“เอกสาร” จัดว่าเป็นหลักฐานการดำเนินงานและกิจกรรมต่างๆ ของหน่วยงานหรือองค์กร เอกสารที่อยู่ระหว่างปฏิบัติงานจะมีคุณค่าบริหารงานในช่วงเวลานั้นๆ  แต่เมื่อสิ้นสุดการใช้งานที่เรียกว่า “เอกสารสิ้นกระแสการใช้” จะมีทั้งเอกสารที่ต้องทำลาย  และเอกสารสำคัญที่มีคุณค่าในด้านบริหารงาน คุณค่าด้านประวัติศาสตร์ คุณค่าด้านการศึกษาวิจัยต้องเก็บรักษาไว้ เราเรียกเอกสารนั้นว่า “เอกสารจดหมายเหตุ”

เมื่อปี พ.ศ.2540 ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย เข้ารับตำแหน่งอธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ท่านได้เสนอขอจัดตั้งหอจดหมายเหตุต่อสภามหาวิทยาลัยฯ เพื่อเป็นแหล่งรวบรวมเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานของหน่วยงานและเป็นเอกสารที่ได้รับการประเมินแล้วว่ามีคุณค่ามาจัดเก็บในหอจดหมายเหตุ และเล็งเห็นว่า การที่จะทำให้หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ เข้มแข็ง จะต้องมีเอกสารที่มีคุณค่าส่งมาเก็บได้อย่างต่อเนื่อง ท่านจึงได้วางระบบจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ขึ้น โดยการแต่งตั้งคณะทำงานชุดต่างๆ จัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตั้งแต่การจัดระบบหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร การกำหนดอายุเอกสาร การทำลายเอกสาร และการส่งมอบเอกสารให้กับหอจดหมายเหตุ ผ่านคณะทำงาน 3 ชุด คือ

1. คณะกรรมการจัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ
2. คณะกรรมการประเมินคุณค่าและกำหนดอายุการเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ
3. คณะกรรมการทำลายเอกสาร

ในที่นี้ จะขอกล่าวถึงคณะกรรมการจัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ซึ่งเป็นคณะกรรมการที่มีบทบาทมากที่สุดในการวางระบบจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ตั้งแต่เริ่มแรกจนถึงปัจจุบัน คณะกรรมการชุดนี้ จะประกอบด้วยบุคลากรที่ทำหน้าที่เลขานุการของกอง ศูนย์ สำนัก และคณะวิชาเป็นกรรมการ หัวหน้าแผนกสารบรรณทำหน้าที่เป็นกรรมการและเลขานุการ และผู้อำนวยการกองกลางทำหน้าที่เป็นประธานกรรมการ ตามคำสั่งมหาวิทยาลัยฯ ที่ 325/2540 ได้กำหนดให้คณะกรรมการมีหน้าที่ในการวิเคราะห์ พิจารณาและกำหนดหมวดหมู่เอกสารให้เป็นมาตรฐาน กำหนดวิธีการจัดแยกเก็บเอกสารให้ถูกต้องตามหมวดหมู่มาตรฐานที่กำหนด ตลอดจนให้คำปรึกษากับหน่วยงานเกี่ยวกับระบบจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ

ขั้นตอนแรกในการดำเนินงานของคณะกรรมการฯ ได้จัดทำ “แบบสำรวจเอกสาร” สอบถามทุกหน่วยงานเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร เช่น ประเภทเอกสารที่จัดเก็บ  การตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร  การจัดเรียงเอกสารภายในแฟ้ม  วัสดุ ครุภัณฑ์ที่ใช้ในการจัดเก็บ  นำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อกำหนดหมวดหมู่การจัดเก็บของมหาวิทยาลัยฯ โดยนำระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งเป็นกำหนดหมวดหมู่จัดเก็บเอกสารของราชการมาวิเคราะห์เปรียบเทียบ จนสามารถกำหนดหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติได้ 13 หมวดหลัก 71 หมวดย่อย ประกาศใช้เมื่อวันที่ 21 มิถุนายน พ.ศ. 2542 และภายหลังในปี พ.ศ.2543 ได้เพิ่มเติมหมวดจัดเก็บที่ 14 การประกันคุณภาพ ขึ้นอีก 1 หมวดหลัก 6 หมวดย่อย

พวกเราชาวศูนย์บรรณสารสนเทศ หลายๆ คนอาจจะรู้และเข้าใจแล้วว่า ศูนย์บรรณสารฯ เองก็ต้องถือปฏิบัติในการจัดเก็บเอกสารของศูนย์บรรณสารฯ ให้เป็นมาตรฐานตามที่มหาวิทยาลัยฯ กำหนด แต่หากยังมีใครที่ยังไม่เคยรู้เลยว่า ศูนย์บรรณสารฯ เก็บเอกสารอะไรไว้บ้าง เอกสารนั้นสำคัญมากพอที่จะต้องนำมาจัดเก็บไว้ที่หอจดหมายเหตุหรือไม่ แล้วเราได้เก็บเอกสารไว้กับตัวเราเองโดยไม่นำไปจัดเก็บไว้ที่สำนักงานเลขานุการของศูนย์ฯหรือเปล่า ติดตามในบทความต่อไป เราจะไปดูการจัดทำ “ทะเบียนรายชื่อเอกสารใช้งาน” ของศูนย์บรรณสารฯ ผ่านบทความ “การจัดทำคู่มือตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ”