จากการที่บุคลากรของศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ ได้เข้าร่วมฟังการสัมมนาทางวิชาการ ในโครงการสัมมนาทางวิชาการ : เทิดพระเกียรติ 60 พรรษา สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี เรื่อง “การบริหารทรัพยากรสารสนเทศเชิงสร้างสรรค์ : การจัดการสมดุลระหว่างเอกสารทรงคุณค่ากับเทคโนโลยีสมัยใหม่” ซึ่งจัดโดย สำนักหอสมุดกลาง และคณะโบราณคดี มหาวิทยาลัยศิลปากร ร่วมกับกระทรวงวัฒนธรรม วันเสาร์ที่ 19 ธันวาคม พ.ศ. 2558
ณ โรงแรมรอยัลซิตี้ กรุงเทพมหานคร นั้น สามารถสรุปประเด็นความรู้ได้ดังนี้

เริ่มด้วยการกล่าวรายงาน โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์ชัยชาญ ถาวรเวช (อธิการบดีมหาวิทยาลัยศิลปากร ) และพิธีเปิดโดยผู้แทนรัฐมนตรีว่าการกระทรวงวัฒนธรรม กิจกรรมในภาคเช้า เวลา 09.00-12.00 น. บรรยายโดย ศาสตราจารย์ ดร.นิยะดา เหล่าสุนทร และรองศาสตราจารย์ยืน ภู่วรวรรณ

ศาสตราจารย์ ดร.นิยะดา เหล่าสุนทร บรรยายหัวข้อ “เอกสารทรงคุณค่า คลังแห่งปัญญาไทย”
เนื้อหาโดยสรุป กล่าวถึงวรรณกรรมของพระยาสุนทรโวหาร หนังสือระดับชั้นประถมศึกษา แต่งขึ้นเพื่อเป็นหนังสือแก่กุลบุตร กุลธิดาของชาวลพบุรี ภาษาไทยที่เป็นมาตรฐานดั้งเดิม มี 6 หัวข้อคือ พยางค์ พยัญชนะ ตัวสะกด อักษรควบ สระ และผันวรรณยุกต์ นำมาต่อยอดในศาสตร์ต่างๆ 6 หัวข้อเท่านั้น ไตรภูมิพระร่วง ตีพิมพ์ในคริสต์ศักราช 1888 ซึ่งไม่ได้มีอิทธิพลเพราะตีพิมพ์ในรัชกาลที่ 6 ส่วนวรรณกรรมขุนช้างขุนแผนแนะนำให้อ่านผู้แต่งหลายๆ ท่าน เช่น ครูแจ้ง บัวคลี่ สมเด็จพระเจ้าบรมวงศ์เธอ กรมพระยาดำรงราชานุภาพ และพระยาสุนทรโวหาร การเขียนหนังสือย่อมมีข้อผิดพลาด “พลาดตามนิสัยมนุษย์” อย่างคำว่า “จุลกฐิน” คือ พิธีทอดกฐินที่ต้องทำตั้งแต่การปั่นฝ้าย ทอ เย็บ ย้อมผ้ากฐินและถวายสงฆ์ให้เสร็จในวันเดียว มาจาก “จุนเจือ” ซึ่งใช้ผิดมาตลอด แท้จริงแล้วใช้ว่า “จุนกฐิน”

ศาสตราจารย์ ดร.นิยะดา เหล่าสุนทร

รองศาสตราจารย์ยืน ภู่วรวรรณ บรรยายหัวข้อ “เทคโนโลยีสมัยใหม่กับระบบจัดการและให้บริการเอกสาร”
เนื้อหาโดยสรุป กล่าวถึงบทบาทการจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ของนักบรรณสารสนเทศ ต้องปรับตัว เรียนรู้การจัดการใช้เทคโนโลยี วิธีการทำงาน รูปแบบการบริการแบบอิเลคทรอนิคส์ก้าวสู่ DMS Digital Management System ได้เปลี่ยนจากเดิม หน้าที่สำคัญที่จะต้องรักษาเอกสาร หนังสือ ทรัพยากรสารสนเทศที่ทรงคุณค่าของชาติ ของหน่วยงานไว้ให้เกิดประโยชน์ต่อไป เพื่อให้ชนรุ่นหลังได้ศึกษา ค้นคว้าหาความรู้ หรือใช้ประโยชน์ทางด้านสร้างสรรค์ ต่อยอดกันต่อๆ ไป การศึกษาค้นคว้าจากแหล่งความรู้ปฐมภูมิ มีความสำคัญยิ่ง การศึกษาทางประวัติศาสตร์ โบราณคดี จำเป็นต้องศึกษาข้อมูล จากแหล่งทรัพยากรปฐมภูมิ เพราะจะได้ตรง ถูกต้องมากที่สุด มากกว่าที่จะมาหาจากแหล่ง ทุติยภูมิ ที่มีคนนำมาเขียนต่อ เล่าเรื่องราว หรือ บอกต่อๆ กันมา
ดังนั้น การจัดการทรัพยากรปฐมภูมิ เอกสาร หนังสือเก่า จารึก สมุดข่อย เอกสารสำคัญ หนังสือสัญญา เอกสารหายาก ด้วยเทคโนโลยี จึงมีความจำเป็น มีความสำคัญและมีประโยชน์ เพราะเทคโนโลยีช่วยรักษาคุณค่าให้ยืนยาว อีกทั้งยังทำให้เกิดการเผยแพร่ การเข้าถึง การเรียกใช้ได้ง่าย มีประโยชน์ในการศึกษาค้นคว้าได้อย่างกว้างขวาง
ปัจจุบันการสร้างทรัพยากรสารสนเทศสมัยใหม่ มักอยู่ในรูปวัตถุดิจิทัล Digital objects การจัดการทรัพยากรวัตถุดิจิทัลสมัยใหม่จึงมีความสำคัญ ที่นักบรรณสารสนเทศต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจ ต้องสามารถจัดการอย่างสร้างสรรค์ได้ เพราะเทคโนโลยีมันเร็วกว่าที่เราคาดคิด

รองศาสตราจารย์ ยืน ภู่วรวรรณ
ภาพ : สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยศิลปากร

เนื้อหาโดยสรุป การเสวนาเรื่อง “การจัดการสมดุลระหว่างเอกสารทรงคุณค่ากับเทคโนโลยีสมัยใหม่”
ภาคบ่าย เวลา 13.00-16.30 น.
วิทยากร : คุณนัยนา แย้มสาขา ผู้อำนวยการหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
คุณกนกอร ศักดาเดช ผู้อำนวยการหอสมุดแห่งชาติ
อาจารย์ พุฒ วีระประเสริฐ อดีตอธิการบดีมหาวิทยาลัยศิลปากร
และอาจารย์พิเศษ อาจารย์ ดร.อุเทน วงศ์สถิต คณะโบราณคดี มหาวิทยาลัยศิลปากร

ท่านแรก (จากซ้ายมือ) อาจารย์ ดร.อุเทน วงศ์สถิต
ท่านที่ 2 อาจารย์พุฒ วีระประเสริฐ
ท่านที่ 3 คุณนัยนา แย้มสาขา
ท่านที่ 4 คุณกนกอร ศักดาเดช
ภาพ : สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยศิลปากร

คุณกนกอร ศักดาเดช
เนื้อหาโดยสรุป กล่าวถึงเอกสารทรงคุณค่าของหอสมุดแห่งชาติจัดเก็บเอกสารโบราณ หนังสือหายาก วารสารหายาก หนังสือพิมพ์ที่หายาก สื่อโสตทัศนวัสดุ การทำซ้ำ เช่นการถ่ายไมโครฟิล์ม การสแกน การทำสำเนาเย็บเล่ม การบริการ ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ห้องสมุดดิจิทัล D-library บริการต้นฉบับ สำเนาเย็บเล่ม ทั้งหมดนี้เก็บไว้อย่างมีคุณค่า
ยกตัวอย่าง เช่น การสืบค้นฐานข้อมูลสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศแบบออนไลน์ (OPAC) ห้องสมุดดิจิทัลของหอสมุดแห่งชาติ D-Library การสืบค้นทะเบียนจารึก การสืบค้นทะเบียน-คัมภีร์ใบลาน

คุณนัยนา แย้มสาขา
เนื้อหาโดยสรุป กล่าวถึงเอกสารหอจดหมายเหตุ ประเภทต่างๆ เช่น เอกสารลายลักษณ์ เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ เอกสารประเภทแผนที่ แผนผัง แบบแปลน การรับมอบเอกสารจากหน่วยงาน การจัดหมวดหมู่เอกสารจดหมายเหตุประเภทต่างๆ การใช้เทคโนโลยีในงานจดหมายเหตุ เช่น การแปลงแถบบันทึกเสียง การแปลงเอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ การสแกนภาพนิ่ง การสแกนแผนที่ แผนผัง แบบแปลน การสแกนไมโครฟิล์ม

เทคโนโลยีเข้าถึงมี 2 ฐานข้อมูล คือ
1. ฐานข้อมูลจากโครงการอัครดุริยะศิลปินราชสดุดี 84 พรรษา
2. ฐานข้อมูลเอสารโสตทัศนจดหมายเหตุ ประเภทภาพนิ่ง แผนที่ แผนผัง แบบแปลน

เงื่อนไขการใช้เอกสารจดหมายเหตุ
1. หากใช้เอกสารต้นฉบับ มีการดัดแปลงได้ง่าย ควรระมัดระวัง
2. การจัดทำเอกสารเป็นดิจิทัล มีความเป็นห่วงเรื่องความเป็นของแท้ และทิศทางที่ทำไปแล้ว ถูกต้องหรือไม่
3. ข้อถกเถียงหากนำเอกสารไปใช้ในชั้นศาล อะไรเป็นของแท้/ไม่แท้
4. ถ้าไม่ส่งเอกสารเข้ามาให้หอจดหมายเหตุเก็บ ท่านก็ค้นไม่ได้

อาจารย์ พุฒ วีระประเสริฐ
เนื้อหาโดยสรุป กล่าวถึงแหล่งสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ทางศิลปะในประเทศไทย (Electronic Resources on Art in Thailand –ERA) จัดตั้งขึ้นตั้งแต่ พ.ศ. 2541 เพื่อเผยแพร่ข้อมูลความรู้ในสาขาศิลปะ การออกแบบ สถาปัตยกรรม ประวัติศาสตร์ศิลปะและโบราณคดี ดำเนินงานโดยจัดเป็นห้องต่างๆ ซึ่งมีการจัดทำเพิ่มและปรับปรุงเนื้อหาอย่างต่อเนื่อง เช่น ห้องนิทรรศการศิลปออนไลน์ ฐานข้อมูลภาพงานศิลปะ ห้องแฟ้มข้อมูลผลงานศิลปิน ห้องศิลปะ ณ วันนี้ ห้องโปสเตอร์นิทรรศการศิลปะออนไลน์ และห้องศิลปกรรม

ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ต่อมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ
1. การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ โดยการนำเทคโนโลยีด้านอิเล็กทรอนิกส์ดิจิทัลมาใช้ เป็นการช่วยยืดอายุเอกสารต้นฉบับให้มีอายุยาวขึ้น ฉะนั้น การแปลง “เอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับ” ให้อยู่ในรูป “ดิจิทัล” ซึ่งต้องอาศัยการสแกนเป็นสำคัญ ดังนั้น เอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับยังจำเป็นต้องจัดเก็บอนุรักษ์ไว้ เพื่อป้องกันการสูญหาย และเป็นหลักฐานสำคัญการพิจารณาในชั้นศาล
2. ผู้ใช้เข้าถึงได้รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ทำให้การจัดเก็บมีมาตรฐานเดียวกัน
3. เป็นระเบียบเรียบร้อย สวยงาม ลดขั้นตอนการทำงาน
4. การพัฒนาเทคโนโลยีมีตลอดเวลา ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์รุ่นเก่าล้าสมัย ไม่สามารถเข้าถึงได้ การพิจารณาคัดเลือกระบบจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล ต้องคำนึงถึงความสามารถของระบบสารสนเทศที่จะนำมาใช้ว่ามีศักยภาพในการรองรับ “การแปลงให้เป็นดิจิทัล” ควบคู่ไปกับ “การเก็บเอกสารดิจิทัลอย่างถาวร”
5. การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุที่ถูกสร้างให้อยู่ในรูปดิจิทัล เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลสารสนเทศที่สำคัญเกี่ยวกับไฟล์ดิจิทัลจะไม่สูญหายไปพร้อมกับความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี
6. หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ เป็นสถานการศึกษาเอกชน ซึ่งอาจมีข้อจำกัดเรื่องการเผยแพร่เอกสาร มีข้อควรระวัง ดังนั้น ควรพิจารณาด้วยความรอบคอบ รอบด้าน รวมทั้งระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้บริการ

รายการอ้างอิง

สำนักหอสมุดกลาง มหาวิทยาลัยศิลปากร.(2559). ข่าวประชาสัมพันธ์
โครงการสัมมนาทางวิชาการ เทิดพระเกียรติ 60 พรรษา สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี. สืบค้นเมื่อวันที่ 19 มีนาคม พ.ศ. 2559. http://www.lib.su.ac.th/clib_tha/index.php?start=12

เรียบเรียงโดย นักวิชาการจดหมายเหตุ