เป็นที่ทราบกันว่า ระบบ LessPaper เป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร ที่ทันสมัย ครอบคลุม ขั้นตอนการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ หลายขั้นตอน ดังนั้น เรามาเรียนรู้ขั้นตอน การสร้าง / และเสนอหนังสือส่งออก ซึ่งเป็นอีก 1 ขั้นตอน ที่น่าสนใจเรียนรู้และศึกษาให้เข้าใจ เพื่อการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี

*** เริ่มกันเลยค่ะ ***

1. Login เข้าระบบ Less paper ที่ URL lesspaper2.affix.co.th/hcu
2. ใส่ User Name
3. ใส่ PASSWORD
   

     ขั้นตอนการเข้า Login

Read the rest of this entry »

ในฐานะที่ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับ “งานสารบรรณ” ขอบข่ายงานสารบรรณ มีเนื้องานมากมายหลากหลาย ผู้เขียน ขอเอ่ยถึงวิธีการปฏิบัติในส่วนงานที่ได้รับ คือ งานที่เกี่ยวกับงานเอกสาร ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การจัดพิมพ์ การรับ การส่ง

ความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ดังนี้

• การจัดทำเอกสาร (พิจารณา-คิด-ร่าง เขียน ตรวจร่าง-พิมพ์ ทาน เสนอ-ลงนาม-สำเนา)
• การส่ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบียนส่ง-ลงวันเดือนปี-บรรจุซอง-นำส่งเอกสาร)
• การรับ (ตรวจสอบ-ลงทะเบียนรับ-นำส่งแจกจ่าย)

ขั้นตอนการรับหนังสือ

1. ตรวจสอบหนังสือที่รับเข้ามา ครบถ้วน สภาพเรียบร้อย
2. เปิดซองเอกสารและตรวจเอกสาร
3. จัดลำดับความสำคัญ ความเร่งด่วน เพื่อดำเนินการก่อนหลัง
4. ประทับตราหน่วยงานรับหนังสือ
5. ลงทะเบียนรับหนังสือ โดย ลงเลขรับเอกสาร วันที่รับเอกสาร เวลารับเอกสาร และลงชื่อผู้รับเอกสาร
6. ส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการต่อไป

ขั้นตอนการส่งหนังสือ

1. หน่วยงานเจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อย เช่น ผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อยแล้ว มีเอกสารที่ต้องแนบต้นเรื่องครบถ้วนเรียบร้อย
2. ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนหนังสือส่ง
3. ลงเลขและวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งอออก และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง (ตามข้อ 2)
4. บรรจุซอง ปิดผนึกและจ่าหน้าซองถึงหน่วยงานผู้รับ
5. นำส่งให้เจ้าหน้าที่นำส่งเอกสาร ทางโทรสาร หรือ ทางไปรษณีย์ (ซึ่งแล้วแต่กรณี)