จากการเข้าร่วมประชุมวิชาการ หัวข้อเรื่อง บทบาทงานจดหมายเหตุในกระแส Big Data และสังคมแห่งการเรียนรู้ ณ ห้องประชุม ชั้น 5 ศูนย์การเรียนรู้ธนาคารแห่งประเทศไทย เมื่อวันที่ 8-9 สิงหาคม พ.ศ. 2562 เวลา 08.30-16.30 น. รวมระยะเวลา 2 วัน จัดโดยสมาคมจดหมายเหตุไทยร่วมกับหอจดหมายเหตุพุทธทาสอินทปัญโญ  สามารถสรุปผลที่ได้รับจากการประชุมวิชาการในครั้งนี้ ดังนี้

1.ปาฐกถาพิเศษ เรื่อง สารสนเทศ : รากฐานของความรู้และการพัฒนา (โดย ดร. เตช บุนนาค)

พ.ศ. 2509-2510 การจดหมายเหตุไทยยังไม่เจริญเหมือนในปัจจุบัน เริ่มไปค้นหาเอกสารจดหมายเหตุที่ตึกถาวรวัตถุ กระทรวงมหาดไทย เอกสารเกี่ยวกับกรมพระยาดำรงราชานุภาพ  การเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ ยังไม่มีห้องบริการค้นคว้า เอกสารกระจัดกระจายและมีฝุ่นหนามาก แต่เจ้าหน้าที่ก็ทำงานกันอย่างเต็มที่

พ.ศ. 2512 รับราชการที่กระทรวงการต่างประเทศ เป็นเวลา 35 ปี ได้เสนอให้กระทรวงการต่างประเทศ  นำเอกสารไปเก็บไว้ที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ  เอกสารทางประวัติศาสตร์ที่มีความสำคัญ ตัวอย่างเช่น แผนที่แม่น้ำโขง การแบ่งดินแดนระหว่างไทยกับฝรั่งเศส หรือจดหมายขอความร่วมมือเวียดนาม-ไทย  หลังเกษียณจากกระทรวงการต่างประเทศ ในหลวงรัชกาลที่ 9 โปรดเกล้าฯ ให้ไปทำเอกสารจดหมายเหตุสำนักราชเลขาธิการ เกี่ยวกับในหลวงรัชกาลที่ 9 ที่ศาลายา เป็นงานจดหมายเหตุที่ภาคภูมิใจมาก

หอจดหมายเหตุเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ได้มีโอกาสไปทำงานที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติอังกฤษ ตั้งแต่ก่อนคริสต์ศตวรรษที่ 13 ถึงปัจจุบัน  เก็บเอกสารไว้เป็นอย่างดี   สมัยก่อนเขียนบนแผ่นศิลาจารึก ทำให้รู้ประวัติศาสตร์จากศิลาจารึก ปัจจุบันมีความก้าวหน้าอย่างมาก  การดิจิทัลเป็นการอนุรักษ์เอกสาร ในขณะเดียวกัน  ยังใช้เอกสารแบบเก่าๆ อยู่บ้าง เช่น ไมโครฟิล์ม เพื่อจะได้รักษาเอกสารให้คงอยู่ได้นานๆ  ปัจจุบันมีจัดตั้ง
หอจดหมายเหตุ เช่น หอจดหมายเหตุธรรมศาสตร์ พิพิธภัณฑ์พระปกเกล้า และหอจดหมายท่านพุทธทาส อินทปัญโญ เป็นต้น

2. การอภิปราย เรื่อง การแสวงหา วิเคราะห์ และใช้ข้อมูลในสังคมสารสนเทศ (โดยนายวีระ ธีรภัทร นางสาวนวพร เรืองสกุล ดําเนินรายการ โดย นายธงชัย ลิขิตพรสวรรค์)

คุณนวพร เล่าประสบการณ์ได้รับมอบหมายให้เขียนประวัติธนาคารแห่งประเทศไทย โดยอ่านและค้นคว้าหนังสือพิมพ์ จากหอสมุดแห่งชาติ  แฟ้มเอกสารจากคุณพิสุทธิ์  นิมมานเหมินท์ เป็นผู้ว่าการฯ การตีความจากเอกสารชั้นต้นและจากคำบอกเล่า (Oral History) ของผู้ให้สัมภาษณ์ ของแต่ละคน ย่อมมีอคติส่วนตัว จึงต้องมีการกลั่นกรองวินิจฉัย

คุณวีระ แสดงความคิดเห็นว่าความแตกต่างระหว่างหอจดหมายเหตุกับห้องสมุด เทคโนโลยีเปลี่ยน การทำงานของนักจดหมายเหตุ (Archive) ไม่ใช่เอกสารแบบเดิมแล้ว แต่เป็น (Digital Archive)

3. การบรรยาย เรื่อง จดหมายเหตุกับการประเมินคุณค่าทางเศรษฐกิจ (โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์ เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย)

จากการศึกษาพบว่าหอจดหมายเหตุแห่งชาติที่กลาสโกว์ (Glasgow) สหราชอาณาจักร (The National Archives) มีความสัมพันธ์กับอุตสาหกรรมสื่อสิ่งพิมพ์เป็นอย่างมาก ดังนั้น เอกสารจดหมายเหตุ ไม่ควรถูกมองเป็นสินค้า และควรมองเป็นแห่งวัตถุดิบทางวัฒนธรรมที่ป้อนให้อุตสาหกรรมการผลิต  รายได้จากสินค้าตลาดที่ผลิตโดยใช้องค์ความรู้หรือเอกสารจดหมายเหตุสมควรนับเป็นคุณค่าทางเศรษฐกิจ  ในทางปฏิบัติ มี 4 ข้อ คือ

1.  สำนักงานสถิติแห่งชาติ (National Statistical Office) มิได้สำรวจประสิทธิภาพของงานจดหมายเหตุ
2.  นักเศรษฐศาสตร์ละเลยการศึกษางานจดหมายเหตุ เนื่องจากได้ผลตอบแทนต่ำ
3.  เอกสารจดหมายเหตุถูกมองเป็นสินค้าและควรแปลงสภาพจากเอกสารหลักฐานให้เป็นสินค้าทำกำไร
4. หอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยกลาสโกว์ (Glasgow) ไม่เคยบันทึกข้อมูลการใช้งานหรือเหตุผลการใช้งานเชิงพาณิชย์พร้อมรายละเอียด

จดหมายเหตุกับการประเมินคุณค่าทางเศรษฐกิจ เนื่องจากการทำงานมีต้นทุน
1. หอจดหมายเหตุควรสร้างเอกสารแบบฟอร์มเพื่อบันทึกหลักฐานการมีส่วนร่วมทางเศรษฐกิจ
2. ผู้บริหารต้องเข้าใจธรรมชาติงานบริการจดหมายเหตุด้วย
3. ผู้กำหนดนโยบายต้องพิจารณาคุณค่าของเอกสารจดหมายเหตุทุกด้านที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมเชิงพาณิชย์ในฐานะแหล่งข้อมูล และวัตถุดิบในการผลิต มิใช่สินค้าแสวงหากำไร
4. การประเมินคุณค่าทางเศรษฐกิจเป็นเพียงมิติเดียวเท่านั้น การพิจารณางบประมาณจะต้องคำนึงถึงคุณค่าด้านอื่นด้วย

4. การบรรยาย เรื่อง การมุ่งสู่องค์กรดิจิทัล (โดย นายดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี)

การมุ่งสู่องค์กรดิจิทัล (Digital Transformation Reference Model)  คือ การสร้างสรรค์คุณค่าและบูรณาการอย่างเป็นระบบ 3 ประการ ดังนี้
1. บริการคือการให้สิ่งที่มีคุณค่า
2.วัตถุประสงค์ คือ สิ่งที่จะได้รับกลับมา โดยวัดผลได้
3.วงจรชีวิตของการบริการ มี 3 รูปแบบ คือ บริการใหม่ บริการที่ต้องปรับปรุง และบริการที่ต้องยกเลิก

การกำหนดทรัพยากรด้านบุคคลที่ต้องใช้ในการขับเคลื่อนบริการ มีความรู้ ประสบการณ์ และทักษะ มี 3 ข้อ ดังนี้

1. บริการหรืองานที่จะทำ จะต้องมีเป้าประสงค์ที่ชัดเจนโดยมีตัวเลขกำกับ รวมถึงมีกรอบเวลาในการทำงาน
2. มีบุคลากรที่ต้องเกี่ยวข้องในโครงการและมีขั้นตอนการทำงานหลักๆ ร่วมกันอย่างไร ได้อะไรเป็นหลักฐานผลลัพธ์
3. มีประเด็นติดค้างในส่วนที่ไม่เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ และที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไรบ้างที่ต้องมีการจัดการให้เรียบร้อย อะไรบ้างที่จะต้องจัดการให้เรียบร้อย

5. อภิปรายคำนิยามของคำว่า Data, Big Data, Records และ Archives (โดยผู้ช่วยศาสตราจารย์เลิศชัย วาสนานิกรกุลชัย) มีดังนี้

ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อมูลดิบ ตัวเลข ชื่อ ตำแหน่ง วันที่ ปริมาณ ต้นทุน ฯลฯ  ประกอบด้วย คอลัมน์ในฐานข้อมูล (Element) และข้อมูลภายในคอลัมน์นั้น (Value)

ข้อมูลมหาศาล (Big Data) หมายถึง ข้อมูลเกินนับ มีข้อมูลปริมาณมาก มีการเปลี่ยนแปลงรวดเร็ว และมีรูปแบบหลากหลาย

ภารกิจหอจดหมายเหตุเพื่อ Big Data
•  กระบวนการนำข้อมูลใช้ในระบบคอมพิวเตอร์ (Capturing Data)
•  การจัดเก็บข้อมูลและสำรองข้อมูล (Data Storage)
•  การค้นหาข้อมูล (Search)
•  การถ่ายโอน (Transfer)
•  ข้อมูลสารสนเทศส่วนบุคคล (Information Privacy)
•  ข้อมูลที่บันทึกไว้ (Data source)

เอกสาร (Records) มักใช้เรียกเอกสารที่จะต้องได้รับการสงวนรักษาเพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง เช่น ไปรษณียบัตรที่เขียนข้อความและส่งไปรษณีย์ถึงผู้รับ หรืออาจอยู่ในรูปของเสียง VDO และภาพถ่าย การจัดเก็บข้อมูลและสำรองข้อมูล (Data Storage)

หลักการสร้างเอกสาร (Records)
1.  เอกสารควรสร้างเพื่อกำกับหรือประกอบการทำกิจกรรมในองค์กร

2. ในทางปฏิบัติ เอกสารจะถูกสร้างขึ้นจากความต้องการใช้งานขององค์กร บางองค์กรอาจมีการบันทึกบทสนทนาทางโทรศัพท์ หรือการสื่อสารด้วยวาจาในลักษณะอื่น

3.  การประเมินความต้องการใช้งาน มี 3 ข้อคือ

3.1 ความต้องการขององค์กร เพื่อสร้างหลักฐานและข้อมูลสำหรับปฏิบัติงาน
3.2 ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก  เพื่อเป็นหลักฐานแสดงความรับผิดชอบ
3.3 คำนึงถึงต้นทุนการสร้าง ต้นทุน (Capturing) ต้นทุนการเก็บรักษาเอกสาร และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรหากไม่มีเอกสาร

จดหมายเหตุ (Archives) หมายถึง ข้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นในการปฏิบัติงาน แล้วสิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว และได้รับการประเมินคุณค่า เป็นข้อมูลชั้นต้น เช่น เอกสารลายลักษณ์ โสตทัศนจดหมายเหตุ และแผนที่ เป็นต้น

6. การประเมินคุณค่า : หลักการ กระบวนงาน กรณีศึกษา และจดหมายเหตุชุมชน จากทฤษฎีสู่แนวปฏิบัติ (THEORIES TO APPROACHES) ทฤษฎีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ (Archival appraisal)  (โดย ดร.นยา สุจฉายา และดร.กนกพร นาสมตรึก ซึมิโอนิกะ)

1. เก็บทุกอย่าง คนคัดเลือกคือเจ้าของเอกสาร คือคุณ Neo Jenkinsonian อาศัยว่าค้นเจอก็เพียงพอ ต้องมี (Metadata) และการค้นคืนที่ดี

2. เลือกทีละชิ้น (Micro appraisal) นักจดหมายเหตุเป็นผู้เลือก เลือกอย่างไร
• ทิ้งทีละชิ้น (Bottom-up approach)
• เปรียบเทียบกับให้ระบบเป็นผู้เลือก (Too Subjective Approach?) กำหนดหน้าที่ของเอกสารในระบบเลย

3. เลือกทีละมากๆ ดูที่มา หน้าที่ และใครเป็นคนสร้าง วิเคราะห์หน้าที่ กิจกรรมต่างๆ –Macro Appraisal แคนนาดา แนวคิดของคุณ Terry Cook

4. บันทึกข้อมูลแห่งชุมชน (Documentation Strategy) แนวคิดของคุณ Helen Samuols

5. แนวทางการคัดเลือกต่างๆ ในปัจจุบัน เช่น (Sampling) การเลือกแบบมีส่วนร่วม

ทฤษฎีการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ  เป็นทฤษฎีที่จะจัดระดับ

1. คุณค่าของเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อให้ช่วยในการประเมินคุณค่าเอกสาร

2. คุณค่าต่อบุคคลหรือองค์กรที่ผลิตเอกสารนั้นเอง

3. คุณค่าต่อผู้ใช้อื่นๆ แบ่งออกเป็น คุณค่าด้านหลักฐานและด้านข้อมูล

นโยบายการประเมินคุณค่า (Appraisal policy)

1. ควรมีนโยบายการรับมอบและประเมินคุณค่าของสถาบัน

2. กำหนดขอบเขตเนื้อหา

3. กฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้องกับหอจดหมายเหตุของสถาบัน

4. ขั้นตอนการประเมินคุณค่าและแนวปฏิบัติของสถาบัน

จดหมายเหตุชุมชน (Community Archives) (โดย ดร.กนกพร นาสมตรึก ซึมิโอนิกะ)

เมื่อปีคริสต์ศตวรรษที่ 1960-1970 เกิดจากการรวมกลุ่มในสังคมอเมริกัน เริ่มต้นของการบันทึกเรื่องราวของคนรากหญ้า และการเติมเต็มช่องว่างในจดหมายเหตุกระแสหลัก (ข้อมูลที่ขาดหาย) ของจดหมายเหตุในหน่วยงานทางราชการ

ข้อแตกต่างจดหมายเหตุชุมชน (Community Archives) ของชาวตะวันตกและชาวไทย

1. ชาวตะวันตกทำจดหมายเหตุชุมชนเติมเต็มช่องว่าง แต่ชาวไทยเพื่ออนุรักษ์ ห่วงว่าจะสูญหายไป

2. ชาวตะวันตกมีเครือข่ายกับหน่วยงานหลัก แต่ชาวไทยทำตามอัตภาพ ขึ้นอยู่กับผู้นำชุมชน

3. ของชาวตะวันตกมรดกที่จับต้องได้ เช่น จดหมายเหตุกลุ่มเพศทางเลือก แต่ของชาวไทยเป็นมรดกที่จับต้องไม่ได้ เช่น ประเพณีบุญหลวง ประเพณีผีตาโขน จ.เลย

4. ของชาวตะวันตกจัดตั้งอยู่ทุกชุมชน แต่ของชาวไทยจัดตั้งกระจายไปตามท้องถิ่น

ลักษณะของจดหมายเหตุชุมชน มี 3 ประเด็นหลัก ดังนี้

1. ความสนใจร่วมกัน เช่น วัตถุ สิ่งของใดที่ต้องการจัดเก็บในจดหมายเหตุ

2. บุคคลที่จะเข้ามาเป็นสมาชิกขับเคลื่อนจดหมายเหตุชุมชน

3. ความร่วมมือร่วมใจกันของคนในชุมชน

7. อภิปรายการให้บริการจดหมายเหตุ กฎหมายเรื่องการเข้าถึงเอกสารและการรักษาความเป็นส่วนตัว (โดย ดร.พิมพ์พจน์ ลีลาเขต) ความจริงแท้ (Authenticity) ของเอกสาร (โดย ดร.วราภรณ์ พูลสถิติวัฒน์) และการรวบรวมความรู้ (Crowdsourcing) (โดย ดร.กนกพร นาสมตรึก ซึมิโอนิกะ และดร.นยา สุจฉายา) มี 3 ประเด็นหลัก คือ
1. กฎหมาย

2. ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับกฎหมาย

3. การให้บริการของนักจดหมายเหตุ

ประเทศที่พัฒนาแล้วให้ความสำคัญกับการจัดการเอกสารภาครัฐ มักมีบทบัญญัติกำหนดให้เอกสารสำคัญของรัฐต้องได้รับการคุ้มครอง มีการกำหนดอายุการจัดเก็บและเปิดเผยข้อมูล กำหนดแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

1. กฎ ระเบียบเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ  สามารถสืบค้นได้ https://www.nat.go.th/กฎหมาย และ https://ictlawcenter.etda.or.th/laws

• ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (ฉบับที่ 2) 2548, และ (ฉบับที่ 3) 2560
• พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540
• ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544
• พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ. 2556
• พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544, (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551, (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2562, และ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2562
• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

2. ปัจจัยที่มีผลต่อกฎหมายเรื่องการเข้าถึงเอกสารและการรักษาความเป็นส่วนตัว  จากแผนภูมิแสดงปัจจัยที่มีผลต่อการดำเนินงานจดหมายเหตุ มีดังนี้

1. การเมือง เช่น ข้อมูลเปิด สิทธิดิจิทัล พลเมืองดิจิทัล การป้องกันข้อมูล และข้อมูลส่วนบุคคล

2. เศรษฐกิจ เช่น Thailand 4.0 วิสัยทัศน์เชิงนโยบายที่เปลี่ยนเศรษฐกิจแบบเดิมไปสู่เศรษฐกิจที่ขับเคลื่อนด้วยนวัตกรรม e-market place, e-payment, digital

3. วิทยาการสารนิเทศ เช่น สังคมสารนิเทศ การมีส่วนรวมของพลเมือง และภูมิปัญญาจากประชาชน

4. การศึกษา เช่น การเรียนรู้ด้วยตนเองอย่างยั่งยืน (Lifelong learning) พหุนิยมทางจดหมายเหตุ และความฉลาดรู้ทางข้อมูล

5. ความรู้ทางวิชาชีพ เช่น การจัดการทรัพยากรสารนิเทศ การจัดการความรู้และการค้นคืนสารนิเทศ การรู้สารนิเทศและการช่วยเหลือผู้ใช้บริการ การบริการสารนิเทศและการประสานความร่วมมือ และสภาพแวดล้อมทางสารนิเทศและบริบทด้านนโยบาย

3. การให้บริการของนักจดหมายเหตุ สิ่งที่ต้องรู้  มี 5 ประเด็น คือ

1. มี Collection อะไรบ้าง ผู้ค้นคว้าทราบวิธีการเข้าถึงข้อมูล

2. รู้จักการค้นคืนสารนิเทศ การสืบค้นมีกรอบ มีมาตรฐาน ระบบ พฤติกรรมผู้ใช้ กฎหมายการสืบค้นข้อมูล กำหนดเป็นระเบียบหรือนโยบายที่ชัดเจน ข้อมูลใดเปิดได้หรือปิดอยู่

3. สอนและแนะนำผู้ใช้ได้

4. การให้บริการ ออกแบบและพัฒนาบริการที่ทำอยู่ในองค์กร โดยอยู่ภายใต้กรอบของกฎหมาย

5. สภาพแวดล้อมและบริบท เช่น กรอบทางกฎหมาย ระเบียบทางวิชาชีพ นโยบายและแนวปฏิบัติขององค์กร

ความจริงแท้ (Authenticity) ของเอกสาร

1. ความจริงแท้ (Authenticity) เช่น สูจิบัตร บัตรประชาชน

2. ความสมบูรณ์ (Integrity) เช่น ลายเซ็นดิจิทัล จากไฟล์ (Microsoft Word) เมื่อสแกน (Scan) เอกสารก็ปรากฏลายเซ็นอยู่ด้วย

3. สื่อความหมายได้ (Usability) สามารถอ่านได้ เช่น ศิลาจารึก

4. ความน่าเชื่อถือ (Reliability) ความถูกต้องของเนื้อหา

การรวบรวมความรู้ (Crowdsourcing) คือ การสร้างสรรค์ของกลุ่มคนทำงานจำนวนมาก ซึ่งมีความรู้ความสามารถที่หลากหลาย

จากการเข้าร่วมประชุมวิชาการดังกล่าวทำให้ทราบว่า

1. ในปัจจุบันหน่วยงานจัดเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล ควรกำหนดนโยบายตั้งแต่กระบวนการสร้างเอกสาร  ระบบการจัดการเก็บ ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

2. การนำความรู้มาปรับใช้ในการดำเนินงานด้านการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว  เช่น การเก็บภาพถ่าย รูปแบบการเก็บแบบเดิมจัดเก็บต้นฉบับเป็นภาพถ่าย หรือการบันทึกเสียง รูปแบบการจัดเก็บแบบเดิม จะจัดเก็บในแถบบันทึกเสียงหรือแผ่นซีดี ในปัจจุบันไม่สามารถจัดหาเทคโนโลยีมารองรับการเปิดใช้งานได้  หรือหาได้ แต่ก็อาจจะมีราคาสูง ดังนั้น การจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัล  ทำให้สะดวกในการเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น