วันที่ 23 มีนาคม 2559 ได้จัดกิจกรรม Knowledge Sharing เรื่อง การสแกนเอกสาร เบื้องต้นให้กับบุคลากร ที่เกี่ยวข้องกับงานสแกนเอกสารที่ทำหน้าที่รับผิดชอบ ได้แก่ บุคลากรในสำนักงานเลขานุการ งานบริการสารสนเทศ งานจดหมายเหตุ งานสแกนหนังสือพิมพ์จีน รวมทั้ง นักศึกษาที่ทำหน้าที่ช่วยงานเอกสารส่วนบุคคล ดร. อุเทน เตชะไพบูลย์ ที่ต้องนำมาสแกนเพื่อการสงวนรักษาเอกสารต้นฉบับ และเพื่อสามารถให้เข้าถึงข้อมูลที่สามารถเผยแพร่อย่างมีมาตรฐานได้ทางอินเทอร์เน็ตต่อไป
เริ่มต้นจากการให้ความรู้เรื่องการสแกน โดยเน้นไฟล์ที่ได้จากการสแกนที่เป็นเอกสาร PDF และใช้แนวทางการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (STKS) สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ (สวทช.) เป็นแนวอธิบายและยึดถือปฏิบัติในการปฏิบัติงาน
การสแกนเอกสารใดๆ มีแนวทางปฏิบัติดังนี้
- มีการพิจารณาอุปกรณ์ที่ใช้ในการสแกนให้เหมาะสมกับสภาพของเอกสาร เช่น เอกสารที่มีการเคลือบพลาสติก ถ้าใช้การสแกนแบบถ่ายด้วยกล้องดิจิทัล จะให้ผลการสแกนที่ไม่เหมาะกับการนำไปใช้งาน เนื่องจาก จะเกิดการสะท้อนของแสงที่กระทบกับพลาสติก จึงต้องหาอุปกรณ์ประเภทอื่น เช่น เป็นเครื่องสแกนแบบแบน (Flatbed scanner) หรือกรณีที่เป็นหนังสือเล่ม ที่มีการเย็บเล่ม การใช้เครื่องสแกนแบบแบน อาจจะไม่สามารถสแกนเนื้อหาในส่วนที่ถูกเย็บเล่มได้ อาจพิจารณาเครื่องสแกนที่มีลักษณะเป็น V-Shape เป็นต้น
- กำหนดความละเอียด หรือคุณภาพของอุปกรณ์สแกน
- วางกระดาษให้ตรงกับสภาพตามจริงของเอกสาร
- สแกนเอกสาร โดยหลังจากที่สแกนเอกสารและได้ไฟล์มาแล้ว ต้องพิจารณาไฟล์ที่ได้ต้องมีการตกแต่งเพิ่มเติม เช่น การ Crop (การตัด) หรือ หมุนภาพ (Rotate) เพื่อให้มีขนาดที่เหมาะสม หรือถูกต้องตามจริง ต้องมีการปรับแต่ง (Retouch) หรือไม่ เช่น การปรับแต่งให้ไฟล์มีความสว่าง หรือปรับแต่งหรือลบให้ข้อความหรือตัวอักษรอื่นๆ ที่อาจเกิดซ้อนขึ้นมา จางลงหรือหมดไป เมื่อสแกนเรียบร้อยแล้ว เป็นไฟล์ PDF ต้องมีการกำหนด Metadata ใส่ในไฟล์ที่สแกนดังกล่าวด้วย และขั้นตอนสุดท้ายเป็นการตรวจสอบคุณภาพโดยรวมอีกครั้ง
ไฟล์ PDF ที่ได้ให้พิจารณาถึงการนำไปใช้งาน เช่น กรณีที่ต้องเก็บเป็นการถาวร ควรเป็นไฟล์ที่มีคุณภาพสูง และถ้าต้องมีการนำไฟล์นั้นเผยแพร่หรือให้บริการทางอินเทอร์เน็ต ควรเป็นไฟล์ที่มีคุณภาพที่ลดลงมา เพื่อให้สามารถดาวน์โหลดหรือนำไปใช้ได้โดยง่าย
นอกจากนี้ ยังได้มีการเน้นในเรื่องของการใส่เงื่อนไขของการใช้งานเอกสาร PDF เช่น การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ รวมทั้งการฝังฟอนต์ในเอกสาร PDF ด้วย Acrobat Professional และการทำเป็น PDF/A อีกด้วย
โดยความรู้ต่างๆ นั้น สามารถอ่านเพิ่มเติมได้จาก การบริหารจัดการเอกสาร PDF http://stks.or.th/th/knowledge-bank/28/3023.html
