เมื่อพูดถึงหอจดหมายเหตุ หลายๆ คนอาจยังสงสัยหรือมีคำถามอยู่ว่าคืออะไร เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับอะไร ผู้เขียนทำงานด้านจดหมายเหตุมามากว่า 20 ปี ก็ยังคงได้ยินคำถามนี้อยู่บ่อยๆ วันนี้เลยจะมาบอกเล่าเกี่ยวกับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติว่างานจดหมายเหตุเราทำอะไรบ้าง และอะไรคือเอกสารจดหมายเหตุที่เราจัดเก็บ
จริงๆ แล้วหากเราจะเปรียบงานจดหมายเหตุให้เข้าใจง่ายๆ งานจดหมายเหตุจะมีลักษณะงานคล้ายๆ กับงานของห้องสมุด จะแตกต่างกันตรงที่ว่างานจดหมายเหตุจะจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารชั้นต้น และให้บริการในลักษณะปิด ในขณะที่ห้องสมุดจะจัดเก็บหนังสือและให้บริการแบบเปิด
หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ อาจมีลักษณะแตกต่างจากหอจดหมายเหตุอื่นๆ สืบเนื่องจากตอนก่อตั้งผู้บริหารได้วางนโยบายในการจัดเก็บเอกสารไว้ว่า นอกจากจะจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยแล้ว จะต้องจัดเก็บเอกสาร สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกับบริบทของมหาวิทยาลัยฯ ด้วย เช่น มูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง โรงพยาบาลหัวเฉียว และเอกสารหรือสิ่งพิมพ์จังหวัดสมุทรปราการ
นับตั้งแต่มีการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ. 2540 จวบจนปัจจุบัน หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ ดำเนินการมาร่วม 23 ปี ได้รวบรวมเอกสารและสิ่งพิมพ์ไว้จำนวนมาก โดยได้แบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกลุ่มหลักๆ ดังนี้
1. เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ
– เอกสารจดหมายเหตุหน่วยงานสายสนับสนุน เช่น เอกสารกองกลาง กองอาคารสถานที่ สำนักทะเบียนและประมวลผล สำนักพัฒนาวิชาการ สำนักพัฒนานักศึกษา และศูนย์วัฒนธรรม
– เอกสารจดหมายเหตุคณะวิชา เช่น เอกสารคณะศิลปศาสตร์ คณะสาธารณสุขศาสตร์และสิ่งแวดล้อม คณะบริหารธุรกิจ คณะสังคมสงเคราะห์ศาสตร์และสวัสดิการสังคม Read the rest of this entry »
