เมื่อพูดถึงหอจดหมายเหตุ หลายๆ คนอาจยังสงสัยหรือมีคำถามอยู่ว่าคืออะไร เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับอะไร ผู้เขียนทำงานด้านจดหมายเหตุมามากว่า 20 ปี ก็ยังคงได้ยินคำถามนี้อยู่บ่อยๆ วันนี้เลยจะมาบอกเล่าเกี่ยวกับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติว่างานจดหมายเหตุเราทำอะไรบ้าง  และอะไรคือเอกสารจดหมายเหตุที่เราจัดเก็บ

จริงๆ แล้วหากเราจะเปรียบงานจดหมายเหตุให้เข้าใจง่ายๆ งานจดหมายเหตุจะมีลักษณะงานคล้ายๆ กับงานของห้องสมุด  จะแตกต่างกันตรงที่ว่างานจดหมายเหตุจะจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารชั้นต้น และให้บริการในลักษณะปิด  ในขณะที่ห้องสมุดจะจัดเก็บหนังสือและให้บริการแบบเปิด

หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  อาจมีลักษณะแตกต่างจากหอจดหมายเหตุอื่นๆ สืบเนื่องจากตอนก่อตั้งผู้บริหารได้วางนโยบายในการจัดเก็บเอกสารไว้ว่า นอกจากจะจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยแล้ว จะต้องจัดเก็บเอกสาร สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกับบริบทของมหาวิทยาลัยฯ ด้วย เช่น มูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง โรงพยาบาลหัวเฉียว  และเอกสารหรือสิ่งพิมพ์จังหวัดสมุทรปราการ

นับตั้งแต่มีการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ. 2540 จวบจนปัจจุบัน หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ ดำเนินการมาร่วม 23 ปี ได้รวบรวมเอกสารและสิ่งพิมพ์ไว้จำนวนมาก โดยได้แบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกลุ่มหลักๆ  ดังนี้

1. เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ

– เอกสารจดหมายเหตุหน่วยงานสายสนับสนุน เช่น เอกสารกองกลาง กองอาคารสถานที่  สำนักทะเบียนและประมวลผล  สำนักพัฒนาวิชาการ  สำนักพัฒนานักศึกษา  และศูนย์วัฒนธรรม

– เอกสารจดหมายเหตุคณะวิชา เช่น เอกสารคณะศิลปศาสตร์  คณะสาธารณสุขศาสตร์และสิ่งแวดล้อม  คณะบริหารธุรกิจ  คณะสังคมสงเคราะห์ศาสตร์และสวัสดิการสังคม

2. เอกสารจดหมายเหตุผู้บริหาร

เอกสารจดหมายเหตุผู้บริหาร เป็นเอกสารจดหมายเหตุผู้บริหารมหาวิทยาลัยฯ ซึ่งดำรงตำแหน่งอธิการบดี รองอธิการบดี  และคณะกรรมการสภามหาวิทยาลัยฯ เช่น เอกสารจดหมายเหตุ-อธิการบดี  ของศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย  แพทย์หญิงกรรการ์ ตันประเสริฐ  และ ดร.เพียรชัย นิลสุวรรณกุล  เอกสารจดหมายเหตุ-รองอธิการบดี ของ ดร.สุวิทย์ เพียรกิจกรรม  อาจารย์กนกวรรณ ฉันธนะมงคล เอกสารจดหมายเหตุผู้บริหาร-กรรมการสภามหาวิทยาลัยฯ ศาสตราจารย์ประพันพงศ์ เวชชาชีวะ

3. เอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคล

เอกสารจดหมายเหตุส่วนบุคคล เป็นเอกสารของบุคคลที่มีความสำคัญกับมหาวิทยาลัยฯ  ได้แก่ เอกสารผู้ก่อตั้ง เอกสารศิษย์เก่า เช่น เอกสารจดหมายเหตุ ดร.อุเทน เตชะไพบูลย์  นายวัย วรรธนะกุล  และเอกสารจดหมายเหตุนายสุรชัย มหาดิลกรัตน์

4. สิ่งพิมพ์มหาวิทยาลัยฯ

สิ่งพิมพ์มหาวิทยาลัยฯ คือ สิ่งพิมพ์ทุกชนิดที่หน่วยงานในมหาวิทยาลัยผลิตขึ้น เช่น จดหมายข่าว แผ่นพับประชาสัมพันธ์  รายงานประจำปี  รายงานวิจัย  มฉก.วิชาการ เป็นต้น

5. สิ่งพิมพ์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยฯ

สิ่งพิมพ์อื่นๆ คือ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานที่มีความเกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัยฯ ผลิตขึ้น เช่น สิ่งพิมพ์ของมูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง โรงพยาบาลหัวเฉียว สิ่งพิมพ์เกี่ยวกับความสัมพันธ์ไทย-จีน  สิ่งพิมพ์เกี่ยวกับอัตชีวประวัติชาวจีนซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งมหาวิทยาลัยฯ เป็นต้น

6. โสตทัศนจดหมายเหตุ

โสตทัศนจดหมายเหตุที่จัดเก็บในหอจดหมายเหตุ ได้แก่  ภาพถ่าย เนกาตีฟ สไลด์ แถบบันทึกเสียง วิดีทัศน์ แผนที่ แผนผัง แบบแปลนของมหาวิทยาลัยฯ

บทความบทนี้ ผู้เขียนจะขอแนะนำชุดเอกสารในภาพรวม และสามารถติดตามรายละเอียดของชุดเอกสารแต่ละชุดในบทความต่อๆ ไป ซึ่งบทความต่อไปจะเสนอบทความเรื่อง ซีรีย์จดหมายเหตุ : “เอกสารจดหมายเหตุผู้บริหาร-อธิการบดี ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย”