หัวข้อดังกล่าว เป็นการจัดเสวนาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ซึ่งจัดขึ้นเพื่อเป็นการเปิดตัวระบบห้องสมุด WorldShare Management Services (WMS) อย่างเป็นทางการของศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เมื่อวันที่ 20 มกราคม 2561 โดยบริษัท แอดวานซ์ มีเดีย เซอร์วิส (Advance Media Service-AMS) ได้จัดสัมมนาแลกเปลี่ยนประสบการณ์ เรื่อง OCLC’s integrated management platform, WorldShare Management Services (WMS) สามารถช่วยตอบโจทย์ในปัจจุบันของห้องสมุดได้อย่างไร เพื่อให้ห้องสมุดที่สนใจ เข้าร่วมฟัง

OCLC’s Integrated Management Platform, WorldShare Management Services (WMS) สามารถช่วยตอบโจทย์ในปัจจุบันของห้องสมุดได้อย่างไร

ในการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ดังกล่าว ได้รับเกียรติจาก รองศาสตราจารย์ ดร. ประจักษ์ พุ่มวิเศษ อธิการบดีมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ให้เกียรติเป็นประธานกล่าวต้อนรับ และกล่าวถึงการนำระบบห้องสมุดอัตโนมัติ WorldShare Management Services (WMS) มาใช้เป็นแห่งแรกในประเทศไทย และทีมงาน AMS ได้มาอัพเดท feutures ใหม่ ๆ ของ WMS ที่เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานของห้องสมุด สุดท้ายเป็นการแบ่งปันประสบการณ์ในการนำระบบ WMS มาใช้ที่ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ พร้อมสาธิตระบบให้แก่ผู้สนใจเข้าฟัง ณ ห้องสื่อประสม (ห้องบรรยายพิเศษ 2) ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ

อธิการบดี มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ผู้อำนวยการสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ คุณนงนุช จาก AMS และ ผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ มฉก. ร่วมสนทนาก่อนการเปิดงาน

อธิการบดี มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ กล่าวต้อนรับและเล่าถึงประสบการณ์การนำระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาใช้

โดยสรุปแล้วจากที่อธิการบดี มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้พิจารณาตัดสินใจเลือกระบบ WMS มาให้ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ใช้แทนระบบเก่านั้น ท่านอธิการบดี ได้เล่าถึงประสบการณ์เมื่อครั้งดำรงตำแหน่งเป็นผู้อำนวยการ สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยที่ท่านเป็นผู้นำระบบห้องสมุดอัตโนมัติมาใช้เป็นแห่งแรกในประเทศไทย ปัจจัยก่อนที่จะตัดสินใจเลือกนั้นมาจากองค์ประกอบของ บริษัทที่ผลิต ความมั่นคงของบริษัทที่พัฒนา การศึกษาดูงานจากหลายๆ แห่ง และเช่นเดียวกับที่ท่านนำมาเป็นปัจจัยในการเลือกระบบอีกครั้งหนึ่ง ให้กับมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ท่านมี 3 ประเด็น คือ

1. บริษัทที่พัฒนา ซึ่งมี OCLC เป็นผู้พัฒนาระบบ WMS ความมีชื่อเสียงในด้านการวิจัยและพัฒนาการทางด้านห้องสมุดของ OCLC มีเป็นระยะเวลานาน ประมาณ 50 ปี ย่อมเป็นการสร้างความมั่นใจ และด้วยความเป็นองค์กรที่เป็นแสวงหากำไร ย่อมจะไม่ได้คำนึงถึงผลประโยชน์หรือกำไรจากลูกค้า

2. การที่ระบบ WMS สามารถให้ access ถึงทรัพยากรสารสนเทศอื่นๆ อีกมากมาย ที่ไม่มี ขณะเดียวกัน มหาวิทยาลัยก็ไม่ได้เป็นผู้รับแต่เพียงฝ่ายเดียว นี่เป็น Sharing Concept ของ OCLC ที่มีมานานแล้ว ซึ่งแต่เดิมเป็นการ share แค่รายการทางบรรณานุกรม ก็มีการต่อยอดเป็นเรื่องการยืมระหว่างห้องสมุด หรือ WorldShareILL ซึ่งนับว่าเป็นบริการที่น่าสนใจ และทางมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติเอง ก็เริ่มให้บริการแก่ห้องสมุดทั้งในประเทศและต่างประเทศที่สนใจ Collection ของเราเพิ่มขึ้้นเรื่อยๆ

3. จากที่ WMS ทำงานอยู่ระบบ Cloud ทำให้ไม่ต้องดูแล เรื่อง เซิร์ฟเวอร์ และสามารถใช้ประโยชน์จากการทำงานบน clould ได้มากมาย

คุณนงนุช สุขใจเจริญกิจ จาก บริษัท แอดวานซ์ มีเดีย เซอร์วิส (Advance Media Service-AMS)

จากนั้น เป็นการนำเสนอระบบ WMS โดย คุณนงนุช สุขใจเจริญกิจ จาก บริษัท แอดวานซ์ มีเดีย เซอร์วิส (Advance Media Service-AMS) ได้กล่าวถึง โดยสรุปว่า ทำไมต้อง เป็น OCLC และทำไมต้องใช้ WMS แบ่งเป็น 7 ประเด็น ได้แก่ (สามารถติดตามสไลด์ประกอบการบรรยายได้ที่ https://lib-km.hcu.ac.th/files/2018/WMS_How_to_help_library_Huachiew.pdf)

1. OCLC’s sole focus is the advancement of libraries กับประสบการณ์ 50 ปี ของการเป็น OCLC

2. Streamlined workflows through shared metadata กับการแชร์ Metadata ผ่านระบบ WorldCat

3. A state-of-the-art platform for collective innovation การพัฒนานวัตกรรมและความร่วมมือระหว่างห้องสมุดซึ่งเป็นหัวใจหลักของ OCLC

4. The user is at the center of all that we do กับการพัฒนาฟังก์ชั่นต่างๆ เพื่อผู้ใช้เป็นสำคัญ

5. Flexibility without complexity กับระบบ WMS ที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานมาก

6. Automated and streamlined e-resource management กับระบบที่ทำให้สามารถบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างดี

7. An expansive set of analytics tools กับเครื่องมือวิเคราะห์ช่วยในการตัดสินใจ

ในตอนท้าย คุณนงนุช ได้นำเสนอ ตัวอย่างห้องสมุดในแต่ละภูมิภาคทั่วโลกที่นำระบบ WMS ไปใช้ เช่น The University of Bristol, The University of KwaZulu-Natal or UKZN (South Africa), The Private Academic Library Network of Indiana (PALNI), Butler University (Indianapolis, Indiana), The University of New Mexico (Albuquerque, New Mexico),The Liverpool School of Tropical Medicine (LSTM) (Liverpool, United Kingdom) เป็นต้น

การสาธิตระบบ WMS

หลังจากนั้น ศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้สรุปประสบการณ์การใช้ระบบ WMS ใน 1 ปีที่ผ่านมา โดยผู้อำนวยการศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้กล่าวนำถึงข้อมูลพื้นฐานของมหาวิทยาลัย และปัจจัยที่ประสบ รวมทั้งกล่าวถึงระบบห้องสมุดตัวเดิม ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดการประเมินระบบห้องสมุดอัตโนมัติระบบใหม่ เนื่องจาก

1. นักศึกษามีจำนวนลดน้อยลงจากเดิม ทำให้งบประมาณที่ได้รับลดน้อยลงตามไปด้วย

2. บุคลากรของห้องสมุดลดน้อย เมื่อมีการลาออก หรือเกษียณมักจะไม่ได้อัตราทดแทน

3. ระบบห้องสมุดเดิมล้าสมัย และขาดฟังก์ชั่นการทำงานที่ต้องการ

4. เซิร์ฟเวอร์ไม่สามารถทำงานได้ตามปรกติ

ในการประเมินระบบห้องสมุด ใช้หลักเกณฑ์และศึกษาเจาะลึกกับระบบที่ตรงกับความต้องการ

1. ศึกษาหลาย ๆ ระบบ เปรียบเทียบด้านต่างๆ ของแต่ละระบบ

2. สนใจระบบใหม่ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

3. ศึกษา ระบบ WMS ซึ่งพัฒนาโดย OCLC ตรงกับความต้องการ เช่น มีการทำงานบนคลาวด์ ใช้เทคโนโลยี LDAP มีหลายฟังก์ชั่น ที่สามารถทำงานได้หลายอย่าง ร่วมกันบน platform เดียวกัน เช่น การสืบค้น การลงเมทาดา การยืมระหว่างห้องสมุด (ILL) และอื่นๆ

4. ระบบ WMS เอื้อให้กระบวนการทำงานมีความยืดหยุ่นและลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบที่แยกส่วนกัน

5. เป็นระบบที่ง่ายที่สุดในการแลกเปลี่ยนรายการทางบรรณานุกรม

สุดท้าย มหาวิทยาลัยได้ตัดสินใจเลือกระบบ WMS และเริ่ม implement ในปี พ.ศ. 2560 (2017) โดยการประชุมการทำงานร่วมกัน 3 ฝ่ายระหว่าง OCLC ออสเตรเลีย บริษัท AMS และศูนย์บรรณสารสนเทศ ผ่านระบบ WebEx ทุกสัปดาห์ มีการทำงานตามกำหนดการที่วางไว้ เริ่มทำงานตั้งแต่การวางแผนการทำงาน กำหนดตารางการทำงานทุกขั้นตอนอย่างชัดเจน บุคลากรศูนย์บรรณสารสนเทศ ได้ทุ่มเท การทำงานและได้รับความช่วยเหลือเป็นอย่างดีจากบริษัท AMS จนการทำงานสำเร็จลุล่วงเป็นอย่างดี 1 ปีที่ผ่านมา ตั้งแต่การวางแผนในการจะข้อมูลอะไรเข้า การทำตาราง mapping การกำหนดค่าต่างๆ ในระบบ การนำข้อมูลเข้า การตรวจสอบข้อมูลที่นำเข้า การอบรม การทดลองใช้ การปฏิบัติงานจริงในระบบ ทำให้ศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติได้ระบบห้องสมุดที่ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น คือ สามารถลงรายการบรรณานุกรมได้เร็วขึ้น เนื่องจากเป็นระบบ WorldCat ข้อมูลที่นำเข้าสะอาดมากกว่าเดิม มีโมดูลการจัดหาที่ช่วยให้การทำงานดีขึ้นกว่าเดิม ได้รับประโยชน์จากระบบบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ การให้บริการยืมคืน ที่ง่าย เป็นต้น นอกจากสรุปการใช้ระบบ WMS มา 1 ปีแล้ว ได้มีการกล่าวถึง การศึกษาการใช้งานฟังก์ชั่นต่างๆ ที่ระบบ WMS มาใช้ให้เป็นประโยชน์มากขึ้น เช่น การนำฟังก์ชั่น Non-loan return มาใช้เพื่อเก็บสถิติทรัพยากรสารสนเทศที่มีการใช้ แต่ไม่ได้ยืมออก แทนการบันทึกในโปรแกรม Excel การสร้าง Collection ให้เข้มแข็งมากขึ้น ได้การรวบรวม OA หรือ Open access ที่มีในระบบมาเป็นของมหาวิทยาลัย เพื่อให้สามารถสืบค้นและเข้าถึงข้อมูลได้มากและง่ายขึ้นกว่าเดิม การปรับกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นและง่ายขึ้นของการออกใบเสร็จค่าปรับหนังสือ เป็นต้น