ผู้เขียนปฏิบัติงานในส่วนของสำนักงานเลขานุการ  เกี่ยวข้องกับเอกสารเป็นจำนวนมาก มีทั้งรับเข้าและส่งออก ทั้งภายในและภายนอก ซึ่งหากไม่มีการจัดเก็บที่เป็นระเบียบ จะทำให้ไม่สามารถหาเอกสารพบ ไม่มีพื้นที่ทำงานเพียงพอ ไม่สวยงาม เพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้สภาพแวดล้อมในที่ทำงานดีขึ้น  สะอาด สวยงานและมีพื้นที่ในการทำงานที่เพิ่มขึ้น  จึงต้องมีการจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนมากมาย ให้เข้าที่ มีระเบียบ สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย รวดเร็วและถูกต้อง รวมทั้งเกิดภาพที่สวยงาม มีสภาพแวดล้อมที่ดีกันดีกว่าค่ะ

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารจัดเก็บเข้าแฟ้มประกอบด้วยรายละเอียด ดังนี้

1. การจัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม

1.1 จัดเตรียมอุปกรณ์ที่มีอยู่แล้วในสำนักงาน  เช่น กล่องกระดาษ แฟ้มเอกสาร  รวมถึงพื้นที่โล่งว่าง  ชั้นวางเอกสาร  ตู้ใส่เอกสาร และต้องรวบรวมเอกสารที่จัดเก็บมารวมกันให้หมด เพื่อสะดวก ไม่เสียเวลาในการจัดใหม่กรณีที่มีเอกสารตกค้าง Read the rest of this entry »

“เอกสาร” จัดว่าเป็นหลักฐานการดำเนินงานและกิจกรรมต่างๆ ของหน่วยงานหรือองค์กร เอกสารที่อยู่ระหว่างปฏิบัติงานจะมีคุณค่าบริหารงานในช่วงเวลานั้นๆ  แต่เมื่อสิ้นสุดการใช้งานที่เรียกว่า “เอกสารสิ้นกระแสการใช้” จะมีทั้งเอกสารที่ต้องทำลาย  และเอกสารสำคัญที่มีคุณค่าในด้านบริหารงาน คุณค่าด้านประวัติศาสตร์ คุณค่าด้านการศึกษาวิจัยต้องเก็บรักษาไว้ เราเรียกเอกสารนั้นว่า “เอกสารจดหมายเหตุ”

เมื่อปี พ.ศ.2540 ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย เข้ารับตำแหน่งอธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ท่านได้เสนอขอจัดตั้งหอจดหมายเหตุต่อสภามหาวิทยาลัยฯ เพื่อเป็นแหล่งรวบรวมเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานของหน่วยงานและเป็นเอกสารที่ได้รับการประเมินแล้วว่ามีคุณค่ามาจัดเก็บในหอจดหมายเหตุ และเล็งเห็นว่า การที่จะทำให้หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ เข้มแข็ง จะต้องมีเอกสารที่มีคุณค่าส่งมาเก็บได้อย่างต่อเนื่อง ท่านจึงได้วางระบบจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ขึ้น โดยการแต่งตั้งคณะทำงานชุดต่างๆ จัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตั้งแต่การจัดระบบหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร การกำหนดอายุเอกสาร การทำลายเอกสาร และการส่งมอบเอกสารให้กับหอจดหมายเหตุ ผ่านคณะทำงาน 3 ชุด คือ

1. คณะกรรมการจัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ
2. คณะกรรมการประเมินคุณค่าและกำหนดอายุการเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ
3. คณะกรรมการทำลายเอกสาร

Read the rest of this entry »

Dropbox เป็นหนึ่งในหลายบริการที่มีความนิยมเป็นอย่างมากในการจัดเก็บเอกสาร หรือไฟล์รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น รูปภาพ เสียง วิดีโอ เป็นต้น Dropbox เป็นเครื่องมือที่ทำให้เราสามารถเรียกใช้ไฟล์งานต่างๆ ของเราได้ ทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เพียงแค่เรามีอินเตอร์เน็ต โดยใช้ Notebook, PC หรือ Smartphone เราก็สามารถเข้าถึงไฟล์งานของเราได้อย่างง่ายดาย และไม่ว่าจะมีการเพิ่ม ลบ แก้ไข หรือแชร์ไฟล์เอกสารใดๆ เราก็สามารถทำได้ทันที

คุณสมบัติของโปรแกรม Dropbox

1. รองรับระบบปฏิบัติการ OS อาทิเช่น Windows 7 ขึ้นไป, Mac, Linux ,iPhone, iPad
2. สามารถแชร์โฟลเดอร์ หรือไฟล์ข้อมูลที่ต้องการให้กับผู้ใช้งานคนอื่นได้
3. สามรถกู้ข้อมูลที่ผู้ใช้งานลบไป เพราะไฟล์ที่ลบจะถูกเก็บไว้ใน history ผู้ใช้งานสามารถกู้ข้อมูลย้อนหลังได้ระยะเวลา 30 วัน

ขนาดพื้นที่ของ Dropbox ที่สามารถใช้ได้

ผู้ใช้จะได้รับพื้นที่ฟรี 2 GB หากต้องการเพิ่มพื้นที่ใน Dropbox สามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่
วิธีที่ 1 จ่ายค่าใช้บริการ มีรายละเอียดดังนี้

• จะได้พิ้นที่ 50 GB หากจ่าย $9.99 ต่อเดือนหรือ $99.00 ต่อปี
• จะได้พื้นที่ 100 GB หากจ่าย $19.99 ต่อเดือนหรือ $199.00 ต่อปี

วิธีที่ 2 แนะนำให้ผู้อื่นที่ยังไม่เคยใช้ Dropbox ให้ใช้ Dropbox
วิธีนี้ต้องอาศัยความอดทนมาก ขั้นตอนง่ายนิดเดียวแค่เราไปเชิญเพื่อนให้มาสมัคร Dropbox ผ่านลิ้งค์ของเรา จะได้เพิ่มคนละ 500 MB โดยเพิ่มได้สูงสุด 16 GB การหาลิ้งค์เชิญของเราก็ไปที่ https://www.dropbox.com/referrals ของบัญชีเรา ในช่อง “Copy Link” ด้านล่าง ถ้ามีคนกดที่ลิ้งค์นี้แล้วสมัครจนถึงขั้นตอนลงโปรแกรม Dropbox ลงคอมพิวเตอร์ เราจะได้ 500 MB และเพื่อนเราที่สมัครก็จะได้ 500 MB ด้วย

ขั้นตอนการ ลงทะเบียน Dropbox Read the rest of this entry »