การกำหนดสิ่งพิมพ์ประเภทต่าง ๆ ในห้องสมุด จะเป็นความรับผิดชอบของงาน Cataloging เพื่อเป็นการจัดระเบียบของสิ่งพิมพ์ให้มีความชัดเจนและเพื่อเป็นการให้บริการผู้ใช้สามารถหยิบใช้ได้สะดวกยิ่งขึ้น

หนังสืออ้างอิง (Reference Book) เป็นสิ่งพิมพ์ประเภทหนึ่งที่มีในห้องสมุด หมายถึง หนังสือที่ใช้ในการศึกษาค้นคว้าอ้างอิงเพียงตอนใดตอนหนึ่งในเล่มเท่านั้น จะไม่ใช้อ่านทั้งเล่ม ดังนั้นหนังสืออ้างอิงจึงถูกจัดแยกออกจากหนังสือทั่วไป เป็นหนังสือที่ไม่อนุญาตให้ยืมออกนอกห้องสมุด  โดยจะมีการกำหนดสถานะ (Code) หรือสัญญลักษณ์ในระบบห้องสมุด  เพื่อแสดงให้รู้ว่าไม่สามารถยืมออกจากห้องสมุดได้ แต่สามารถใช้อ่านศึกษาค้นคว้าภายในห้องสมุดเท่านั้น ในการกำหนดสถานะ (Code) ของหนังสืออ้างอิงของระบบ WorldShare Management  Services (WMS) บรรณารักษ์งาน Cataloging จะต้องเข้าไปกำหนดในเขตข้อมูล Tag 008 ดังนี้

1. สืบค้นรายการหนังสืออ้างอิง… ชื่อเรื่อง : Dictinary of social work (ดังรูป)

จะเห็นว่าสถานะของหนังสือ (Shelving Location) จะอยู่ใน Cataloging Room หมายถึง อยู่ในระหว่างการดำเนินการของงาน Cataloging

2. บรรณารักษ์จะใส่ข้อมูลในเขตข้อมูล Tag 008 ดังนี้

กำหนด Code ให้กับสิ่งพิมพ์ไม่ให้สามารถยืมออกได้ ในช่อง Lending Policy  โดยใช้    b – Will not lend

3. หลังจากนั้นมาเปลี่ยนรายละเอียดต่าง ๆ ให้มีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น เช่น  Shelving Location , Call number, Receipt Status   และ  Note(s) (ดังรูป)

4. เมื่อบันทึกรายการหนังสือครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว Shelving Location ก็จะเปลี่ยนสถานะเป็นหนังสืออ้างอิง (Reference Book /3rd Flr.) ทันที ผู้ใช้สามารถเห็นได้ (ดังรูป)