ผู้เขียนได้ฟังการเสวนาผ่านเครือข่ายออนไลน์  เนื่องในวันจดหมายเหตุสากล 2563 และวันแห่งการสถาปนาหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เรื่องความปกติใหม่ (New Normal) ที่ท้าทายงานจดหมายเหตุ : บททดสอบจากสถานการณ์แพร่ระบาดโควิด 19  เมื่อวันที่ 14 กรกฎาคม พ.ศ. 2563 เวลา 14.00-15.30 น. จัดโดย สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ  วิทยากร มีดังนี้

วิทยากร Cr. ภาพ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

1. คุณจุฑาทิพย์ อังศุสิงห์ ผู้อำนวยการหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
2. นายแพทย์ โกมาตร จึงเสถียรทรัพย์ ผู้อำนวยการศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธร (องค์การมหาชน)
3. ดร.สุดารัตน์ ดิษยวรรธนะ จันทราวัฒนากุล รองผู้อำนวยการองค์การกระจายเสียงและแพร่ภาพสาธารณะแห่งประเทศไทย (ส.ส.ท.)  Thai PBS
4. ดร.ฐิติมา ธรรมบำรุง ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.)
5. นางจิราภรณ์ ศิริธร รองผู้อำนวยการส่วนบริหารงานเอกสาร บริหารงานจดหมายเหตุ และวัตถุพิพิธภัณฑ์ ฝ่ายส่งเสริมความรู้ทางการเงิน ธนาคารแห่งประเทศไทย
6. นางสาวชลิดา เอื้อบำรุงจิต ผู้อำนวยการหอภาพยนตร์ (องค์การมหาชน) วิทยากรและผู้ดำเนินรายการ

สรุปความได้โดยสังเขป ดังนี้

สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ในช่วงสถานการณ์แพร่ระบาดโควิด 19 ที่หอจดหมายเหตุดำเนินงานการให้บริการทุกคนมีความกังวลใจ ไม่กล้าออกจากบ้านมาทำงาน เกิดความไม่ไว้วางใจที่จะปฏิบัติงานร่วมกัน หน้าที่ของผู้บริหารจึงต้องสร้างความมั่นใจให้กับผู้ปฏิบัติงาน  ให้มีขวัญกำลังใจในการปฏิบัติหน้าที่ให้บริการ งานจดหมายเหตุมีลักษณะงาน 2 อย่าง คือ

1. งานกระบวนการจดหมายเหตุ ตามหลักจดหมายเหตุสากล คือ รับมอบ ประเมินคุณค่า จัดหมวดหมู่ จัดทำเครื่องมือช่วยค้น จัดเก็บ และให้บริการ

2. งานบันทึกเหตุการณ์ เป็นเอกลักษณ์ อัตลักษณ์ และวัฒนธรรมจดหมายเหตุ  เพื่อเรียบเรียงจัดทำเป็นหนังสือจดหมายเหตุ

รับมอบภาพถ่ายเหตุการณ์ การแพร่ระบาดโควิด 19  Cr. ภาพ สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

เมื่อวันศุกร์ที่ 10 กรกฎาคม พ.ศ. 2563  หอจดหมายเหตุแห่งชาติได้รับมอบภาพถ่ายเหตุการณ์ การแพร่ระบาดโควิด 19 จำนวน 2 ชุด จากโครงการประกวดภาพถ่าย ชุดที่ 1 หัวข้อ “Social Distancing” (สังคมที่ห่างกัน) และชุดที่ 2 หัวข้อ “New Normal” (สังคมที่เปลี่ยนไป) เพื่อบันทึกและเก็บรักษาไว้เป็นภาพประวัติศาสตร์ของชาติ ซึ่งเป็นภาพที่มีความสวยงามในเชิงศิลปะ  สะท้อนให้เห็นเหตุการณ์ปัจจุบัน  การปฏิบัติตนระหว่างกันในสังคม  สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จะนำภาพถ่ายทั้งหมด เข้าสู่กระบวนการประเมิน จัดเก็บ อนุรักษ์ และให้บริการสืบค้นในอนาคต รวมทั้งนำมาประกอบการจัดทำหนังสือจดหมายเหตุเหตุการณ์สำคัญของประเทศในลำดับถัดไป  สิ่งสำคัญที่สุดในการจัดทำหอจดหมายเหตุ  เมื่อจัดเก็บเอกสารแล้วมีผู้ค้นคว้าใช้บริการ

การอนุรักษ์และการบริการด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ  ริเริ่มเมื่อปี พ.ศ. 2558 สามารถตอบโจทย์  สอดรับในสถานการณ์แพร่ระบาดโควิด 19  ได้เป็นอย่างดี คือ

1. การแปลงเอกสารจดหมายเหตุเป็นดิจิทัล
2. การลงรายการข้อมูลในระบบจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ

การบริการดิจิทัลไฟล์ มี 2 ลักษณะ คือ
1. การให้บริการสืบค้นภายในด้วยระบบ Intranet
2. การให้บริการสืบค้นด้วยระบบ Internet ผ่าน www.archives.nat.go.th  สืบค้นจาก Application จากที่บ้านหรือโทรศัพท์มือถือ

การเผยแพร่ประชาสัมพันธ์   การจัดนิทรรศการแบบเดิมนั้น ต้องจัดภายในห้องจัดนิทรรศการ ติดภาพ เชิญคนมาเปิดงาน มาเดินชม แต่ปัจจุบันสำนักหอจดหมายเหตุได้จัดนิทรรศการเสมือนจริง  กิจกรรมเฉลิมฉลองเนื่องในวันจดหมายเหตุสากล 2563 และวันแห่งการสถาปนาหอจดหมายเหตุแห่งชาติ จำนวน 2 เรื่อง

1. นิทรรศการออนไลน์ เรื่อง “หอจดหมายเหตุ : พลังแห่งสังคมความรู้ (Archives: Empowering Knowledge Societies) ซึ่งมีหอจดหมายเหตุส่วนภูมิภาค 10 แห่ง และภาคีเครือข่ายหอจดหมายเหตุ มาร่วมจัดนิทรรศการในครั้งนี้ด้วย สามารถเข้าชมได้ทาง www.nat.go.th หัวข้อ จดหมายเหตุ : พลังแห่งสังคมความรู้ หรือ https://virtualarchives.nat.go.th/

2. สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม ร่วมกับมูลนิธิสิริวัฒนภักดีและบริษัทไทยเบฟเวอเรจ จำกัด (มหาชน) จัดนิทรรศการ “ฟิล์มกระจก : เรื่องราวเหนือกาลเวลา” (Glass Plate Negatives: Stories That Transcend Time) ณ หอศิลปวัฒนธรรมแห่งกรุงเทพมหานคร  เมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม พ.ศ. 2563  จัดเป็นครั้งที่ 2  โดยการจัดนิทรรศการทั้งแบบปกติและจัดนิทรรศการแบบเสมือนจริงฟิล์มกระจก : ทาง https://virtualarchives.nat.go.th/glassplate/

ศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธร  เนื่องจากศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธรให้บริการสืบค้นจากฐานข้อมูลกลุ่มชาติพันธุ์ จดหมายเหตุ และของเล่นพื้นบ้าน เป็นต้น จำนวน 30 ฐานข้อมูล มีการเข้าใช้ 3 ล้านกว่าครั้ง และในสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด 19 ทำให้มีจำนวนผู้เข้าใช้เพิ่มมากขึ้น ศูนย์มานุษยวิทยาสิรินธร มีรูปแบบการปฏิบัติงาน คือการจัดเก็บเอกสาร กลุ่มชาติพันธุ์ต่างๆ ที่อาศัยอยู่ตามบริเวณชายแดน  โดยการจัดช่างภาพออกไปปฏิบัติงานภายนอก จึงต้องระมัดระวังการติดหรือแพร่กระจายเชื้อโรคได้

ข้อดี
ข้อ 1. หน่วยงานที่มีงานค้าง เอกสารที่รับมอบยังไม่ได้จัดเข้าระบบ ทำงานไม่ทัน ทำให้มี
เวลาสะสางการทำงานให้ทันต่อเวลามากขึ้น

ข้อ 2.  การปรับเปลี่ยนรูปแบบการเก็บข้อมูล  สร้างสรรค์วิธีการทำงานใหม่ๆ  โดยเชิญให้ภาคประชาชนที่อยู่ทางบ้านถ่ายภาพทางโทรศัพท์มือถือ  ในสถานการณ์ โควิด 19 มอบถ่ายภาพและเซ็นมอบ  สามารถนำไปเผยแพร่ได้  การทำจดหมายเหตุเหมือนการเดาอนาคต ในต่างประเทศจึงสนับสนุนให้เขียนเรื่องเล่า ประสบการณ์ที่มีลักษณะเฉพาะ ทำอย่างไรจึงจะเก็บเรื่องเล่าให้เป็นประสบการณ์ ประกอบกันเป็นเรื่องราวในอนาคตที่น่าสนใจ

องค์การกระจายเสียงและแพร่ภาพสาธารณะแห่งประเทศไทย (ส.ส.ท.) Thai PBS มีรูปแบบการปฏิบัติงาน ดังนี้

1. ประกาศ วิธีปฏิบัติในการเข้าอาคาร จากเดิมสแกนนิ้วมือ จึงปรับเปลี่ยนอุปกรณ์สแกนใบหน้าแทน

2. ปรับเปลี่ยนเวลาการทำงาน โดยสลับกันเข้าทำงาน รายงานข่าวจากที่บ้าน (Work From Home) และประชุม (Online Meeting) โดยทำเป็นทีมเล็กลง แล้วให้ถ่ายภาพเก็บไว้เป็นหลักฐานของการทำงาน  ส่วนงานเบื้องหลัง (Black Office) ใช้วิธีสลับกัน  ให้พนักงานฝึกอบรมมารวบรวมคำถาม คำตอบจากประชาชน จัดทำเป็นสถิติไว้  ส่วนห้องสมุดยังเข้าใช้ไม่ได้ จึงมีโอกาสเคลียร์หนังสือเกินความจำเป็น  ได้แบ่งปันหนังสือไปบริจาคสถาบันการแพทย์จักรีนฤบดินทร์

การผลิตงาน (Thai PBS) ได้ปรับเปลี่ยนผังงาน 60% ตั้งแต่เดือนมีนาคม 2563 และต่อมาปรับผังเป็น 100%

1. จัดตั้งศูนย์สื่อสารเนื้อหา “ไทยสู้โควิด 19”

2. ปรับผังรายการเพื่อให้ข่าวสารความรู้ โควิด 19 ในทุกแพลตฟอร์ม (Platform) ของ (Thai PBS)

3. ร่วมกับภาคีเครือข่ายเนื้อหาเพื่อประโยชน์ของประชาชน

4. สร้างการมีส่วนร่วมจากภาคประชาชนในการรายงานข่าวสารจากพื้นที่

การปรับผังนำเสนอเนื้อหา โควิด 19 ระยะที่ 2 ในสัดส่วน 100% ของผังรายการทั้งหมด

1. ร่วมมือกับภาคีเครือข่ายระดมผู้เชี่ยวชาญพัฒนาเนื้อหาให้บริการประชาชนรับมือกับสถานการณ์โควิด 19

2. ให้บริการคนพิการทางการได้ยินเพื่อความเท่าเทียมกันในการรับทราบข่าวสาร

3. บริการคลิปตอบคำถามและชมย้อนหลังได้

4. ป้องกันการเข้าใจผิดจากข่าวลวง (Fake News)

5. ให้ความรู้ที่จำเป็นผ่านอินโฟกราฟิกส์ (Infographics)

6. สร้างการมีส่วนร่วมภาคประชาชนในการรายงานข่าวสารจากพื้นที่ ทำให้เกิดกลไกล (Crowdsourcing)

7. สร้างสำนึกร่วมกันของสังคมที่จะผ่านวิกฤตไปด้วยกัน จุดเริ่มต้นของช่องโทรทัศน์เพื่อการเรียนรู้ ( ALTV) ซึ่งมีภาคีเครือข่ายร่วมกันมาก ทำพิธีเปิดเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2563

สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับงานจดหมายเหตุ ฝ่ายบริการวิทยาศาสตร์เทคโนโลยีและการให้ความรู้  มีบทบาทสำคัญ คือ การออกแบบและเทคโนโลยีแบบเปิด เพื่อให้เกิดการเผยแพร่ความรู้ในรูปแบบ (แบบเปิด) และเป็นที่ปรึกษากับหน่วยงานต่างๆ ที่ได้มีส่วนร่วมกับทางสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ  เกี่ยวกับการดิจิทัลฟิล์มกระจกของเจ้านายในรัชกาลที่ 6 และ 7 ของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และได้รับอนุญาตจากสำนักหอจดหมายเหตุฯ  นำมาเผยแพร่ผ่านโครงการระบบสื่อสาระออนไลน์เพื่อการเรียนรู้ทางไกล ของสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี  ส่วนของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ นำภาพบางส่วนมาเผยแพร่ เช่น คลังทรัพยากรการศึกษาแบบเปิดของรัชกาลที่ 7 นอกจากนี้ ยังร่วมกับมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช จัดทำหลักและแนวปฏิบัติการจัดการจดหมายเหตุดิจิทัล  รวมทั้งรวบรวมภาพถ่ายสถานการณ์ไวรัส โควิด 19 มาตรการต่างๆ และส่งมอบให้กับทางสำนักหอจดหมายเหตุเพื่อใช้ประโยชน์ร่วมกันต่อไป

มุมมองต่อสถานการณ์ไวรัส โควิด 19 กับความปกติใหม่ (New Normal)  เป็นตัวเร่ง ทำให้เทคโนโลยีถูกนำมาใช้เร็วมากยิ่งขึ้น ตัวอย่าง การทำงานที่บ้าน (Work From Home)  มีการทำงานจากระยะไกล โดยเฉพาะ (Online Learning) ระบบการเรียนการสอนเข้าสู่ดิจิทัลแบบเต็มรูปแบบ แม้ว่าก่อนหน้านี้มีแผน (Digital Thailand) ที่เป็นกฎหมายออกมา แผนการบริหารการให้บริการภาครัฐ แต่ยังไม่ได้รับความร่วมมือเท่าที่ควร พอเกิดสถานการณ์ไวรัส โควิด 19 จึงเกิดการยอมรับมากขึ้น คือ มีการยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การประชุมทางไกล ลงชื่อเข้าร่วมประชุม โดยที่ไม่ได้มองว่าเป็นระเบียบที่ยอมรับได้ สะท้อนให้เห็นว่ามุมมองเปลี่ยนไป เพื่อให้รับกับสถานการณ์ใหม่กับมนุษยชาติ ถัดมาจากสงครามโลกครั้งที่ 2

ความคิดเห็นเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุตัวเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทมาก  ยิ่งให้ความสำคัญกับงานจดหมายเหตุ  Digital Collection, Virtual Tour, Online Exhibition หรือ Webinar เป็นผลพวงมาจากการปรับตัวที่เกิดขึ้น แต่สิ่งที่อยากนำเสนอ คือ 1. ทัศนคติที่นำเทคโนโลยีมาใช้  2. แพลตฟอร์ม (Platform) ที่ทันสมัย  3. ความรู้ความเข้าใจในการบริหารการจัดการใช้งานในระยะยาว  พบว่า มีการสแกนเอกสารด้วยเทคโนโลยีที่มีคุณภาพต่ำอยู่ ตัวสื่อมาสเตอร์เสื่อมสภาพ   ตัวดิจิทัลที่ถืออยู่นั้นถูกทำลายไป  จึงไม่สามารถรองรับในอนาคตได้ หรือแม้แต่ PDF แบบปกติ กับ PDF/A รูปแบบที่เหมาะสมกับงานจดหมายเหตุ  ควรให้ความสำคัญการบริหารจัดการงานในอนาคตที่ดี ไม่เก็บสื่อดิจิทัลขยะของวันนี้ไว้ในคลัง แล้วปรากฏไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้

ศูนย์การเรียนรู้ธนาคารแห่งประเทศไทย  งานจดหมายเหตุ ธนาคารแห่งประเทศไทยที่รักษาการเก็บเอกสารขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับการเงินการคลังของประเทศ มีหน้าที่ดังนี้

1. สนับสนุนการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทุกส่วนงาน เป็นเครื่องมือบริหาร เป็นความรู้ เป็นความทรงจำของสถาบัน ซึ่งบอกเล่าอดีต สนับสนุนภารกิจ ความรับผิดชอบปัจจุบันและอนาคต

2. หลักฐานและพยานเอกสารแสดงความโปร่งใสในการดำเนินงานของธนาคารแห่งประเทศไทย ที่ประชาชนสามารถตรวจสอบได้ตาม พรบ. ข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540

3. แหล่งข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Sources) สำหรับการค้นคว้าวิจัยในสาขาวิชาเศรษฐกิจ การเงินการธนาคารของไทย

การทดลอง (Sand Box) จำนวน 3 เรื่อง คือ

1. WikiArchives เรื่อง การแก้ไขปัญหาสถาบันการเงินของธนาคารแห่งประเทศไทย โดยนำเอกสารในจดหมายเหตุมาเป็นหลักฐานอ้างอิง

2. การเพิ่มสมรรถนะในการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล

3. จดหมายเหตุในสถานการณ์ไวรัส โควิด 19 : การแตกกิ่งก้านความน่าเชื่อของ Collection จดหมายเหตุธนาคารแห่งประเทศไทย

หอภาพยนตร์ มีหน้าที่เก็บฟิล์มภาพยนตร์ วีดิโอ ดิสก์ และดิจิทัลไฟล์  การจัดรูปแบบ (Format) ที่จะไม่สูญหายหรือไฟล์เดิมยังอยู่ เป็นวิธีการอนุรักษ์แบบยั่งยืน ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บจำนวนมาก  หอภาพยนตร์ทำหน้าที่ ดังนี้

1. ฉายหนัง  ในสถานการณ์ไวรัส โควิด 19 ยุคความปกติใหม่ (New Normal) คือมีการวัดไข้ และหยุด/ปิดบริการเป็นหน่วยงานแรกๆ

2. ประกาศให้ภาคประชาชนติดต่อกันทราบ มีการปรับเปลี่ยน การฝึกอบรมผ่านโปรแกรม Zoom

3. ระดมการจัดทำข้อมูล ค้นพบวิธีการทำงานแบบใหม่ กระชับความสัมพันธ์ภายในองค์กรร่วมกัน

4. ปรับปรุงระบบจอง (Booking) เพื่อเข้าใช้บริการหอภาพยนตร์

จากการเสวนาดังกล่าวทำให้ทราบว่า

1. จากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด 19 ทำให้รู้จักคำว่า ความปกติใหม่ (New Normal) การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้คน หน่วยงาน และองค์กรต่างๆ ในการใช้ชีวิตประจำวัน การเว้นระยะห่าง ตระหนักด้านสุขอนามัย การดูแลสุขภาพตนเองมากยิ่งขึ้น เช่น ใส่หน้ากากอนามัย ล้างมือ หรือการใช้เจลแอลกอฮอล์

2. เทคโนโลยีเป็นสิ่งจำเป็นที่นำมาใช้งานเพิ่มมากขึ้น และถูกนำมาใช้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยเฉพาะสื่อออนไลน์ที่นำมาใช้ในการเรียนการสอน การประชุม การดำเนินทางธุรกิจ และการปรับเปลี่ยนเวลาการปฏิบัติงาน การทำงานจากบ้าน (Work From Home) เป็นต้น