เดิมศูนย์บรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ มีกระบวนส่งหนังสือซ่อมจากแผนกบริการสารสนเทศ โดยการลงบันทึกลงในกระดาษ และส่งตัวเล่มที่มีความชำรุดมายังงานซ่อมทรัพยากรสารสนเทศ แผนกจัดหาและวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เมื่อดำเนินการซ่อมเสร็จแล้ว มีการส่งกลับมายังแผนกบริการฯ พร้อมเปลี่ยนสถานภาพของหนังสือเพื่อให้บริการต่อไป แม้ว่าจะเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนไม่มากก็ตาม แต่เกิดปัญหา มีหนังสือค้างการซ่อมเป็นจำนวนมาก จึงได้มีการวิเคราะห์เพื่อหาทางแก้ไข
Pain Point: หนังสือที่ส่งมาซ่อม ค้างอยู่ที่ห้องซ่อมจำนวนมาก
การวิเคราะห์หาสาเหตุ และเสนอแนวทางการแก้ปัญหา
| สาเหตุของปัญหา |
แนวทางการแก้ปัญหา |
| 1. มีเจ้าหน้าที่หลายคนในการส่งหนังสือซ่อม |
1. กำหนดให้มีเพียง 1 คน ในแต่ละชั้นที่เป็นพื้นที่ให้บริการการอ่าน (รวมเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ส่งหนังสือซ่อม 2 คน) |
| 2. ส่งหนังสือซ่อมมาตลอดเวลา |
2. กำหนดวงรอบในการส่งหนังสือซ่อม |
| 3. บันทึกรายการส่งหนังสือซ่อมด้วยกระดาษ ยากต่อการเพิ่มเติม แก้ไข ปรับปรุงข้อมูล มีการใช้งานกันหลายคน ทำให้ยุ่งยากในการปรับแก้ไข เกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกับในระบบห้องสมุด |
3. มีการออกแบบข้อมูลและกรอกใน Google form เพื่อใช้บันทึกข้อมูลต่างๆ ของหนังสือที่ส่งซ่อม เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หมายเลข ISBN บาร์โคด หมายเลขฉบับที่ส่งซ่อม สภาพของหนังสือ วันที่ส่งซ่อม การติดตาม เป็นต้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่ในการส่งหนังสือซ่อมบันทึก เจ้าหน้าที่แผนกบริการฯ เท่านั้น เป็นผู้บันทึก และเปลี่ยนสถานภาพเป็นห้องหนังสือซ่อม (Repair room) เพื่อให้ทราบว่า หนังสือรายการนั้น ๆ อยู่ที่ระหว่างการส่งซ่อม และเปลี่ยนสถานภาพเป็นให้บริการได้ (Available) เมื่อหนังสือซ่อมกลับขึ้นมาในสภาพเรียบร้อย พร้อมขึ้นชั้นเพื่อให้บริการ |
| 4. ติดตามการซ่อมหนังสือไม่เป็นระบบ ติดตามแล้วไม่มีการส่งหนังสือซ่อมขึ้นมาตามรอบของการส่งหนังสือ และมิได้มีการติดตามอย่างต่อเนื่อง ทำให้หนังสือที่ส่งซ่อมเป็นเวลานาน ไม่ได้ส่งขึ้นมาตามระยะเวลาที่ควรจะเป็น |
4. กำหนดระยะเวลาในการติดตาม กรณีที่เลยกำหนดส่งตามที่ระบุไว้ในการส่งหนังสือซ่อม ให้มีการติดตาม 3 ครั้ง ถ้ายังไม่มีการส่งขึ้นมาให้แจ้งผู้บังบัญชาตามลำดับ |
| 5. ไม่จัดระบบในการซ่อมหนังสือ ไม่มีการจัดลำดับของการส่งหนังสือซ่อม ทำให้หนังสือที่เคยส่งซ่อมนานแล้ว ไม่ได้รับการซ่อมและถูกเก็บไว้ที่ห้องซ่อมหนังสือเป็นเวลานาน |
5. มีข้อกำหนดในการส่งหนังสือซ่อมเพียงครั้งละ 40 เรื่อง โดยแบ่งแผนกบริการฯ ชั้น 3 และ 4 ชั้นละ 20 เรื่อง และต้องซ่อมให้แล้วเสร็จทั้งหมด 40 ชื่อเรื่อง ในระยะเวลา 1 เดือนครึ่ง เนื่องจากอาจจะมีหนังสือที่สภาพการซ่อมไม่เท่ากัน อาจจะใช้เวลาต่างกัน (มาก/น้อยในแต่ละรอบ) จึงจะส่งหนังสือซ่อมรอบใหม่ |
| 6. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการชำรุดมากขึ้น เมื่อถูกทิ้ง หรือมีการทับของหนังสือที่ส่งเข้ามาเป็นระยะๆ และเป็นระยะเวลานาน |
6. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้ |
| 7. ข้อมูลหรือหลักฐานของหนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย หรือขาดหายไป เช่น บาร์โคด ส่วนสำคัญของหนังสือ เป็นต้น ทำให้เพิ่มความยากในการซ่อมหรือใช้เวลาในการตรวจสอบหลักฐาน |
7. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้ |
| 8. หนังสือที่ส่งซ่อมเกิดการสูญหาย |
8. มีกำหนดระยะเวลาและจะไม่ส่งชุดใหม่ลงไป น่าจะทำให้แก้ปัญหานี้ได้ |
| 9. ซ่อมแล้วไม่สมบูรณ์ สวยงาม |
9. มีการตรวจสอบคุณภาพของการซ่อม ถ้าไม่เรียบร้อยให้ส่งกลับซ่อมใหม่ |
| 10. บาร์โคดมีการซ้ำกับบาร์โคดของหนังสือเล่มอื่น (บางครั้ง) |
10. ช่วยดูแลในส่วนนี้ โดยหัวหน้าแผนกจัดหาฯ เพื่อมิให้เกิดความซ้ำซ้อนของบาร์โคด และส่งกลับคืนมาในจำนวนที่ส่งซ่อม |
การปรับกระบวนการใหม่นี้ จะเริ่มในเดือนตุลาคม 2564 โดยจะให้มีการดำเนินการแล้วจึงมีการติดตามผลการดำเนินงาน และนำผลการดำเนินงาน หรือปัญหาที่เกิดขึ้นมาปรับปรุงต่อไป เพื่อให้มีกระบวนการที่ดียิ่งขึ้นต่อไป
