Lean กระบวนงานด้วยระบบ Template และ Checklist  เป็นการสรุปจากการเข้าร่วมฟังการประชุม Thailand Quality Conference & The 20^th Symposium on TQM-Best Practices in Thailand จัดโดยมูลนิธิส่งเสริมทีคิวเอ็มประเทศไทย ณ ศูนย์ประชุมอุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย เมื่อวันที่ 22 สิงหาคม พ.ศ. 2562

ในแต่ละหัวข้อของการนำเสนอในการประชุมดังกล่าว ต้องมีแนวทางที่ผ่านกระบวนการ TQM ตามแผนภูมิ ซึ่งประกอบด้วย 3 กลุ่ม กล่าวคือ

กระบวนการ TQM ตามแผนภูมิ

1. ให้ความสำคัญกับกระบวนการทำงาน และสร้างมาตรฐานที่นำไปสู่ความสำเร็จตามคาดหมาย

2. ให้ความสำคัญกับลูกค้า เข้าใจความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า

3. ให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมในการสร้างคุณภาพ แก้ปัญหาที่สาเหตุ ป้องกันการเกิดซ้ำ ใช้ข้อมูลและวิธีการทางสถิติ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วย PDCA

Lean กระบวนงานด้วยระบบ Template และ Checklist (นำเสนอโดยคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล) ฝ่ายนโยบายและแผน ศึกษาพบความสูญเปล่าในกระบวนการนำส่งผลดำเนินงานตัวชี้วัดระดับภาควิชา ซึ่งพบว่า มีความสูญเปล่าในเรื่อง

1. Defect rework การรายงานผล KPI ของภาควิชาพบข้อผิดพลาดหลายครั้ง
2. Overproduction: ถ่ายสำเนาเอกสารเพื่อใช้ในการตรวจสอบจำนวนมาก
3. Waiting: ระยะเวลาในการรวบรวมข้อมูลนานเกินกว่ากำหนด/ใช้เวลานานในการประมวลผลขึ้นระบบ IT
4. Not using staff talent: ไม่ได้ใช้ทักษะหรือ ความเชี่ยวชาญในการทำงาน
5. Motion : การเดิน Walk in เพื่อขอคำปรึกษา
6. Excessive processing : ใช้ระยะเวลาในการตรวจสอบและแก้ไขซ้ำหลายครั้ง

ฝ่ายนโยบายและแผน ได้เรียนรู้ความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า ในแต่ละกลุ่ม ดังนี้

• คณะฯ มีระบบการรายงานผลตัวชี้วัดที่มีประสิทธิภาพ และคณะฯ สามารถนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารจัดการได้ต่อไป
• ภาคฯ  มีการรายงานผล KPI ของ Department PA ที่เป็นระบบ สะดวก ง่าย รวดเร็ว สามารถส่งรายงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ภาควิชาไปใช้งานได้ ลดระยะเวลาในการประมวลผลข้อมูลจากระบบ Tableau สามารถส่งรายงานผลไปยังภาควิชาได้ตรงตามที่กำหนด
• หน่วยงานสนับสนุน   ลดระยะเวลาและจำนวนการตรวจสอบที่นำไปสู่การแก้ไขข้อมูลซ้ำ ๆ  เพิ่มกระบวนการตรวจสอบข้อมูลที่เป็นระบบ โดยสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ด้วย Checklist

ได้มีการปรับปรุงกระบวนการใหม่ โดยการออกแบบ Template กรอกข้อมูลใน Template และนำขึ้นระบบ Tableau มีการตรวจสอบความถูกต้องตามขั้นตอน และจากการปรับกระบวนนี้ ทำให้มีการส่งข้อมูลให้ภาควิชาทันตามกำหนดระยะเวลา จำนวนวันที่ใช้ในกระบวนการทำงานลดลง ระยะเวลาการรอคอยข้อมูลของภาควิชาลดลง ข้อมูลถูกต้องไม่มีการปรับแก้ไข ภาควิชามีการนำข้อมูลไปใช้งานมากขึ้น และผู้ประสานงานส่งไฟล์ได้ตามระยะเวลาที่กำหนด

ทั้งนี้ สามารถศึกษาเอกสารประกอบการนำเสนอได้ที่   
รายการอ้างอิง

อัญชนา ศรีฟ้า และ อรปทุม ศรีงาม. 2562. Lean กระบวนงานด้วยระบบ Template และ Checklist. เอกสารประกอบการประชุม Thailand Quality Conference & The 20th Symposium on TQM-Best Practices in Thailand , 22 สิงหาคม พ.ศ. 2562 จัดโดยมูลนิธิส่งเสริมทีคิวเอ็มประเทศไทย ณ ศูนย์ประชุมอุทยานวิทยาศาสตร์ประเทศไทย.