พิธีเปิดหอจดหมายเหตุ

เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 25 พฤษภาคม พ.ศ. 2543 ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ได้ประกอบพิธีเปิดหอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉิลมพระเกียรติอย่างเป็นทางการ ณ อาคารเฉลิมพระเกียรติ ชั้น 3  หลังจากที่ท่านได้เริ่มโครงการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ.๒๕๔๐ ซึ่งเป็นปีแรกของการดำรงตำแหน่งอธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ

ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย ให้ความสำคัญกับงานจดหมายเหตุเป็นอย่างมากทั้งในตอนดำรงตำแหน่งและสิ้นสุดวาระตำแหน่งอธิการบดี  ท่านได้มอบเอกสารหลักฐานการบริหารงานในช่วงระยะเวลา 4 ปี ประกอบด้วย เอกสารการประชุม นโยบายและแผน รายงาน โครงการอันเกี่ยวเนื่องกับการดำเนินงานของทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัยฯ รวมทั้งสิ่งพิมพ์ทุกชนิดที่มหาวิทยาลัยจัดทำหรือได้รับเพื่อการพัฒนาทางวิชาการหรือเพื่อเผยแพร่ประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่างๆ  และอีกส่วนหนึ่งเป็นแฟ้มประวัติและผลงานส่วนตัวสมัยดำรงตำแหน่งรองปลัดทบวงมหาวิทยาลัย และปลัดทบวงมหาวิทยาลัยเมื่อ พ.ศ. 2535-2539 ให้กับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ Read the rest of this entry »

เมื่อพูดถึงหอจดหมายเหตุ หลายๆ คนอาจยังสงสัยหรือมีคำถามอยู่ว่าคืออะไร เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับอะไร ผู้เขียนทำงานด้านจดหมายเหตุมามากว่า 20 ปี ก็ยังคงได้ยินคำถามนี้อยู่บ่อยๆ วันนี้เลยจะมาบอกเล่าเกี่ยวกับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติว่างานจดหมายเหตุเราทำอะไรบ้าง  และอะไรคือเอกสารจดหมายเหตุที่เราจัดเก็บ

จริงๆ แล้วหากเราจะเปรียบงานจดหมายเหตุให้เข้าใจง่ายๆ งานจดหมายเหตุจะมีลักษณะงานคล้ายๆ กับงานของห้องสมุด  จะแตกต่างกันตรงที่ว่างานจดหมายเหตุจะจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารชั้นต้น และให้บริการในลักษณะปิด  ในขณะที่ห้องสมุดจะจัดเก็บหนังสือและให้บริการแบบเปิด

หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  อาจมีลักษณะแตกต่างจากหอจดหมายเหตุอื่นๆ สืบเนื่องจากตอนก่อตั้งผู้บริหารได้วางนโยบายในการจัดเก็บเอกสารไว้ว่า นอกจากจะจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยแล้ว จะต้องจัดเก็บเอกสาร สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกับบริบทของมหาวิทยาลัยฯ ด้วย เช่น มูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง โรงพยาบาลหัวเฉียว  และเอกสารหรือสิ่งพิมพ์จังหวัดสมุทรปราการ

นับตั้งแต่มีการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ. 2540 จวบจนปัจจุบัน หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ ดำเนินการมาร่วม 23 ปี ได้รวบรวมเอกสารและสิ่งพิมพ์ไว้จำนวนมาก โดยได้แบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกลุ่มหลักๆ  ดังนี้

1. เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ

– เอกสารจดหมายเหตุหน่วยงานสายสนับสนุน เช่น เอกสารกองกลาง กองอาคารสถานที่  สำนักทะเบียนและประมวลผล  สำนักพัฒนาวิชาการ  สำนักพัฒนานักศึกษา  และศูนย์วัฒนธรรม

– เอกสารจดหมายเหตุคณะวิชา เช่น เอกสารคณะศิลปศาสตร์  คณะสาธารณสุขศาสตร์และสิ่งแวดล้อม  คณะบริหารธุรกิจ  คณะสังคมสงเคราะห์ศาสตร์และสวัสดิการสังคม Read the rest of this entry »

Oral history  ประวัติศาสตร์จากคำบอกเล่า เป็นงานอย่างหนึ่งของนักจดหมายเหตุ ถามว่าทำไมต้องเป็นอย่างนั้น เพราะโดยปกตินักจดหมายเหตุจะให้ความสำคัญกับเอกสารลายลักษณ์ หรือเอกสารต้นฉบับเป็นอันดับแรก นั่นเพราะบางครั้งองค์ ความรู้ ประสบการณ์ที่คนๆ หนึ่งมี ความเชี่ยวชาญก็ไม่ได้มีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร นักจดหมายเหตุจึงต้องหาวิธีการต่อยอดองค์ความรู้เหล่านั้นไม่ให้สูญหาย ประกอบกับเอกสารต้นฉบับบางครั้งเนื้อหาของเอกสารก็ไม่ได้สมบูรณ์เสมอไป การได้มาซึ่งความครบถ้วนของข้อมูลจึงเป็นงานส่วนหนึ่งของนักจดหมายเหตุ

Oral history หรือ “ประวัติศาสตร์จากคำบอกเล่า” หมายถึง การบันทึก อนุรักษ์ และตีความหมายของข้อมูลทางประวัติศาสตร์ที่มาจากประสบการณ์ส่วนตัวและความเห็นของผู้เล่าเหตุการณ์ที่ได้จากการสัมภาษณ์ เป็นการสร้างข้อมูลที่เกิดจากปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้สัมภาษณ์กับผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่ใช่หลักฐานที่มีอยู่แล้วตามธรรมชาติ เป็นการสัมภาษณ์เรื่องราวเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอดีตที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้ผ่านประสบการณ์นั้นโดยตรง หรือเป็นเรื่องราวชีวิตของผู้ถูกสัมภาษณ์เอง การหาข้อมูลทางประวัติศาสตร์จากการสัมภาษณ์เป็นหลักฐานประเภทหนึ่ง นอกเหนือจากหลักฐานโบราณคดีตัวเขียน หลักฐานประเภทสิ่งของ และภาพบันทึกต่างๆ Read the rest of this entry »

“เอกสาร” จัดว่าเป็นหลักฐานการดำเนินงานและกิจกรรมต่างๆ ของหน่วยงานหรือองค์กร เอกสารที่อยู่ระหว่างปฏิบัติงานจะมีคุณค่าบริหารงานในช่วงเวลานั้นๆ  แต่เมื่อสิ้นสุดการใช้งานที่เรียกว่า “เอกสารสิ้นกระแสการใช้” จะมีทั้งเอกสารที่ต้องทำลาย  และเอกสารสำคัญที่มีคุณค่าในด้านบริหารงาน คุณค่าด้านประวัติศาสตร์ คุณค่าด้านการศึกษาวิจัยต้องเก็บรักษาไว้ เราเรียกเอกสารนั้นว่า “เอกสารจดหมายเหตุ”

เมื่อปี พ.ศ.2540 ศาสตราจารย์ นายแพทย์เกษม วัฒนชัย เข้ารับตำแหน่งอธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ท่านได้เสนอขอจัดตั้งหอจดหมายเหตุต่อสภามหาวิทยาลัยฯ เพื่อเป็นแหล่งรวบรวมเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานของหน่วยงานและเป็นเอกสารที่ได้รับการประเมินแล้วว่ามีคุณค่ามาจัดเก็บในหอจดหมายเหตุ และเล็งเห็นว่า การที่จะทำให้หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ เข้มแข็ง จะต้องมีเอกสารที่มีคุณค่าส่งมาเก็บได้อย่างต่อเนื่อง ท่านจึงได้วางระบบจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ขึ้น โดยการแต่งตั้งคณะทำงานชุดต่างๆ จัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ ให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ตั้งแต่การจัดระบบหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสาร การกำหนดอายุเอกสาร การทำลายเอกสาร และการส่งมอบเอกสารให้กับหอจดหมายเหตุ ผ่านคณะทำงาน 3 ชุด คือ

1. คณะกรรมการจัดระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ
2. คณะกรรมการประเมินคุณค่าและกำหนดอายุการเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยฯ
3. คณะกรรมการทำลายเอกสาร

Read the rest of this entry »