หอจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  ได้เข้าร่วมฟังสัมมนาทางวิชาการ ในหัวข้อเรื่อง การจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล เอกสารสำคัญขององค์กร  เมื่อวันศุกร์ที่ 31 เดือนสิงหาคม พ.ศ. 2561   เวลา 07.45-16.30 น.  ณ ห้องประชุมใหญ่ อาคารพิทยพัฒน์   มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช   จัดโดยสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) และมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.)ในการฝึกอบรมวิทยากรผู้บรรยาย มีจำนวน 4 ท่าน ดังนี้

1.  รองศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน
2.  รองศาสตราจารย์ ดร.สมพร พุทธาพิทักษ์ผล
3.  อาจารย์บุญเลิศ อรุณพิบูลย์
4.  รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกุล

รองศาสตราจารย์ ดร.สมคิด พรมจุ้ย  (รักษาการแทนรองอธิการบดีฝ่ายการศึกษาและสนับสนุนการเรียนรู้ มสธ.)  กล่าวรายงานผู้เข้าร่วมฟังสัมมนาฯ โดยกลุ่มเป้าหมายเป็นบุคลากรทางการศึกษาจากองค์กรภาครัฐ เอกชน และผู้สนใจทั่วไป   จำนวนทั้งสิ้น 170 หน่วยงาน   ผู้เข้าร่วมจำนวนทั้งสิ้น 309 ท่าน    การจัดสัมมนาครั้งนี้จัดขึ้นเนื่องในโอกาสครบรอบวันสถาปนามหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช ครบรอบ 40 ปี วันที่ 5 ก.ย. 2561 ซึ่งได้รับทราบมุมมองการจัดการจดหมายเหตุขององค์กร ความคาดหวังและการเปลี่ยนแปลงด้านการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ  ศาสตราจารย์ ดร.ประสาท สืบค้า (รักษาการแทนอธิการบดีมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช) กล่าวต้อนรับและกล่าวเปิดการสัมมนาทางวิชาการเพื่อเผยแพร่องค์ความรู้  หัวข้อการบรรยาย มีดังต่อไปนี้

ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน

ศาสตราจารย์ ดร.วิจิตร ศรีสอ้าน วิทยากรปาฐกถาพิเศษ เรื่อง มุมมองการจัดการจดหมายเหตุขององค์กร  สรุปความสำคัญ ได้ดังนี้  ท่านได้มีโอกาสร่วมเป็นผู้ก่อตั้งมหาวิทยาลัย 3 แห่ง ได้แก่ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ และมหาวิทยาลัยสุรนารี โดยแบ่งมุมมองการจัดการจดหมายเหตุขององค์กร 5 ข้อ ดังนี้

1. นิยามถึงความสำคัญของ “จดหมายเหตุ”  คือ หนังสือบอกข่าวที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น ส่วนราชการ เอกชนผลิตขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน

2. การเก็บรักษาและเผยแพร่จดหมายเหตุ มี 3 ยุค คือ
2.1 ยุคก่อนจะมีการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
2.2 ยุคที่มีการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และสารสนเทศมาใช้
2.3 การสร้างจดหมายเหตุดิจิทัล ซึ่งทำได้ 2 วิธี ได้แก่
2.3.1 แปลงจดหมายเหตุที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นจดหมายเหตุดิจิทัล โดยใช้อุปกรณ์สแกนเนอร์หรือกล้องถ่ายภาพดิจิทัล
2.3.2 สร้างเอกสารหรือบันทึกเหตุการณ์ ในรูปแบบดิจิทัล (Born Digital) ด้วยอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โปรแกรม Word Processor ในการพิมพ์เอกสาร การถ่ายภาพด้วยกล้องดิจิทัล  และการอัดเสียงด้วยเครื่องอัดเสียงดิจิทัล เป็นต้น

3. การใช้ประโยชน์จดหมายเหตุขององค์กร ในปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการจัดการจดหมายเหตุขององค์กรทั้งด้านผู้บริหาร รวมทั้งผู้ให้บริการและผู้ใช้ประโยชน์จดหมายเหตุอย่างกว้างขวาง

4. มุมมองการใช้ประโยชน์จดหมายเหตุขององค์กร ดังนี้
4.1 “จดหมายเหตุของประเทศใด เป็นเอกลักษณ์ของประเทศนั้น” มีระบบการรองรับที่แตกต่างกันออกไป
4.2 “จดหมายเหตุขององค์กรใด เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรนั้น” ตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.) เป็นแห่งแรกที่มีการสอนผ่านสื่อการสอนต่างๆ เรียกว่าระบบการศึกษาทางไกล โดยใช้เวลาศึกษาด้วยตนเองไม่ต้องเข้าศึกษาในชั้นเรียนตามปกติ และมสธ.ยังคงเป็นเอกลักษณ์เหมือนเดิมต่อไป
4.3 ถ้าไม่รู้ที่มา ก็ยากที่จะหาที่ไป ตัวอย่างเช่น  ท่านได้รับให้เป็น Intern ของมหาวิทยาลัย Acorn ดร.ออเบิร์น เป็นคนกล่าวปราศรัย

สิ่งที่ประทับใจ คือ ได้แนะนำศาสตราจารย์ท่านหนึ่ง เป็นนักประวัติศาสตร์  เล่าว่านักศึกษาเดินขบวนประท้วง จึงเกิดความขัดแย้งในความคิดว่าเรื่องนักศึกษาประท้วงยังนำมาเล่า ถ้าไม่มีนักศึกษาแล้ว  มหาวิทยาลัยจะยังเป็นมหาวิทยาลัยอยู่หรือเปล่า  เป็นความจริง เป็นข้อมูลจดหมายเหตุสำคัญมาใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ

5. กรณีตัวอย่างการใช้ประโยชน์จดหมายเหตุ ดังนี้

กรณีตัวอย่างที่ 1 การใช้ประโยชน์ ระดับชาติ : การสืบสานเจตนารมณ์ ของ พรบ.การศึกษาพ.ศ. 2542 เกี่ยวกับระบบประกันคุณภาพการศึกษา กำหนดให้มีการประกันคุณภาพทั้งภายในและภายนอก จึงเกิดสำนักงานรับรองมาตรฐานและประเมินคุณภาพการศึกษา (สมศ.) เป็นองค์กรอิสระ  สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี  มีผู้ได้รับผลกระทบ เกิดปัญหาความขัดแย้งกันทั้ง 2 ฝ่าย จึงไปขอค้นข้อมูลที่รัฐสภา อ่านรายงานการประชุมทุกฉบับ คณะกรรมการพิจารณาอย่างไร  ซึ่งมีการเก็บเป็นอย่างดี ทำให้ทราบว่าการส่งเสริมประกันคุณภาพ เพื่อปรับปรุงส่งเสริมและพัฒนา ต้องการทำให้ความเหลื่อมล้ำลดลงได้ เพื่อให้นักเรียนในอนาคตในผืนแผ่นดินไทย ได้รับโอกาสใกล้เคียงกัน นั่นคือการประกันคุณภาพ ซึ่งมีการตรวจสอบทุก 5 ปี โดย สมศ. จึงได้บทสรุปและจัดพิมพ์หนังสือเล่มนี้อธิบายได้สมบูรณ์ที่สุด  สามารถนำมาอ้างอิงได้  โดยอาศัยแนวทางของงานจดหมายเหตุรัฐสภา

กรณีตัวอย่างที่ 2 ระดับสถาบัน : มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.)  สถานที่แห่งนี้ได้รับพระมหากรุณาธิคุณ ใต้ร่มพระบารมี (รัชกาลที่ 9)  เช่น ชื่อมหาวิทยาลัย ขอตราพระราชลัญจกร (ร.7)  เป็นตราประจำมหาวิทยาลัยเป็นยอดเจดีย์พุ่มข้าวบิณฑ์  มีการบริจาคที่ดินขึ้นทูลเกล้าถวายเป็นที่ราชพัสดุ  พระราชทานโฉนดที่ดิน  พระราชทานพระบรมราโชวาท  เป็นสิ่งที่ตรงกับปณิธานของมหาวิทยาลัย  “มหาวิทยาลัยนี้ดีทำให้คนฉลาด”  จึงนำมาเรียบเรียงเป็นปณิธาน  เรื่องอย่างนี้ต้องค้นคว้าไปยังจดหมายเหตุ  ไม่ให้คลาดเคลื่อน เป็นของจริง ไม่ใช่เรื่องเล่า เว้นแต่ว่าหากไม่เล่าก็จะไม่มีใครรู้ เป็นข้อมูลชั้นต้น (Primary Source) การที่มีพระมหากรุณาธิคุณเป็นเสมือนมหาวิทยาลัยพระราชทาน มหาวิทยาลัยฯ ทำโครงการอุทยานการศึกษา (Education Park) รัชมังคลาภิเษก ในวาระ 60 ปี จึงแปลความว่า “เสมือนมหาวิทยาลัยพระราชทาน”

รองศาสตราจารย์ ดร.สมพร พุทธาพิทักษ์ผล

รองศาสตราจารย์ ดร.สมพร พุทธาพิทักษ์ผล วิทยากรบรรยาย เรื่อง ความคาดหวังและการเปลี่ยนแปลงด้านการจัดการเอกสารจดหมายเหตุในยุคไทยแลนด์ 4.0  สรุปการบรรยาย ดังนี้

 1) ยุคแห่งการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ
1. การเขียน (C1000-C1300)
2. การจัดการจดหมายเหตุยุคใหม่ (1789-1898) เช่น คดีเขาพระวิหาร ฝรั่งเศสเก็บเอกสารได้ดีมาก
3. การจัดการระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (1980s-Continuing)  หลักการพื้นฐานในการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ บทบาทของอเมริกา คือ
3.1 การรวบรวมเอกสารอย่างเป็นระบบ
3.2 การพิมพ์เอกสาร เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้และการสงวนรักษา

ประเด็นที่ต้องพิจารณาในยุคเอกสารดิจิทัล

1. ระบุว่า ใครเป็นเจ้าของระเบียน
2. ความแท้จริง ความมั่นคง การการสงวนรักษา
3. การหาวิถีทางในการยอมรับ และควบคุมระเบียนในสื่อใหม่
4. บทบาทของเอกสารจดหมายเหตุในสังคม
5. การใช้คำว่า “จดหมายเหตุ” การจัดหาปริมาณระเบียนที่เพิ่มขึ้น
6. บทบาทของนักจดหมายเหตุและผู้บริหารระเบียนเอกสาร เช่น ระเบียนนักศึกษา  สรุปได้ว่า จดหมายเหตุ ไม่ได้เป็นหน่วยงานที่ทำโดยคนเดียว ต้องมีหลักคิดวิเคราะห์ด้วย

2) เอกสารจดหมายเหตุกับระเบียน (Records) ในยุคอิเล็กทรอนิกส์ มีดังนี้
1. ความต่อเนื่องของเอกสารที่ใช้ในการปฏิบัติงาน
2. จะจัดเอกสารจดหมายเหตุได้ ต้องเริ่มจากการจัดการเบียน ณ จุดเกิด
3. การสื่อสารทำความเข้าใจอย่างมืออาชีพ เพื่อสร้างสัมพันธภาพทั้งภายในและภายนอกองค์กร

3) ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ : ความท้าทาย
1. หลักการจัดการเอกสารจดหมายเหตุยุคใหม่ไม่เพียงพอกับสภาพแวดล้อม
2. Functions ของระเบียนยังคงอยู่ คือเป็นเครื่องมือในการดำเนินงานและปฏิบัติงาน เป็นเครื่องมือในการผลักดันเป็นสารนิเทศ (หลักฐาน) Functions เหล่านี้คือโอกาสใหม่  ในการนำเทคโนโลยีมาช่วย  ความร่วมมือและมาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญ ไม่มีหน่วยงานใด ยืนหยัดได้ด้วยตนเอง
3. ประเภท Analog หรือ Digital
4. หน้าที่ที่คงเดิมแต่เปลี่ยนวิธีการประเมินคุณค่า การพรรณนาเอกสาร การเข้าถึงในระยะยาว
5. หน้าที่ที่เปลี่ยนการเข้าถึงทุกระยะ โดยเฉพาะเชิงตรรกะ ความโปร่งใส

หลักและวิธีการสู่การจัดการจดหมายเหตุ นักจดหมายเหตุคือ ผู้ที่รู้จักองค์การนั้นๆ เป็นอย่างดี กล่าวคือ

1. วิเคราะห์เชิงภาระหน้าที่ หน้าที่ของระเบียน หน้าที่ของระบบการจัดการระเบียน
2. วิเคราะห์ระบบ ทั้งระบบบริหาร ระบบธุรกิจ เช่น มหาวิทยาลัย ระบบธุรกิจคือ ระบบสารนิเทศงานทะเบียน ระบบบริการนักศึกษา

4) ความคาดหวัง?
1. การสร้างมุมมองต่อ “Records” ที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรม
2. บริการที่อำนวยความสะดวกในการเข้าถึง
3. เครือข่ายความร่วมมือที่มีเป้าหมายชัดเจน

อาจารย์บุญเลิศ อรุณพิบูลย์

อาจารย์บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ วิทยากรบรรยาย เรื่อง ปฏิบัติการเอกสารสำคัญในยุคดิจิทัล สรุปการบรรยายดังนี้

ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป “อิเล็กทรอนิกส์” สู่ “ดิจิทัล” ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ คือ ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษาหรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ แบ่งออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่
1. เอกสารลายลักษณ์อักษร
2. เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ
3. เอกสารแผนที่ แผนผัง
4. เอกสารวัสดุคอมพิวเตอร์ เช่น ดิสเก็ตต์ ซีดี วีซีดี ดีวิดี ฯลฯ

ข้อกำหนดวิธีปฏิบัติในการจัดทำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
1. มาตรฐานขั้นต่ำสำหรับความละเอียดของภาพ (Resolution)
2. ภาพลายเส้นหรือภาพขาวดำ อย่างน้อย 150 จุดต่อนิ้ว
3. ภาพสีเทา อย่างน้อย 300 จุดต่อนิ้ว
4. ภาพสี อย่างน้อย 300 จุดต่อนิ้ว
5. ภาพสำหรับงานเว็บอย่างเดียว อย่างน้อย 72 จุดต่อนิ้ว

E or D?  ถ้าทำแบบ E คือ สร้างเอกสารด้วย Computer Born Digital Content เป็นเอกสารที่ถูกสร้างเป็นประจำวันในรูปแบบของเอกสาร Word เอกสาร PDF ถ่ายภาพจากกล้องถ่ายภาพดิจิทัล  กล้องในโทรศัพท์พกพา ข้อความที่ถูกส่งในรูปแบบอีเมล ข้อความสั้นใน Line Application หรือ Messenger  รวมทั้งเอกสารเว็บทั้งในเครื่องแม่ข่ายหน่วยงานและ Cloud Services

วิธีการคิดใหม่–กระบวนการเรียนรู้ใหม่–กระบวนการทำงานใหม่-โมเดลธุรกิจใหม่-วิถีชีวิตใหม่  ตามยุทธศาสตร์ไทยแลนด์ 4.0

แนวปฏิบัติเพื่อบริหารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ใช้วิธีสแกนเนอร์ กระบวนการสแกนเอกสาร

การตั้งชื่อโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสาร ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น ไม่ใช้ช่องว่าง ไม่ใส่อักขระผสม ควรสื่อความหมาย แต่คนส่วนใหญ่และในห้องนี้ ไม่ได้ทำแบบที่กล่าวมา

งานพิมพ์จาก MS Word  PDF กับภาษาไทย เมื่อ Copy/paste จาก PDF เป็น Text  เป็นคนละ Font หรือภาษาที่ไม่สามารถอ่านได้ สระ วรรณยุกต์หาย  ตัวหนังสือหรือตารางทับซ้อน เมื่อเวลาผ่านไปจะเกิดอะไรขึ้นกับเอกสารกลุ่มนี้  ความยั่งยืนของเอกสาร  วันนี้ยังมีปัญหาหลากหลาย ควรเปลี่ยนวิธีการ Save file เป็นแบบใด  ในหนังสือหลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล มีรายละเอียดครบถ้วน

หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล

ประเด็นนำพิจารณา

1. เอกสารในฟอร์แมต XLS จัดเก็บเป็นจดหมายเหตุอย่างไร
2. Email จัดเก็บเป็นจดหมายเหตุอย่างไร
3. ข้อความ Social Media & Networking จัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
4. เอกสารจากการทำงานผ่านระบบไลน์ จัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
5. Source Code ของโปรแกรมที่หน่วยงานพัฒนาหรือจ้างพัฒนา จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร
6. Website ต่างๆ ของหน่วยงานจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุอย่างไร

บทสรุป มีดังนี้
1. โปรแกรมที่ดีที่สุดในต่างประเทศคือ Text file แต่ไม่ได้ดีสำหรับในประเทศไทย ของประเทศไทยมีกระบวนการคงทนถาวร และเป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึง  เอกสารสำคัญเมื่อสิ้นกระแสการใช้ เราจะแปลงไฟล์ให้มีคุณภาพได้อย่างไร
2. หน่วยงานควรมีนโยบายบริหารการเงินและงบประมาณในการจัดซื้อ เช่น สแกนเนอร์
3. สิ่งที่แนะนำในแง่มุมมองของแวดวงไอที ผู้ปฏิบัติงานจดหมายเหตุควรนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับหน่วยงานของท่านเอง
4. สามารถอ่านจากหนังสือหลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัลหรือดาว์นโหลดเอกสารได้ที่ https://library.stou.ac.th/digital-archive                               

รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกุล      

รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤติกุล วิทยากรบรรยาย เรื่อง ก้าวคนละก้าว เพื่อขับเคลื่อนเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล  สรุปการบรรยาย ดังนี้

นิยามคำว่า “เอกสารจดหมายเหตุ” คือ เอกสารที่ทรงคุณค่าอันเป็นหลักฐานเชิงประจักษ์ของกิจกรรม การบริหารจัดการ ความร่วมมือ วัฒนธรรม และสติปัญญาขององค์กร (จึงต้องมีการจัดเก็บรักษา)
การจัดการเอกสาร กับ การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ มีดังนี้
การจัดการเอกสาร คือ การจัดการเอกสารที่เกิดจากกระบวนการทำงานทุกกิจกรรม ตั้งแต่การจัดทำ นำมาใช้จัดเก็บ จนถึงการกำจัด
การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ คือ การจัดการเพื่อสงวนรักษา เอกสารที่สิ้นกระแสการใช้ แต่ยังคงมีคุณค่าต่อเนื่อง  โดยให้มีคุณลักษณะเช่นเดิม และสามารถนำกลับมาใช้ได้
การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ทำให้เกิดเอกสารดิจิทัลจากการจัดทำ การใช้งานและเก็บด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ เกิดการตื่นตัวในการแสวงหาวิธีการจัดการเอกสารดิจิทัล รวมทั้งเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลที่เหมาะสม

กระบวนการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ มีดังนี้
1. การได้มา
2. การจัดเอกสาร
3. การจัดทำคำอธิบาย
4. การจัดทำเครื่องมือช่วยค้น
5. การบริการ
6. การสงวนรักษา

ประเด็นที่น่าสนใจเกี่ยวกับการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล คือ ต้องการความร่วมมือการสร้างเครือข่าย เช่น หน่วยงานกลางจากภาครัฐหรือภาคเอกชน สามารถดำเนินการให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน  พร้อมก้าวเดินและจูงมือกันก้าวไปข้างหน้าด้วยกัน

นอกจากนี้  ภายในบริเวณจุดลงทะเบียน มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.)  ยังจัดนิทรรศการที่น่าสนใจ เช่น การให้คำแนะนำสืบค้นฐานข้อมูลจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (มสธ.)  การบริการและเผยแพร่สารสนเทศจดหมายหมายเหตุมหาวิทลัย เอกสารสำคัญขององค์กร  การประยุกต์เทคโนโลยีจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย  จุดลงทะเบียนขอรับหนังสือและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล  เป็นต้น

นิทรรศการ

รายการอ้างอิง

หลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล / สำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช และฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ. นนทบุรี : สำนัก, 2561.

สืบค้นจาก https://library.stou.ac.th/digital-archive