรการเรียนรู้ ซึ่งดูแลระบบห้องสมุด ดำเนินการลบออกจากระบบห้องสมุด และตัวเล่มดำเนินการจำหน่ายออกตามขั้นตอนต่อไป

จากการดำเนินการดังกล่าว ทำให้มีพื้นที่ว่างมากขึ้น สามารถเพิ่มพื้นที่นั่ง ได้อีกจำนวนหนึ่ง และกำลังพิจารณาการจัดการชั้นหนังสือในส่วนที่เหลือต่อไป