เมื่อพูดถึงหอจดหมายเหตุ หลายๆ คนอาจยังสงสัยหรือมีคำถามอยู่ว่าคืออะไร เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับอะไร ผู้เขียนทำงานด้านจดหมายเหตุมามากว่า 20 ปี ก็ยังคงได้ยินคำถามนี้อยู่บ่อยๆ วันนี้เลยจะมาบอกเล่าเกี่ยวกับหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติว่างานจดหมายเหตุเราทำอะไรบ้าง  และอะไรคือเอกสารจดหมายเหตุที่เราจัดเก็บ

จริงๆ แล้วหากเราจะเปรียบงานจดหมายเหตุให้เข้าใจง่ายๆ งานจดหมายเหตุจะมีลักษณะงานคล้ายๆ กับงานของห้องสมุด  จะแตกต่างกันตรงที่ว่างานจดหมายเหตุจะจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารชั้นต้น และให้บริการในลักษณะปิด  ในขณะที่ห้องสมุดจะจัดเก็บหนังสือและให้บริการแบบเปิด

หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยหัวเฉียวเฉลิมพระเกียรติ  อาจมีลักษณะแตกต่างจากหอจดหมายเหตุอื่นๆ สืบเนื่องจากตอนก่อตั้งผู้บริหารได้วางนโยบายในการจัดเก็บเอกสารไว้ว่า นอกจากจะจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยแล้ว จะต้องจัดเก็บเอกสาร สิ่งพิมพ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกับบริบทของมหาวิทยาลัยฯ ด้วย เช่น มูลนิธิป่อเต็กตึ๊ง โรงพยาบาลหัวเฉียว  และเอกสารหรือสิ่งพิมพ์จังหวัดสมุทรปราการ

นับตั้งแต่มีการจัดตั้งหอจดหมายเหตุเมื่อปี พ.ศ. 2540 จวบจนปัจจุบัน หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ ดำเนินการมาร่วม 23 ปี ได้รวบรวมเอกสารและสิ่งพิมพ์ไว้จำนวนมาก โดยได้แบ่งกลุ่มเอกสารเป็นกลุ่มหลักๆ  ดังนี้

1. เอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยฯ

– เอกสารจดหมายเหตุหน่วยงานสายสนับสนุน เช่น เอกสารกองกลาง กองอาคารสถานที่  สำนักทะเบียนและประมวลผล  สำนักพัฒนาวิชาการ  สำนักพัฒนานักศึกษา  และศูนย์วัฒนธรรม

– เอกสารจดหมายเหตุคณะวิชา เช่น เอกสารคณะศิลปศาสตร์  คณะสาธารณสุขศาสตร์และสิ่งแวดล้อม  คณะบริหารธุรกิจ  คณะสังคมสงเคราะห์ศาสตร์และสวัสดิการสังคม Read the rest of this entry »