ขอแนะนำวิธีการทำงานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Less Paper ต่อนะคะ ในส่วนของการออกเลขส่งหนังสือกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง (กรณีใช้บันทึกต้นเรื่องเดิม)

เมื่อมีหน่วยงานอื่น  (หน่วยงานภายใน ) ส่งเรื่องมาหาหน่วยงานของเราเพื่อให้พิจารณาดำเนินการ  และต้องส่งเรื่องตอบกลับ  มีขั้นตอน คือสารบรรณของหน่วยงานที่รับเรื่อง ดำเนินการ เสนอ ผู้บังคับบัญชา และผู้บังคับบัญชาเกษียนหนังสือ พร้อมลงนามสั่งการ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว  ขั้นตอนการนำเสนอเรื่องจะ กลับมายังสารบรรณ   ดังนี้

1. คลิกเมนู :  Salabun
2. คลิกเมนู : หนังสือส่ง > รอเลขที่หนังสือ
3. คลิกเมนู : เลขที่หนังสือ >  รอดำเนินการ  >  คลิกเปิดเอกสารที่รอดำเนินการ พร้อมทั้ง   Downolad  บันทึกไว้ที่เครื่องคอมพิเตอร์
4. คลิกเมนู : นำเข้าเอกสาร  >  คลิกเอกสาร ที่   Downolad   ไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมนำเข้าระบบ  >  เลือกประเภทเลขที่หนังสือส่ง  (ซึงอาจออกเลขในนามหน่วยงานหรือในนามของแผนกก็ได้)   >   คลิกเลือกประเภทหนังสือ  (ประเภทภายในหรือภายนอก)   > คลิก ขอเลข  >  ใส่รายละเอียดย่อย   >  กดบันทึกหนังสือ
5. คลิกเมนู :  ขั้นตอนเอกสาร>  เลือกหน่วยงานต้นเรื่องที่จะส่งกลับ >  คลิก ส่งเอกสาร
6. จบขั้นตอน การส่งเรื่องตอบกลับหน่วยงานต้นเรื่อง หน่วยงานต้นเรื่องเป็น ผู้รับดำเนินการในลำดับต่อไป
   

   ภาพประกอบ 1

   

   ภาพประกอบ 2

Read the rest of this entry »

ในฐานะที่ผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับ “งานสารบรรณ” ขอบข่ายงานสารบรรณ มีเนื้องานมากมายหลากหลาย ผู้เขียน ขอเอ่ยถึงวิธีการปฏิบัติในส่วนงานที่ได้รับ คือ งานที่เกี่ยวกับงานเอกสาร ซึ่งเริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การจัดพิมพ์ การรับ การส่ง

ความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำให้สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณ ดังนี้

• การจัดทำเอกสาร (พิจารณา-คิด-ร่าง เขียน ตรวจร่าง-พิมพ์ ทาน เสนอ-ลงนาม-สำเนา)
• การส่ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบียนส่ง-ลงวันเดือนปี-บรรจุซอง-นำส่งเอกสาร)
• การรับ (ตรวจสอบ-ลงทะเบียนรับ-นำส่งแจกจ่าย)

ขั้นตอนการรับหนังสือ

1. ตรวจสอบหนังสือที่รับเข้ามา ครบถ้วน สภาพเรียบร้อย
2. เปิดซองเอกสารและตรวจเอกสาร
3. จัดลำดับความสำคัญ ความเร่งด่วน เพื่อดำเนินการก่อนหลัง
4. ประทับตราหน่วยงานรับหนังสือ
5. ลงทะเบียนรับหนังสือ โดย ลงเลขรับเอกสาร วันที่รับเอกสาร เวลารับเอกสาร และลงชื่อผู้รับเอกสาร
6. ส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการต่อไป

ขั้นตอนการส่งหนังสือ

1. หน่วยงานเจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อย เช่น ผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อยแล้ว มีเอกสารที่ต้องแนบต้นเรื่องครบถ้วนเรียบร้อย
2. ลงทะเบียนส่งหนังสือในสมุดทะเบียนหนังสือส่ง
3. ลงเลขและวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งอออก และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง (ตามข้อ 2)
4. บรรจุซอง ปิดผนึกและจ่าหน้าซองถึงหน่วยงานผู้รับ
5. นำส่งให้เจ้าหน้าที่นำส่งเอกสาร ทางโทรสาร หรือ ทางไปรษณีย์ (ซึ่งแล้วแต่กรณี)