เมทาดาทา (Metadata)คือ ข้อมูลที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับความเป็นมาของข้อมูลต่างๆ เช่นถ้าเป็นหนังสือ เมทาดาทาของหนังสือก็คือ ข้อมูลที่เป็นชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง ชื่อเจ้าของผลงาน ผู้รับผิดชอบ สิทธิของหน่วยงาน  ปีที่เขียน เป็นต้น  ผู้เขียนรับผิดชอบในการจัดการไฟล์วิทยานิพนธ์ วิจัย ซึ่งมีการลงเมทาดาทาในไฟล์วิทยานิพนธ์ วิจัย มีขั้นตอนการลงในเมทาดาทา ดังนี้

1.เปิดเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF ขึ้นมา (ภาพที่ 1)

ภาพที่ 1

2.ให้คลิกที่เมนู  File (ภาพที่ 2) จะเห็นเมนูต่างๆ ปรากฏขึ้นมา Read the rest of this entry »

วันที่ 23 มีนาคม 2559 ได้จัดกิจกรรม Knowledge Sharing เรื่อง การสแกนเอกสาร เบื้องต้นให้กับบุคลากร ที่เกี่ยวข้องกับงานสแกนเอกสารที่ทำหน้าที่รับผิดชอบ ได้แก่ บุคลากรในสำนักงานเลขานุการ งานบริการสารสนเทศ งานจดหมายเหตุ งานสแกนหนังสือพิมพ์จีน รวมทั้ง นักศึกษาที่ทำหน้าที่ช่วยงานเอกสารส่วนบุคคล ดร. อุเทน เตชะไพบูลย์ ที่ต้องนำมาสแกนเพื่อการสงวนรักษาเอกสารต้นฉบับ และเพื่อสามารถให้เข้าถึงข้อมูลที่สามารถเผยแพร่อย่างมีมาตรฐานได้ทางอินเทอร์เน็ตต่อไป

เริ่มต้นจากการให้ความรู้เรื่องการสแกน โดยเน้นไฟล์ที่ได้จากการสแกนที่เป็นเอกสาร PDF และใช้แนวทางการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (STKS) สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) เป็นแนวอธิบายและยึดถือปฏิบัติในการปฏิบัติงาน

การสแกนเอกสารใดๆ มีแนวทางปฏิบัติดังนี้

1. มีการพิจารณาอุปกรณ์ที่ใช้ในการสแกนให้เหมาะสมกับสภาพของเอกสาร เช่น เอกสารที่มีการเคลือบพลาสติก ถ้าใช้การสแกนแบบถ่ายด้วยกล้องดิจิทัล จะให้ผลการสแกนที่ไม่เหมาะกับการนำไปใช้งาน เนื่องจาก จะเกิดการสะท้อนของแสงที่กระทบกับพลาสติก จึงต้องหาอุปกรณ์ประเภทอื่น เช่น เป็นเครื่องสแกนแบบแบน (Flatbed scanner) หรือกรณีที่เป็นหนังสือเล่ม ที่มีการเย็บเล่ม การใช้เครื่องสแกนแบบแบน อาจจะไม่สามารถสแกนเนื้อหาในส่วนที่ถูกเย็บเล่มได้ อาจพิจารณาเครื่องสแกนที่มีลักษณะเป็น V-Shape เป็นต้น
2. กำหนดความละเอียด หรือคุณภาพของอุปกรณ์สแกน
3. วางกระดาษให้ตรงกับสภาพตามจริงของเอกสาร
4. สแกนเอกสาร โดยหลังจากที่สแกนเอกสารและได้ไฟล์มาแล้ว ต้องพิจารณาไฟล์ที่ได้ต้องมีการตกแต่งเพิ่มเติม เช่น การ Crop (การตัด) หรือ หมุนภาพ (Rotate) เพื่อให้มีขนาดที่เหมาะสม หรือถูกต้องตามจริง ต้องมีการปรับแต่ง (Retouch) หรือไม่ เช่น การปรับแต่งให้ไฟล์มีความสว่าง หรือปรับแต่งหรือลบให้ข้อความหรือตัวอักษรอื่นๆ ที่อาจเกิดซ้อนขึ้นมา จางลงหรือหมดไป เมื่อสแกนเรียบร้อยแล้ว เป็นไฟล์ PDF ต้องมีการกำหนด Metadata ใส่ในไฟล์ที่สแกนดังกล่าวด้วย และขั้นตอนสุดท้ายเป็นการตรวจสอบคุณภาพโดยรวมอีกครั้ง

ไฟล์ PDF ที่ได้ให้พิจารณาถึงการนำไปใช้งาน เช่น กรณีที่ต้องเก็บเป็นการถาวร ควรเป็นไฟล์ที่มีคุณภาพสูง และถ้าต้องมีการนำไฟล์นั้นเผยแพร่หรือให้บริการทางอินเทอร์เน็ต ควรเป็นไฟล์ที่มีคุณภาพที่ลดลงมา เพื่อให้สามารถดาวน์โหลดหรือนำไปใช้ได้โดยง่าย

นอกจากนี้ ยังได้มีการเน้นในเรื่องของการใส่เงื่อนไขของการใช้งานเอกสาร PDF เช่น การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ รวมทั้งการฝังฟอนต์ในเอกสาร PDF ด้วย Acrobat Professional และการทำเป็น PDF/A อีกด้วย

โดยความรู้ต่างๆ นั้น สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก การบริหารจัดการเอกสาร PDF http://stks.or.th/th/knowledge-bank/28/3023.html