หนังสือในห้องสมุด เมื่อมีการนำออก หรือพิจารณาคัดออก จะต้องมีนำระเบียนนั้น ๆ ออกจากระบบห้องสมุดด้วย แต่เนื่องจากในระบบ WorldShare Management Services (WMS) เป็นระบบที่มีลักษณะเป็นสหบรรณานุกรม หรือรวมการลงรายการบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศที่มีในแต่ละห้องสมุด จึงจะมีการใช้ระเบียนหลักร่วมกัน (Master record)  ดังนััน เมื่อมีการดึงหนังสือเล่มใดออกจากห้องสมุดแล้ว ในระบบจึงไม่สามารถจะลบระเบียนหลัก (Master record) ได้เนื่องจากมีห้องสมุดแห่งอื่น ใช้ระเบียนนั้น ร่วมกันอยู่  แต่จะเป็นลบ item ของหนังสือเล่มนั้น ๆ ออกจากระบบ

ในการดึงหนังสือออก จึงมีการนำหนังสือเหล่านั้น มาสแกนบาร์โคดก่อน นำเข้าโปรแกรม Excel เพื่อจะได้เป็นหลักฐาน และเพื่อนำบาร์โคดนั้นมาลบออกจากระบบห้องสมุดต่อไป โดยระบบสามารถให้ลบ Barcode ได้ทีละจำนวนมาก ๆ  หรือเป็นการลบ item ได้ทีละจำนวนมาก ๆ นั่นเอง

ขั้นตอนการลบ Item ออกจากระบบ WMS

1.  เตรียมข้อมูลบาร์โค้ดที่ต้องการลบเป็น File Excel โดยมีหมายเลขบาร์โค้ด 1 item ต่อ 1 บรรทัด ตามภาพ

ภาพตัวอย่างการเตรียมข้อมูล File Barcode ที่ต้องการลบ

2.  เข้าสู่ระบบ WMS เรียบร้อยแล้ว ทำการตั้งค่า ดังนี้

2.1   คลิกเลือก เมนู Metadata ภาพข้อ 1

2.2  คลิกเลือก เมนู Record Manager ภาพข้อ 2

2.3  คลิกเลือก Data Type เป็น Local Holding Records ภาพข้อ 3

2.4  คลิกเลือก Scope เป็น My LHRs ภาพข้อ 4

2.5  คลิกเลือก Index เป็น Barcode ภาพข้อ 5

2.6  ใส่หมายเลขบาร์โค้ดที่ต้องการลบ ที่ช่อง Term(s) ครั้งละ 100 บาร์โค้ด โดยทำการ copy หมายเลขบาร์โค้ดจาก file excel ที่ได้เตรียมไว้  ภาพข้อ 6

2.7   คลิก Search เพื่อทำการสืบค้นหมายเลขบาร์โค้ด ภาพข้อ 7

ภาพตัวอย่างเมื่อใส่บาร์โค้ดที่ต้องการลบ

2.8  ทำการตั้งค่าเมนูต่างๆ เพื่อให้ระบบสืบค้นข้อมูลบาร์โค้ด จำนวน 100 Item ตามที่เราต้องการ

2.9      ตั้งค่า Row 100 เพื่อทำการกำหนดให้ระบบสืบค้นบาร์โค้ด ครั้งละ 100 Item ภาพข้อ 1

2.10    ติ๊กเครื่องหมาย √ ตามภาพข้อ 2 เพื่อกำหนดให้ลบบาร์โค้ดทั้งหมด

2.11     Actions จากภาพข้อ 3 จะขึ้น 100 ตามจำนวนบาร์โค้ดที่เราต้องการลบ

2.12     คลิก Delete Barcode Items เพื่อทำการลบ ภาพข้อ 4

2.13     หน้าจอจะขึ้นภาพด้านล่าง ให้กดปุ้ม Delete เพื่อยืนยันการลบ

 2.14   หลังจากกดปุ่ม Delete ตามข้อ 2.13 แล้ว หน้าจอจะขึ้นข้อความ Update the Local holdings record(s) ตามภาพด้านล่าง หมายถึง ระบบได้ทำการลบบาร์โค้ดเสร็จเรียบร้อยแล้ว

2.15   สืบค้นหมายเลขบาร์โค้ดเดิมอีกครั้ง เพื่อเป็นการตรวจเช็คว่า หมายเลขบาร์โค้ดที่ลบไม่มีอยู่ในระบบแล้วจริง.