ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีภารกิจอย่างหนึ่งในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน การค้นคว้า วิจัย ของนักศึกษา อาจารย์และบุคลากร ในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ นั้น จะหมายรวมถึง การจัดซื้อ และการได้รับหนังสือเป็นอภินันทนาการ หรือได้รับบริจาค หรือจากการขอรับหนังสือจากหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน รวมทั้งการแลกเปลี่ยนหนังสือระหว่างห้องสมุด หรือหน่วยงานอื่นๆ สำหรับในส่วนการจัดซื้อหนังสือนั้น มีวิธีการจัดซื้อ 3 วิธี คือ
- ร้านค้า/สำนักพิมพ์ โดยร้านค้า หรือสำนักพิมพ์จะนำหนังสือ หรือ Catalog หนังสือมาเสนอที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อคัดเลือก
- อาจารย์พิจารณาคัดเลือกหนังสือ ที่ร้านค้า/หรือสำนักพิมพ์ ด้วยตนเอง
- การจัดกิจกรรมส่งเสริมการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด โดยติดต่อกับทางร้านค้า/สำนักพิมพ์มาออกร้าน และเชิญอาจารย์ บุคลากรมาพิจารณาคัดเลือกเพื่อเสนอซื้อต่อไป
ในแต่ละวิธี มีรายละเอียด ดังนี้
วิธีที่ 1 ร้านค้า/สำนักพิมพ์ นำหนังสือ หรือ Catalog มาเสนอที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ เพื่อคัดเลือก โดย
1. ร้านค้า นำหนังสือมาเพื่อให้พิจารณาคัดเลือก ซึ่งศูนย์บรรณสารฯ ต้องพิจารณาให้สอดคล้องกับสาขาวิชาที่มหาวิทยาลัยเปิดสอน
2. ศูนย์บรรณสารฯ ประสานงานไปที่คณะ โดยจัดส่งรายชื่อหนังสือที่เกี่ยวข้องกับสาขาที่คณะเปิดสอนเพื่อให้คณะพิจารณาคัดเลือก (โดยผ่านการพิจารณาจากคณะกรรมการวิชาการและคณบดีลงนามให้ความเห็นชอบ)
3. ศูนย์บรรณสารฯ ดำเนินการขออนุมัติตามขั้นตอนการจัดซื้อ
วิธีที่ 2 อาจารย์ พิจารณาคัดเลือกหนังสือ ที่ร้านค้า/หรือสำนักพิมพ์ ด้วยตนเอง มีขั้นตอนดังนี้
1. ศูนย์บรรณสารสนเทศ ประสานงานกับร้านค้า ที่อาจารย์ไปคัดเลือกหนังสือ
2. ตรวจสอบรายการหนังสือที่อาจารย์คัดเลือก จากฐานข้อมูลห้องสมุด เพื่อตรวจความซ้ำซ้อนของหนังสือ
3. กรณีที่ยังไม่มีหนังสือรายชื่อดังกล่าว พิมพ์รายการของหนังสือ ส่งคณะกรรมการวิชาการ และคณบดีลงนาม
4. คณะเซ็นลงนาม โดย ประธานคณะกรรมการวิชาการ แล้วส่งเรื่องกลับมายังศูนย์บรรณสารสนเทศ
5. ศูนย์บรรณสารสนเทศ ดำเนินการขออนุมัติตามขั้นตอนการจัดซื้อ
วิธีที่ 3 การจัดกิจกรรม ส่งเสริมพิจารณาการซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด โดย
1. อาจารย์พิจารณาคัดเลือกหนังสือที่ร้านค้ามาจัดแสดงหนังสือเพื่อนำเข้าห้องสมุด
2. ศูนย์บรรณสารสนเทศ ติดต่อร้านค้า ส่งรายการหนังสือที่คณะต่างๆ คัดเลือก มา ทำการตรวจสอบกับฐานข้อมูลหนังสือ
3. ส่งบันทึกข้อความแจ้งไปยังประธานคณะกรรมการวิชาการเพื่อเซ็นลงนามการสั่งซื้อ
4. คณะส่งบันทึกข้อความกลับ ศูนย์บรรณสารฯ ดำเนินการขออนุมัติตามขั้นตอนการจัดซื้อต่อไป
บรรยากาศการคัดเลือกหนังสือของอาจารย์เมื่อมีร้านค้ามาออกร้าน
เมื่อดำเนินการขออนุมัติซื้อหนังสือตามขั้นตอนเรียบร้อย และเมื่อได้ตัวเล่มหนังสือมาแล้ว ศูนย์บรรณสารฯ จะตรวจรับหนังสือ วางบิล และนำหนังสือส่งบรรณารักษ์ทำการ Catalog และแจ้งผลการสั่งซื้อหนังสือไปที่คณะต่อไป
