ขั้นตอนการตรวจสอบรายชื่อหนังสือหรือสื่อต่างๆ จากฐานข้อมูลระบบ VTLS ก่อนดำเนินการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด ซึ่งประโยชน์หลักๆ ในการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือมีดังนี้

1. เพื่อป้องกันการจัดซื้อหนังสือ ซ้ำ
2. เพื่อป้องกันไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของห้องสมุด
3. เพื่อตรวจสอบความต้องการเพิ่มเติมของจำนวนหนังสือ เนื่องจากหนังสือชื่อใดที่มีอยู่แล้วในศูนย์บรรณสารฯและอาจจะไม่เพียงพอกับความต้องการของผู้ใช้ ก็สามารถจัดซื้อเพิ่มเติมได้เนื่องจากมีผู้ใช้จำนวนมาก

ดังมีวิธีการตรวจสอบหนังสือและสื่อต่างๆ ดังนี้

1. รับรายชื่อหนังสือที่มาจากแผนกจัดซื้อผ่านคณะสาขาวิชาต่างๆ มา
2. ตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือและสื่อต่างๆ โดยสืบค้นจาก ชื่อหนังสือ และชื่อผู้แต่ง ว่ามีหนังสือชื่อหรือสื่อนี้หรือไม่ ถ้าหนังสือหรือสื่อชื่อนั้นมีหรือไม่มีอย่างไรในฐานข้อมูล
3. แจ้งผลการดำเนินงานของหนังสือชื่อนั้นๆ ในใบแจ้งซื้อ มีหรือไม่มี ถ้ามีแล้ว มีจำนวนกี่เล่ม มีปี พ.ศ.ใด มีสถิติการยืมกี่ครั้ง
4. เสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ตัดสินใจ และดำเนินตามขั้นตอนการจัดซื้อต่อไป

ดังรูปภาพนี้

ก่อนการพิจารณาตรวจสอบฐานข้อมูล (Before)

วิธีการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือ

1. ตรวจสอบจากชื่อเรื่อง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อเรื่อง เช่น ชื่อหนังสือ Introduction to health and safety in construction ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่ามีแล้วในห้องสมุด จำนวน 1 เล่มปีที่พิมพ์ 2016 ไม่มีสถิติการยืม/คืน หลักการค้นหาด้วยชื่อเรื่องทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ใช้หลักการเดียวกัน คือ ค้นหาตามชื่อนั้นๆ ได้เลย โดยระบบจะทำการค้นหาจากชื่อเรื่อง เริ่มจากอักษรตัวแรกและตัวถัดไปตามลำดับ
2. ตรวจสอบจากชื่อผู้แต่ง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อบุคคล กลุ่ม นามปากกา หรือหน่วยงาน/องค์กร ที่เป็นผู้แต่งหรือเขียนหนังสือ ทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ เช่น ผู้แต่งชื่อ Stack, Theresa ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่าไม่มีในห้องสมุด ก็จะเขียนว่าคำ “ไม่มี” เมื่อตรวจฐานข้อมูลเรียบร้อย จึงนำเสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ดำเนินการต่อไป

ดังรูปภาพนี้

พิจารณาดำเนินการตรวจสอบแล้ว (After)

Acquisition module เป็น 1 ในอีกหลายโมดูล ที่ประกอบกันเป็นระบบห้องสมุดอัตโนมัติแบบบูรณาการ แต่นับว่าเป็นโมดูลแรกเริ่มของการทำงานในห้องสมุด เพราะเป็นโมดูลเกี่ยวกับการจัดซื้อ จัดหา และระบบการทำบัญชี งบประมาณของห้องสมุด สำหรับศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้ระบบ Virtua (VTLS) ซึ่งมีฟังก์ชั่นในการใช้งาน Acquisition module ดังนี้

• จัดการข้อมูลของรายการการสั่งซื้อ ผู้ขาย ข้อมูลด้านบัญชี ใบส่งของ ใบรับของและรายการ Claim ได้
• ตรวจสอบรายการสั่งซื้อ แก้ไข หรือลบรายการ หรือยับยั้งการสั่งซื้อบางรายการได้ก่อนการสั่งซื้อ
• ยกเลิกรายการสั่งซื้อได้ และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
• สั่งซื้อสามารถดึงข้อมูลบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลบรรณานุกรม
• รับหนังสือ อาจจะได้รับเฉพาะบางรายการในใบสั่งซื้อ
• พิมพ์ Payment และปรับปรุงข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ
• เปลี่ยนหน่วยเงินตราต่างประเทศได้
• สร้างฐานข้อมูลผู้ขาย เพื่อเก็บรายละเอียดของผู้ขาย
• ดูสถานะของหนังสือที่กำลังซื้อจาก OPAC
• สร้างรายงานต่างๆ  ได้แก่

Read the rest of this entry »

ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีภารกิจอย่างหนึ่งในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน การค้นคว้า วิจัย ของนักศึกษา อาจารย์และบุคลากร  ในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ นั้น จะหมายรวมถึง การจัดซื้อ และการได้รับหนังสือเป็นอภินันทนาการ หรือได้รับบริจาค หรือจากการขอรับหนังสือจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน รวมทั้งการแลกเปลี่ยนหนังสือระหว่างห้องสมุด หรือหน่วยงานอื่นๆ สำหรับในส่วนการจัดซื้อหนังสือนั้น มีวิธีการจัดซื้อ 3 วิธี คือ

1. ร้านค้า/สำนักพิมพ์ โดยร้านค้า หรือสำนักพิมพ์จะนำหนังสือ หรือ Catalog หนังสือมาเสนอที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อคัดเลือก
2. อาจารย์พิจารณาคัดเลือกหนังสือ ที่ร้านค้า/หรือสำนักพิมพ์ ด้วยตนเอง
3. การจัดกิจกรรมส่งเสริมการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด โดยติดต่อกับทางร้านค้า/สำนักพิมพ์มาออกร้าน และเชิญอาจารย์ บุคลากรมาพิจารณาคัดเลือกเพื่อเสนอซื้อต่อไป

Read the rest of this entry »