เมื่อพูดถึงหอจดหมายเหตุ หลายๆ คนอาจยังสงสัยหรือมีคำถามอยู่ว่าคืออะไร เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับอะไร ผู้เขียนทำงานด้านจดหมายเหตุมามากว่า 20 ปี ก็ยังคงได้ยินคำถามนี้อยู่บ่อยๆ วันนี้เลยจะมาบอกเล่าเกี่ยวกับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติว่างานจดหมายเหตุเราทำอะไรบ้าง  และอะไรคือเอกสารจดหมายเหตุที่เราจัดเก็บ

จริงๆ แล้วหากเราจะเปรียบงานจดหมายเหตุให้เข้าใจง่ายๆ งานจดหมายเหตุจะมีลักษณะงานคล้ายๆ กับงานของห้องสมุด  จะแตกต่างกันตรงที่ว่างานจดหมายเหตุจะจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารชั้นต้น และให้บริการในลักษณะปิด  ในขณะที่ห้องสมุดจะจัดเก็บหนังสือและให้บริการแบบเปิด

หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  อาจมีลักษณะแตกต่างจากหอจดหมายเหตุอื่นๆ สืบเนื่องจากตอนก่อตั้งผู้บริหารได้วางนโยบายในการจัดเก็บเอกสารไว้ว่า นอกจากจะจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยแล้ว จะต้องจัดเก็บเอกสาร สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกับบริบทของมหาวิทยาลัยฯ ด้วย เช่น มูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง โรงพยาบาลหัวเฉียว  และเอกสารหรือสิ่งพิมพ์จังหวัดสมุทรปราการ

นับตั้งแต่มีการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ. 2540 จวบจนปัจจุบัน หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ ดำเนินการมาร่วม 23 ปี ได้รวบรวมเอกสารและสิ่งพิมพ์ไว้จำนวนมาก โดยได้แบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกลุ่มหลักๆ  ดังนี้

1. เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ

– เอกสารจดหมายเหตุหน่วยงานสายสนับสนุน เช่น เอกสารกองกลาง กองอาคารสถานที่  สำนักทะเบียนและประมวลผล  สำนักพัฒนาวิชาการ  สำนักพัฒนานักศึกษา  และศูนย์วัฒนธรรม

– เอกสารจดหมายเหตุคณะวิชา เช่น เอกสารคณะศิลปศาสตร์  คณะสาธารณสุขศาสตร์และสิ่งแวดล้อม  คณะบริหารธุรกิจ  คณะสังคมสงเคราะห์ศาสตร์และสวัสดิการสังคม Read the rest of this entry »

แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ตระหนักและเห็นความสำคัญของสิ่งพิมพ์ทุกประเภทที่ห้องสมุดได้รับไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อหรือจัดหา (ทรัพยากรที่ได้เปล่า) ตลอดจนทรัพยากรที่ผลิตจากหน่วยงานของมหาวิทยาลัย

ปัจจุบันมีสิ่งพิมพ์ที่ผลิตโดยมหาวิทยาลัย  จากหลายแหล่ง เช่น ศูนย์สหกิจศึกษา และรายงานระดับปริญญาตรีจากคณะต่าง ๆ  มีเป็นจำนวนมาก ทำให้เป็นอุปสรรคต่อการให้บริการสารสนเทศ เนื่องจากทรัพยากรออกให้บริการล่าช้าไม่ทันกับความต้องการของผู้ใช้  เนื่องจากต้องใช้เวลาในการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่เนื้อหาดังกล่าว  แผนกจัดหาฯ จึงมีมติจากที่ประชุมของแผนกให้มีการปรับปรุงวิธีการและขั้นตอนการกำหนดหมวดหมู่ Call number ใหม่เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและทำให้บรรณารักษ์ปฏิบัติงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ดังนั้นแผนกจัดหาฯ จึงมีการทบทวนและปรับปรุงวิธีการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทของทรัพยากรที่เป็นรายงานของนักศึกษาระดับปริญญาตรี หลักสูตรสาขาวิชาต่าง ๆ เช่น สหกิจศึกษา โครงงานพิเศษ การวิจัย และการฝึกงานของนักศึกษา รวมทั้งงานวิจัยสถาบัน วิทยานิพนธ์ ภาคนิพนธ์ สาระนิพนธ์ และการศึกษาอิสระ จะมีการปรับปรุงเลขหมวดหมู่ของสิ่งพิมพ์ดังกล่าวโดยกำหนดขึ้นใช้เองเพื่อให้มีการทำงานที่รวดเร็วยิ่งขึ้นโดย มีเป้าหมายดังนี้ Read the rest of this entry »

เนื่องจากทรัพยากรฯ ซึ่งจัดพิมพ์โดยมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติและสิ่งพิมพ์ที่มีตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีอยู่ในศูนย์บรรณสารสนเทศเป็นจำนวนมากประกอบกับการบริหารจัดการในช่วงที่ผ่านมา จะดำเนินการวิเคราะห์หมวดหมู่ทรัพยากร ฯ ตามเนื้อหาของสาขาวิชานั้น ๆ  แต่ในปัจจุบันทรัพยากรฯ และสิ่งพิมพ์ได้มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ  จำนวนผู้ใช้ก็มีความต้องการมากเช่นเดียวกัน จึงทำให้ประสบปัญหาในเรื่องการค้นหาทรัพยากรไม่เจอ เพราะมีการจัดเก็บไว้หลายสาขาวิชา และหลายสถานที่  (Location)

แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ได้รับมอบหมายจากผู้บริหารให้ดำเนินการพัฒนาปรับปรุงสิ่งพิมพ์ประเภทนี้  โดยการเก็บรวบรวมทรัพยากรสิ่งพิมพ์ของมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติมีอยู่ในศูนย์บรรณสารสนเทศทั้งหมด มาพัฒนาปรับเปลี่ยน กำหนดรหัสเลขหมู่ใหม่ เพื่อให้เอกสารสิ่งพิมพ์เหล่านี้ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน และผู้ใช้บริการจะได้รับความสะดวกในการค้นคว้าต่อไป Read the rest of this entry »