ขั้นตอนการตรวจสอบรายชื่อหนังสือหรือสื่อต่างๆ จากฐานข้อมูลระบบ VTLS ก่อนดำเนินการจัดซื้อหนังสือเข้าห้องสมุด ซึ่งประโยชน์หลักๆ ในการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือมีดังนี้

1. เพื่อป้องกันการจัดซื้อหนังสือ ซ้ำ
2. เพื่อป้องกันไม่ให้สิ้นเปลืองงบประมาณของห้องสมุด
3. เพื่อตรวจสอบความต้องการเพิ่มเติมของจำนวนหนังสือ เนื่องจากหนังสือชื่อใดที่มีอยู่แล้วในศูนย์บรรณสารฯและอาจจะไม่เพียงพอกับความต้องการของผู้ใช้ ก็สามารถจัดซื้อเพิ่มเติมได้เนื่องจากมีผู้ใช้จำนวนมาก

ดังมีวิธีการตรวจสอบหนังสือและสื่อต่างๆ ดังนี้

1. รับรายชื่อหนังสือที่มาจากแผนกจัดซื้อผ่านคณะสาขาวิชาต่างๆ มา
2. ตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือและสื่อต่างๆ โดยสืบค้นจาก ชื่อหนังสือ และชื่อผู้แต่ง ว่ามีหนังสือชื่อหรือสื่อนี้หรือไม่ ถ้าหนังสือหรือสื่อชื่อนั้นมีหรือไม่มีอย่างไรในฐานข้อมูล
3. แจ้งผลการดำเนินงานของหนังสือชื่อนั้นๆ ในใบแจ้งซื้อ มีหรือไม่มี ถ้ามีแล้ว มีจำนวนกี่เล่ม มีปี พ.ศ.ใด มีสถิติการยืมกี่ครั้ง
4. เสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ตัดสินใจ และดำเนินตามขั้นตอนการจัดซื้อต่อไป

ดังรูปภาพนี้

ก่อนการพิจารณาตรวจสอบฐานข้อมูล (Before)

วิธีการตรวจสอบฐานข้อมูลหนังสือ

1. ตรวจสอบจากชื่อเรื่อง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อเรื่อง เช่น ชื่อหนังสือ Introduction to health and safety in construction ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่ามีแล้วในห้องสมุด จำนวน 1 เล่มปีที่พิมพ์ 2016 ไม่มีสถิติการยืม/คืน หลักการค้นหาด้วยชื่อเรื่องทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ใช้หลักการเดียวกัน คือ ค้นหาตามชื่อนั้นๆ ได้เลย โดยระบบจะทำการค้นหาจากชื่อเรื่อง เริ่มจากอักษรตัวแรกและตัวถัดไปตามลำดับ
2. ตรวจสอบจากชื่อผู้แต่ง เป็นการตรวจสอบฐานข้อมูล ด้วยชื่อบุคคล กลุ่ม นามปากกา หรือหน่วยงาน/องค์กร ที่เป็นผู้แต่งหรือเขียนหนังสือ ทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ เช่น ผู้แต่งชื่อ Stack, Theresa ทำการตรวจสอบแล้ว พบว่าไม่มีในห้องสมุด ก็จะเขียนว่าคำ “ไม่มี” เมื่อตรวจฐานข้อมูลเรียบร้อย จึงนำเสนอส่งให้หัวหน้าแผนกจัดหาและวิเคราะห์ฯ ดำเนินการต่อไป

ดังรูปภาพนี้

พิจารณาดำเนินการตรวจสอบแล้ว (After)

ผู้เขียนได้รับมอบหมายให้ดูแลเรื่อง “รายชื่อหนังสือแยกตามหลักสูตรและสาขาวิชา” เพราะว่าเราเป็นมหาวิทยาลัยเอกชน “รายชื่อและจำนวนของหนังสือ” จึงมีความสำคัญมาก จุดประสงค์หลักก็คือ

1. จัดทำข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อขอเปิดหลักสูตรใหม่ (ตารางหมายเลข 10)
2. จัดทำข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อรับรองมาตรฐาน (ตารางหมายเลข 9)
3. จัดทำข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อประเมินคุณภาพการศึกษา (QA)
4. จัดทำข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อรับรองมาตรฐานตามสภาวิชาชีพของหลักสูตรนั้นๆ ที่ต้องผ่านมาตรฐานสภาวิชาชีพ

ดังนั้นทางศูนย์บรรณสารฯ จึงได้รวบรวมรายชื่อหนังสือที่แยกตามสาขาวิชาที่มีการเปิดสอน เพื่อให้สอดคล้องกับหลักสูตร ที่มหาวิทยาลัยได้ทำการเปิดสอน เพื่อให้เป็นประโยชน์ด้านการศึกษาและให้ความรู้ด้านหนังสือที่เกี่ยวข้องกับหลักสูตรหรือสาขาวิชาเหล่านั้น เมื่อกล่าวถึงหนังสือแยกตามหลักสูตรหรือสาขาวิชาที่เปิดสอน เนื้อหาในหนังสือก็ต้องสอดคล้องกับหลักสูตรและสาขาวิชานั้นๆ ดังนั้นทางศูนย์บรรณสารจึงได้จัดทำรายชื่อหนังสือต่างๆ ให้สอดคล้องกับหลักสูตรและสาขาวิชาของมหาวิทยาลัยที่ได้มีการเปิดสอนทั้งระดับปริญญาตรี ระดับปริญญาโท และระดับปริญญาเอก ดังนี้ Read the rest of this entry »

งานที่ได้รับมอบหมายอีกงานหนึ่งของผู้เขียน ซึ่งปฏิบัติงานในแผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยารสารสนเทศ คือ งานจัดทำข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือของศูนย์บรรณสารสนเทศ กล่าวคือ การจัดทำข้อมูลรวบรวมรายชื่อหนังสือทั้งหมดของศูนย์บรรณาสารสนเทศ ที่ได้จัดหาให้มีความทันสมัยและเพียงพอในทุกหลักสูตรสาขาวิชาตามเกณฑ์ของสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา (สกอ.) กำหนด เพื่อให้สอดคล้องกับการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย ในแต่ละหลักสูตรที่ได้มีการเปิดสอนในแต่ละปีการศึกษา และดำเนินการทุกสาขาวิชาให้เป็นปัจจุบัน เพื่อเป็นข้อมูลในการพิจารณาในเรื่องต่างๆ ดังนี้

1. ข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อขอเปิดหลักสูตรใหม่
2. ข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อรับรองมาตรฐาน
3. ข้อมูลรายชื่อและจำนวนหนังสือเพื่อประเมินคุณภาพการศึกษา (QA)

Read the rest of this entry »