การลงรายการทางบรรณานุกรมในระบบฐานข้อมูลห้องสมุดอัตโนมัตินั้น การลงรายละเอียดของสารบัญหนังสือก็เป็นส่วนสำคัญเช่นกัน เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้จะสามารถทำให้ผู้ใช้ได้ทราบข้อมูลเนื้อหาของหนังสือเล่มนั้น ๆ และสามารถใช้เป็นคำค้นในการสืบค้นได้อีกด้วย โดยกำหนดการลงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เรียกว่า Tag 505 (Formatted Contents Note) : ข้อมูลจากหน้าสารบัญ

ลักษณะการลงข้อมูล สามารถลงข้อมูลที่เป็นแบบสมบูรณ์ หรือแบบย่อ หรือลงเป็นบางส่วนก็ได้ ซึ่งบรรณารักษ์จะเป็นผู้พิจารณาในการลงข้อมูล เช่น หนังสือมีเนื้อหาสารบัญที่สำคัญและเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้อย่างมาก ก็จะลงข้อมูลที่เป็นแบบสมบูรณ์ หรือ หนังสือบางเล่มเนื้อหาสารบัญมีข้อมูลที่แยกย่อยมากจนเกินไป และสามารถตัดข้อความออกได้ บรรณารักษ์ก็สามารถพิจารณาลงข้อมูลแบบลงบางส่วนได้ เป็นต้น

การลงข้อมูลในเขตนี้  ตามหลักเกณฑ์การลงรายการ MARC21  กำหนดตัวบ่งชี้เพื่อเป็นการบอกลักษณะของสารบัญที่นำมาลง ดังนี้

Fist  indicator

0             สารบัญสมบูรณ์ (ส่วนใหญ่ใช้ตัวบ่งชี้ ตัวนี้)

1             สารบัญไม่สมบูรณ์

2             สารบัญบางส่วน (ส่วนใหญ่ใช้ตัวบ่งชี้ ตัวนี้)

Second indicator

–             (เว้นว่าง) Basic (ส่วนใหญ่ใช้ตัวบ่งชี้ ตัวนี้)

0            Enhance

Read the rest of this entry »

ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ มีความสามารถในการสืบค้นข้อมูลแบบ word search ซึ่งผิดกว่าแต่ก่อนที่ต้องพิมพ์รายการบรรณานุกรมของหนังสือลงบัตรรายการ ดังนั้น บรรณารักษ์ควรพยายามบันทึกข้อมูลที่สำคัญเพื่อให้ระบบสืบค้นได้ โดยเฉพาะหนังสือที่เป็นรวมบทความ  รวมเรื่อง เอกสารการประชุม เอกสารการสัมมนา (ซึ่งมีบทความทางวิชาการที่น่าสนใจ) ถ้าบรรณารักษ์ไม่บันทึกสารบัญของหนังสือประเภทดังกล่าว ลงในเขตข้อมูล 505 (สารบัญ) จะทำให้ผู้ใช้บริการสืบค้นหรือหาเนื้อหาดังกล่าวที่อยู่ในหนังสือเล่มนั้นไม่พบ

ตัวอย่าง หนังสือที่เป็นรวมบทความ (ยังไม่ได้พิมพ์สารบัญ tag 505)

1. พิมพ์ชื่อบทความที่ต้องการสืบค้น
2. คลิกที่ Search จะปรากฎ ดังรูป (ไม่พบบทความที่ต้องการ)
3. ทั้งนี้ เรื่อง ดอกไม้ในห้องเผด็จการ เป็นบทความหรือเรื่องหนึ่งในหนังสือ น้ำใส่กะโหลก นั่นเอง เมื่อไม่มีการบันทึกเข้าไป ระบบจึงไม่สามารถสืบค้นได้ ดังนั้น บรรณารักษ์จึงควรบันทึกบทความดังกล่าว เข้าไป โดยการสืบค้น หนังสือ เรื่องดังกล่าว เพื่อมาพิมพ์สารบัญเข้าไป

Read the rest of this entry »