ในส่วนงานจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เมื่อได้รับเรื่องให้จัดซื้อหนังสือจากอาจารย์ นักศึกษา หรือหน่วยงานต่างๆ ทางแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ จะต้องตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือในระบบห้องสมุด WMS (WorldShare Management Services) ก่อนการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุดทุกครั้ง
ประโยชน์ในการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือมีดังนี้
- เพื่อป้องกันการจัดซื้อหนังสือ ซ้ำ
- เพื่อป้องกันไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของห้องสมุด
- เพื่อตรวจสอบความต้องการเพิ่มเติมของจำนวนหนังสือ เนื่องจากหนังสือชื่อใดที่มีอยู่แล้วใน ศูนย์บรรณสารสนเทศและอาจจะไม่เพียงพอกับความต้องการของผู้ใช้ ก็สามารถจัดซื้อเพิ่มเติมได้ เนื่องจากมีผู้ใช้จำนวนมาก
ดังมีวิธีการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือ ดังนี้
1. เข้าระบบ WMS ที่ https://hcu.share.worldcat.org/wms
1.1 สืบค้น หาหนังสือเพื่อตรวจสอบ ในโมดูลของ Metadata ภายใต้โมดูลนี้ให้เข้าไปในส่วนต่างๆดังนี้
- เลือก Record Management
- ไปที่ Search ของ Data type ให้เลือก Bibliographic Record (เพื่อหาข้อมูลทางบรรณานุกรม)
- ไปที่ Scope แล้วเลือก My Library Holding (เพื่อกำหนดว่าต้องการหาทรัพยากรสารสนเทศที่มีเฉพาะในศูนย์บรรณสารสนเทศ)
- ไปที่ Index แล้วเลือก Title, Author, ISBN, ISSN, OCLC Number เพื่อกำหนดเขตข้อมูลในการค้น
- ไปที่ Term (s) พิมพ์คำที่ต้องการสืบค้น เช่น พิมพ์ชื่อหนังสือที่ต้องการค้น ในกรณีนี้ Search จาก Title หนังสือชื่อ “การพยาบาลทารกแรกเกิดที่มีความเสี่ยงสูง” ดังภาพที่ 1
1.2 คลิกไปที่ Search ก็จะปรากฏ ชื่อหนังสือ “การพยาบาลทารกแรกเกิดที่มีความเสี่ยงสูง” ดังภาพที่ 2
1.3 คลิกไปที่ Open Details ก็จะปรากฏ ดังภาพที่ 3
จากภาพที่ 3 แสดงให้เห็นถึงหนังสือชื่อ “การพยาบาลทารกแรกเกิดที่มีความเสี่ยงสูง” นี้ มีจำนวน 2 เล่ม ดูจาก Copies 2 มุมบนด้านขวา
1.4 คลิกไปที่ Copies 2 มุมบนด้านขวา ก็จะปรากฎดังภาพที่ 4
1.5 คลิกไปที่ Number Of Holdings ช่องว่างๆเพื่อให้แถบสีฟ้าขึ้น จะประกฎ ดังภาพที่ 5
1.6 คลิกไปที่ View/Edits ด้านล่างช่อง Holdings For Selected Copy จะปรากฏ ดังภาพที่ 6
1.7 คลิกไปที่ Statistics มุมบนด้านขวา จะบอกสถิติของหนังสือ ว่ามีการยืมหนังสือไปแล้วกี่ครั้ง ดังภาพที่ 7
– Issued Count แจ้งสถิติการยืมไปแล้ว 12 ครั้ง
– Issued Count YTD: แจ้งสถิติการยืมไปแล้วของปีก่อน 2 ครั้ง *สถิติรวมอยู่กับ 12 ครั้งแล้ว
– Soft Issued Count: แจ้งสถิติการอ่านหนังสือเล่มนี้แบบ Non Loan Return จำนวน 2 ครั้ง
– Soft Issued Count YTD: แจ้งการใช้งานแบบ Non Loan Return ของปีที่ผ่านมา
ดังนั้นเมื่อทราบว่าหนังสือเล่มดังกล่าวมีจำนวน และมีผู้ใช้ประโยชน์เท่าไหร่ ก็จะนำไปพิจารณาซื้อหรือไม่ต่อไป
